Jak delegovat

Nepoužívejte jen práci, delegujte

Pro každého, kdo je na vedoucí pozici nový, může být důležité naučit se, jak efektivně delegovat úkoly. Delegování vám umožňuje rozvíjet zaměstnance, dosáhnout více a zefektivnit věci, které zavedete.

V raných fázích procesu může být delegování na podřízeného časově náročné, když je provádíte a sledujete, ale nakonec ušetříte čas a frustraci, když získáte stále kompetentnější a investovanější zaměstnance, kteří vás mohou zbavit povinností, které nevyžadují vaši odbornost.

Správně delegované úkoly mohou také motivovat zaměstnance, zmařit nudu a dodávat energii zaměstnancům, kteří nedosahují dobrých výsledků. Zaměstnanci, kteří přebírají odpovědnost za úkol nebo projekt, jsou jistě více investováni do jeho výsledku a odpovědnost je pravděpodobně motivuje.

Účinné přenesení pravomocí však vyžaduje mnohem více než jen práci s ostatními. Je to proces, který vyžaduje, abyste:

• pečlivě určit, jaké typy úkolů by měly být delegovány
• určit, kdo by měl úkol převzít
• sledovat důsledným a podpůrným způsobem k zajištění jejich úspěchu

Jaké druhy věcí by měly být delegovány?

Při učení, jak delegovat práci, je prvním krokem pochopení toho, jaké typy věcí mají odkazovat na ostatní.

Existuje řada úkolů a úkolů, které mohou být náležitě delegovány.

• Určitě úkoly, které nevyžadují úroveň dovedností manažera nebo ty, které vyžadují odbornost, kterou manažer nemá, patří mezi ty, které lze považovat za přeřazení.
• V ideální situaci by věci, které manažer deleguje na zaměstnance, měly motivovat nebo je naučit. Jednoduše dát zaměstnanci další práci, která mu nedává příležitost růst nebo se učit, není motivující. Pro některé zaměstnance to znamená, že potřebují odpovědnost za celý úkol, zatímco u jiných pracujících na jiné úrovni stačí dostat odpovědnost za jeden aspekt projektu.
• Delegování úkolů, které pouze stimulují zaměstnance, může být také dobré, protože nuda může být v práci destruktivní silou.
• Poskytování úkolů, které jsou vzájemně propojeny, je dobré z podobných důvodů a může pomoci zajistit bezproblémové fungování pracoviště.

Jakýkoli úkol nebo úkol, který je delegován na někoho jiného, ​​by měl být konkrétní svým rozsahem a něčím, co vy dva můžete měřit, abyste věděli, kdy je dokončeno a jak úspěšně bylo provedeno. V ideálním případě by zaměstnanec, který převzal úkol, souhlasil s převzetím odpovědnosti.

Poznámka: Neměl by být delegován žádný úkol, který vyžaduje nakládání s důvěrnými informacemi nebo rozhodnutí, za která odpovídá vedení; například věci související se strategickým plánováním, rozpočtovým dohledem, personálním obsazením a hodnocením.

Na koho by měl být úkol nebo úkol delegován?

Dalším krokem v učení, jak delegovat, je pochopit, kteří jednotlivci by měli obdržet přiřazenou práci.

• Aby byl úkol nebo úkol úspěšný, musí mít osoba, která se ho ujímá, dostatek času na provedení. Rozdrcení zaměstnance s nepřiměřeným očekáváním zajistí selhání projektu a pravděpodobně zničí morálku zaměstnance.
• Identifikace zaměstnance se správnými dovednostmi a kvalifikací pro práci je samozřejmě stejně důležitá. Například požádat zaměstnance se špatnou komunikací, aby vedl skupinový projekt, je pravděpodobně špatná volba.
• Při výběru někoho, kdo má odpovídající dovednosti, je důležité mít také úkol, který vyzve zaměstnance, aby dosáhl o něco více.
• Obecně platí, že zaměstnanec snadno převezme přenesenou povinnost, pokud má pocit, že z toho bude mít kariérní zisk tím, že mu dá šanci předvést svůj talent, učinit krok nahoru nebo vyvinout vyhledávanou dovednost. Toto byste měli vzít v úvahu také při výběru.

Plánování

Jakmile se rozhodnete, jaký úkol nebo úkol chcete delegovat a který zaměstnanec je nejpravděpodobnějším kandidátem, pak je čas promluvit si, abyste si stanovili jasné cíle a stanovili plán.

Je zřejmé, že nadřízený musí diskutovat:

• přesně to, o co žádají zaměstnance,
• jaký je rozsah zadání,
• proč je úkol kritický
• co zaměstnanec získáním této práce získá; bude to rozvíjet nové dovednosti, více platit, nebo jen uspokojit jejich zájem o danou oblast?

K zajištění úspěšného dokončení projektu, které uspokojí vaši spokojenost, je důležité:

• přesně definovat, čeho má být dosaženo
• co bude představovat úspěch
• obecná časová osa pro dokončení. Pokud je zaměstnanec ochoten převzít úkol, bude další fází procesu plánování.

Efektivní delegování se od tohoto bodu bude otáčet v této další fázi plánování. Dobrý a dobře promyšlený plán zajistí, že zaměstnanec ví:

• jejich očekávání
• časová omezení
• rozsah jejich odpovědnosti
• vaše role v úkolu

Vy dva byste měli sestavit plán, který definuje:

• veškeré nezbytné zdroje (osoby, vybavení, materiál atd.) potřebné pro zadání
• konkrétní termíny pro dokončení různých fází projektu
• jak budete pokrok sledovat, supervizor.

V tomto okamžiku je zásadní definovat, jak bude sledován pokrok, aby bylo zajištěno, že vaše role bude nenápadná a očekávaná. Může se skládat z:

• pravidelný harmonogram písemných zpráv
• krátké schůzky s verbálními aktualizacemi
• pozorování
• nebo nějaká jejich kombinace

Je také důležité mít jistotu, že zaměstnanec odpovědný za práci má při plánování aktivní hlas. Možná nebudou dělat věci tak, jak byste je dělali vy, ale musí mít určitou kontrolu nad tím, jak se věci dělají, protože za výsledek budou alespoň částečně odpovědní. Opět platí, že nepřijímají pouze další práci, ale také přijímají odpovědnost.

Další důležitou součástí převzetí odpovědnosti je udělení potřebného oprávnění. Například pokud zaměstnanec převezme odpovědnost za vedení skupiny na úkolu, skupina a jakýkoli další související personál by měl být informován o nové vedoucí roli. Od všech ostatních zúčastněných manažerů by mělo být požadováno, aby je podporovali a uznali jejich autoritu v souvisejících záležitostech.

Stejně tak musí zaměstnanec předem ve fázi plánování porozumět omezením své autority nad projektem. Například pokud je třeba materiály zakoupit, musí vědět, zda všechny žádosti musí projít manažerem, nebo zda bude jejich úsudek posledním slovem.

Probíhá

Manažer, který skutečně ví, jak delegovat, chápe, že jakmile je plán zaveden, jeho povinnost zdaleka není splněna. Je to vážná chyba, když zaměstnance uvolníte, nebudete pravidelně monitorovat nebo podle potřeby poskytnete pokyny. Za úspěch v konečném důsledku stále stojí odpovědný vedoucí, ačkoli každodenní práci má přidělený zaměstnanec.

Po zavedení plánu by zprávy a aktualizace měly probíhat rutinně a bez jakéhokoli narušení. Manažer může provádět audit prostřednictvím plánovaných interakcí.

V závislosti na úkolu a zaměstnanci může manažer poskytnout:

• povzbuzení
• zpětná vazba
• obecné pokyny
• pomoc při řešení problémů podle potřeby

Přiřazený zaměstnanec by však měl být veden k přemýšlení o problémech a řešeních, spíše než aby byl předán zpět manažerovi. Manažer by měl zasáhnout, pouze pokud je jejich role nutná k získání spolupráce, k řešení problémů širší povahy atd. Obecně platí, že manažer má působit jako kouč a mentor.

Balení

Na konci úkolu je důležité událost rozpoznat. Pokud je projekt neúspěšný, manažer bude muset převzít odpovědnost. Pokud byl úkol úspěšný, což obvykle je, mělo by existovat veřejné uznání za dokončenou práci.

Lze identifikovat oblasti rozvoje bez ohledu na celkový výsledek. Ty mohou vést budoucí úkoly.

Jak již bylo uvedeno výše, delegace může pomoci udělat více práce, ale v konečném důsledku by měla také pomoci rozvíjet a motivovat zaměstnance. Je na manažerovi, aby:

• provádět příslušná přiřazení
• pečlivě plánujte
• pravidelně monitorujte
• zajistit úspěch úkolu pro pozitivní zkušenost

© 2009 Christine Mulberry