Jak provést alokaci zdrojů v aplikaci Excel

Úvod

Plánování zdrojů může být jedním z nejnáročnějších aspektů projektového řízení, zvláště pokud požadujete, aby to bylo pro více projektových týmů napříč celou organizací po dlouhou dobu. Pokud máte server Microsoft Project, můžete přidělování prostředků provádět poměrně snadno, protože server Microsoft Project může prohledávat všechny projekty ve vaší organizaci a sdělit vám, kde je přidělen konkrétní zdroj. Standardní vydání společnosti Microsoft vám to však neumožňuje a v tomto okamžiku je snazší odkazovat na vaše plány projektu v Microsoft Project nebo jinde a vytvořit dokumentaci o alokaci prostředků v aplikaci Excel. Tento článek vás provede vším, co budete potřebovat k dokumentaci zdrojů v aplikaci Microsoft Excel.

Práce na alokaci zdrojů může mít pocit, že řešíte velkou hádanku.

Vytvořte seznam

Prvním krokem je vytvoření seznamu všech prostředků, za jejichž přidělování budete odpovědní. Pokud je to pro jeden projekt nebo malé oddělení, můžete to pravděpodobně udělat sami, ale pokud děláte přidělování prostředků pro velké oddělení, kde zaměstnanci pracují na stovkách projektů, možná budete muset projít oddělení podpory, abyste měli úplný seznam jmen. Nechte někoho zkontrolovat seznam. Nechcete začít lidi hýbat a upravovat časovou osu projektu, jen abyste zjistili, že existují další lidé, kteří mohli zaplnit některé z děr.

Faktor v podpůrné práci

U některých společností zaměstnanci, kteří pracují na projektech, také vykonávají slušné množství podpůrných prací. Procento podpůrných prací, které zaměstnanci dělají, se liší od společnosti k společnosti a od zaměstnance k zaměstnanci. Je důležité si uvědomit, jaké procento podpůrné práce potřebujete zapracovat do čísel pro každého zaměstnance za průměrný pracovní den nebo pracovní týden za dobu, pro kterou přidělujete prostředky. A pokud nejste osoba, která je dostatečně obeznámena s pracovním vytížením zaměstnanců, ujistěte se, že tyto informace získáte od někoho, kdo je. Pokud uděláte odhad a je to špatné, odhodí to vaše čísla velkým způsobem, což může vést k velké bolesti.

Co dělat, když se projekt pokazí

Zjistěte dobu, kterou jste přidělili

Jako objasnění vždy ověřte dobu, po kterou budete vyzváni k přidělení prostředků. Předpovídat, kde budou lidé v blízké budoucnosti, je jednodušší, ale čím dále po cestě budete požádáni, abyste se podívali, tím větší je riziko, že se budete mýlit, a pokud nemusíte uvádět číslo možná budete chtít rozhodně nedělat to.

Shromážděte plány projektu

Prognózy, které provádíte v rámci alokace prostředků, se stanou divoce přesnějšími, pokud máte jako vstup plné plány projektu. I když projekt ještě formálně nezačal, měli byste být schopni dát dohromady holé kosti, harmonogram projektu na vysoké úrovni, který vyvolá všechny známé úkoly, které bude třeba provést. V této fázi však bude vývojová práce pravděpodobně jen velkou částí času bez podrobností, protože struktura rozdělení práce, která podrobně popisuje všechny úkoly, ještě nebyla vytvořena. Stále byste ale měli být schopni spojit jména jednotlivců provádějících vývojové práce spolu se jmény jednotlivců spojených se všemi ostatními úkoly. Po kontrole obchodního případu a rozhovoru s podnikatelským subjektem, který si projekt vyžádal,Získám velmi vysoký cit pro složitost projektu a z toho budu schopen předpovědět dobu trvání každého z úkolů. Pokud je projekt již v provozu a existuje struktura rozdělení práce, která volá všechny úkoly spojené s vývojovými pracemi, budete mít ještě podrobnější informace o tom, kdo bude na čem a kdy pracovat.

Vyrovnávání zdrojů je klíčovým posledním krokem při práci na alokaci zdrojů, protože pomáhá podnikům pochopit, kdy je třeba zvýšit a snížit počet jejich zaměstnanců, a pomáhá projektovým manažerům nastavit realistické časové plány projektu.

Šéfové vedení a řízení projektů

Sestavte si tabulku rozdělení zdrojů

Kroky pro přenesení všech informací, které jste shromáždili do tabulky alokace prostředků v aplikaci Excel, jsou následující:

Otevřete nový sešit v aplikaci Excel a vytvořte nové listy pro každý zdroj, pro který budete muset provádět prognózy.
Na prvním listu začínajícím několik řádků dolů začněte připojovat názvy projektů, na kterých bude jednotlivec pracovat, v prvním sloupci, přičemž každý projekt bude ve svém vlastním řádku.
V prázdném řádku přímo nad místem, kde jste zadali svůj první projekt, přeskočte na druhou buňku v řádku a začněte zadávat buď jednotlivé dny, nebo týdenní rozsahy dat po dobu, po kterou musíte provést přidělení prostředků napříč tímto řádkem. Nakonec to záleží na tom, jak podrobně se chcete vy nebo váš šéf dostat.
Otevřete plán projektu pro první projekt ve vašem seznamu a filtrujte pouze úkoly, na které se podílel prostředek, na který se díváte. Najděte dobu trvání prvního úkolu, se kterým byl prostředek spojen, a pivotujte do tabulky alokace prostředků, kterou vytváříte. Přejděte do buněk v daném řádku projektu, které se shodují s rozsahem daného dne nebo jednoho týdne, a poté zadejte počet hodin, po které se daný prostředek vkládá přes tento časový rámec. Tento krok opakujte pro všechny úkoly napříč všemi projekty pro všechny zaměstnance.
V dolní části každého dne nebo týdenního sloupce rozsahu dat zadejte vzorec, který shrnuje celkový počet našich v tomto sloupci, což také ovlivňuje nezbytnou podporu pro tento zdroj.
Zkontrolujte součty. Pokud jste použili jednotlivé standardní pracovní dny, znamená to, že všechny dny, kdy to vypadá, že zaměstnanec dá více než osm hodin, mají červenou vlajku a je třeba se na ně podívat. Je velmi normální mít to, když jdeš sčítat čísla, a to opravdu zdůrazňuje, jak většina organizací přerozděluje své zdroje a ani si to neuvědomují, dokud neprojdou takovým cvičením.
Vyrovnejte své zdroje. To je místo, kde procházíte cvičením buď přesunutí práce na jiné lidi nebo prodloužení doby trvání úkolu tak, aby byl každému přidělen odpovídajícím způsobem.