Jak vytvořit přesnou časovou osu projektu a odhad nákladů

Naučte se, jak udělat lepší odhady projektu - a zrychlit je.

Canva

Proč je přesnost důležitá

Jako projektoví manažeři jsme často nuceni vytvářet odhady velmi rychle a s příliš malým množstvím informací. Horší je, že jsme pod tlakem, abychom řekli, co chtějí výkonní sponzoři slyšet: "Mám jen 15 000 dolarů na tento upgrade databáze. Dokážete to, že? A musí to být také za dva měsíce!"

Přesto, když řekneme ano, a to prostě není možné, to vše ještě zhorší. O dva měsíce a patnáct tisíc dolarů později nevypadáme moc dobře, když se vrátíme a požádáme o dalších deset tisíc dolarů, a další měsíc. A přesto byly 3 měsíce a 25 000 $ to nejlepší, co někdo mohl udělat, a my jsme to mohli předem vědět.

Profesionální svět očekává špatné odhady

Mnoho organizací si bohužel zvyklo přijímat nízké odhady a zjišťovat, že většina projektů překročí rozpočet a bude doručena pozdě. Podle Institutu pro řízení projektů nepřináší uspokojivé výsledky 55% všech projektů. Procento projektů, které přinášejí uspokojivé výsledky včas a pod rozpočtem, je mnohem nižší.

Také projektoví manažeři dospěli k přesvědčení, že nemůžeme dělat realistické odhady, nebo, i kdybychom mohli, nemůžeme to udělat ve lhůtě, kterou máme k dispozici. A kdybychom mohli, šéf by to nechtěl slyšet.

Jednoduše řečeno, profesionální svět očekával špatné odhady.

Proč potřebujeme dobré odhady

To znamená, že budeme vypadat opravdu dobře, pokud dokážeme udělat dobré odhady. Budu upřímný, představit je nebude snadné. Přesvědčit naše šéfy, že potřebujeme dobré informace a dostatek času na dobrý odhad, bude výzva. Realistické odhady budou nejprve znamenat vyšší rozpočet projektu a delší harmonogram - více argumentů. Podívejte se ale, co se stane na druhé straně: Začneme dodávat naše projekty včas a v rámci rozpočtu - nebo zatraceně blízko. A my jsme jediní, kdo to dělá.

Má to cenu zlata.

Šátek na paní spravedlnosti je známkou její slepoty vůči osobním agendám, stavu, úplatkářství a dalším prvkům, které nás předjímají od pravdy.

Vlastní prací (retušováno) prostřednictvím Wikimedia Commons

Odstranění zkreslení

V odhadu je zkreslení tlak, který nás vede k tomu, abychom přišli s odhadem, který je buď příliš nízký, nebo příliš vysoký. První věcí, kterou musíme udělat, je chtít udělat přesný odhad. Jen si pamatujte, že na konci projektu se chcete ohlédnout zpět a říct: Můj odhad byl správný; moje vedení bylo dobré a doručil jsem přesně na cíl.

Jedním ze způsobů, jak porozumět zaujatosti, je ve skutečnosti si myslet, že je to něco, díky čemu jste neustále mimo cíl. V lukostřelbě boční vítr odfoukne šípy z cíle ve směru větru. To je zaujatost. Vyrovnáváme předpojatost tím, že si uvědomujeme tlak a odmítáme nás nechat odhodit.

Zde je několik věcí, které by nás mohly odhodit, a co dělat s každou z nich:

Požadované nebo uložené rozpočty a výpisy z dostupných finančních prostředků. Požadovaný nebo uložený rozpočet je prohlášení o tom, co jsou sponzoři projektu nebo zákazník ochotni utratit. Výpis dostupných prostředků uvádí, kolik peněz je v rozpočtu. Mějte na paměti, že nic z toho nemá nic společného s odhadem. Buď tuto částku neznáte, než ji odhadnete (jako spravedlnost pro nevidomé na obrázku č. 2), nebo pokud ji znáte, odložte ji stranou. Poté, co provedete realistický odhad, můžete představit srovnání odhadovaného rozpočtu a požadovaného rozpočtu.
Přání nebo rozhořčení. Pokud se nám náš šéf líbí, budeme se snažit přizpůsobit práci tomu, co si může dovolit. Pokud si myslíme, že náš šéf je nereálný, budeme chtít požadovat dvakrát tolik. Jedná se o přirozené, lidské reakce na přátelskost nebo zášť. Odložte je prosím. Zaměřte se na profesionální hrdost, která přichází s vytvořením realistického a přesného odhadu vykonané práce a jejích nákladů a času.
Chcete jen použít kopii starého odhadu projektu. Nekopírujte jednoduše odhad z jiného projektu. Pokud tak učiníte, dojde ke dvěma chybám. Za prvé, tento odhad nemusel být přesný. Vždy používejte přesné výkazy skutečných nákladů a plány, nikoli minulé odhady. Zadruhé, žádné dva projekty nejsou podobné. I když je váš projekt velmi podobný minulému projektu, zaměřte se na rozdíly, nikoli na podobnosti.
Odhadnout celý projekt jako jedinou věc. To nefunguje. Přesné odhady jsou postaveny na detailech. Přemýšlejte o tom, kolik bude každá část projektu stát a jak dlouho to bude trvat. Získáte přesnější obrázek. Pokud je jedna položka vysoká a druhá nízká, vše se vyrovná.

Nyní víte, jak se vyhnout tlakům, které vytvářejí zkreslení. Podívejme se na několik tipů, jak udělat skvělý odhad.

Lidé v práci se příliš často hádají, aniž by poslouchali. Poskytování realistických odhadů našim šéfům může být výzvou ve vaší podnikové kultuře.

Tambako Jaguar (CC BY-ND), přes flickr

Tipy, jak udělat skvělý odhad

Tady je několik věcí, které můžete udělat, abyste dosáhli skvělého odhadu:

Ujistěte se, že víte, co má projekt přinést. Bez jasně definovaného rozsahu není přesný odhad možný.
Dejte si co nejvíce času. Prvních několik odhadů s novou metodou půjde pomalu. Poté budete vědět, jak dlouho potřebujete.
Získejte dobré informace. Nepoužívejte jen buzz z několika e-mailů. Udělejte si čas na rozhovor s lidmi, vysvětlete jim, co děláte, ujistěte se, že rozumějí, a ujistěte se, že myslí na to, co žádáte, a poskytnou vám dobré informace.
Nejprve se zaměřte na jedinečné kousky. Každý projekt má některé jedinečné prvky. Nejprve je pečlivě odhadněte. Pak můžete zkopírovat z minulého projektu skutečný rozpočet a plány pro součásti, které jsou rutinnější.
Nic nevynechávejte. Jakmile je zkreslení odstraněno, největší chyby v odhadu vzniknou jednoduše zapomenutím části plánu projektu.

Proces odhadu a techniky

Ve středně velkém nebo velkém projektu můžeme vytvořit dva odhady. První nebo předběžný odhad se provádí poté, co máme jasné prohlášení o rozsahu, ale předtím, než bude zpracováno přesně ve struktuře rozpisu práce. Časný odhad lze vytvořit porovnáním s ranými projekty, Bucketovou metodou nebo sofistikovanou (a nákladnou) technikou zvanou Modified Wide-Band Delphi.

Poté, co jsou WBS a seznam aktivit kompletní, se pomocí PERT, techniky vyhodnocení a kontroly projektu vytvoří velmi přesné odhady. Vztah mezi procesem plánování projektu a časným a pozdním odhadem je podrobněji popsán v Techniky odhadu času a nákladů na řízení projektu: An Přehled.

Ať jste kdekoli v procesu plánování projektu a bez ohledu na to, jakou techniku odhadu použijete, všechny metody v tomto článku zabraňují zkreslení a umožňují snadné použití odhadu.

Vytvoření dobrého odhadu - rychlé

Při vytváření prvních několika odhadů budete chtít nastavit věci tak, aby to příště bylo rychlejší. Zde je postup:

Uspořádejte a uložte svá data. Aktuální data z minulých projektů (plány a rozpočty) budete často používat. Zajistěte, aby byl snadno dostupný, dobře organizovaný a pokud možno ve standardních formátech a prohledávatelný. V ideálním případě by měl být ve formátu, ze kterého se snadno kopíruje, jako je databáze, tabulka nebo upravitelný dokument, spíše než dokument připravený k tisku, jako je soubor PDF.
Vytvořte seznam kontaktů. Zjistíte, že někteří lidé jsou opravdu užiteční. Rozumí požadovanému typu dat. Někteří budou dalšími projektovými manažery. Někteří budou účetní. Někteří z nich budou prodejci, kteří rádi provedou rychlý odhad v naději, že od nich koupíte. Vytvořte seznam kontaktů lidí, kteří vám obzvlášť dobře poskytnou informace o odhadech, a poznamenejte si jejich oblasti odbornosti.
Vytváření šablon. Vytvořte si vlastní šablony, formuláře a tabulky pro odhad. Díky tomu bude příště situace opravdu rychlá. Ujistěte se, že jste ze své šablony vymazali všechna data z aktuálního odhadu - nechcete, aby se vplížily chyby. Díky těmto šablonám je také opravdu snadné naučit ostatní, aby vám odhady pomohly rychleji.
Sestavte tým. Nejrychlejším způsobem, jak zkontrolovat čísla, je nechat jednu osobu přečíst zdroj, zatímco druhá zkontroluje konečný dokument. Můžete také rozdělit části projektu a nechat pracovníky odhadnout jejich vlastní čas a náklady. To je mnohem přesnější a také se doporučuje vlastnit odhad, aby se pokusili dostát tomu, co řekli, že mohou udělat.

Nakonec, až bude projekt hotový, porovnejte, co se v projektu skutečně stalo, s vaším odhadem. Pokud byl váš odhad správný, máte skvělý proces. Pokud byl váš odhad vypnutý - a to je v pořádku, někdy to bude - pak se přihlaste a zjistěte proč, a aktualizujte své šablony, abyste zlepšili svůj proces.

Za chvilku budete rychlým a přesným odhadcem. No, to není přesné. To je neobjektivní humbuk. Brzy budete rychlým a přesným odhadcem, a pokud se budete snažit, dřív!