Jak být skvělým projektovým manažerem

Tyto tipy a triky vám pomohou být nejlepším možným manažerem.

Canva.com

Skvělý projektový manažer je někdo, komu záleží na porozumění všem aspektům projektu, než se rozběhne, a poté o to, aby byli všichni ve smyčce, spolupracovali a byli na stejné stránce během celého životního cyklu projektového řízení. Elitní projektoví manažeři chápou, že můžete zabránit velkým zármutkům v pozdějších fázích projektu tím, že si v raných fázích zadáte spoustu času. Tento článek popisuje, co dělá skvělého projektového manažera.

Jak se stát skvělým projektovým manažerem

Mějte jasný plán.
Naučte se komunikovat se všemi zúčastněnými stranami.
Buď upřímný.
Spravujte rozsah.
Posuňte tým dál.
Okamžitě řešte spory týmu.

1. Mějte jasný plán

Mít na začátku svých projektů solidní plán projektu nezaručuje, že projekt spadne z kolejí dále po linii, ale sníží riziko toho, že k tomu dojde ohromně. A pokud projekt vyjde z koleje, dá vám něco hmatatelného, co můžete ukázat svému šéfovi, což dokazuje, že jste udělali vše, co bylo v vašich silách, abyste udrželi věci na správné cestě.

I když je projektový plán velmi živým, dýchajícím dokumentem, který se bude i nadále měnit a přizpůsobovat, jak se projekty budou pohybovat ve fázích životního cyklu projektového managementu, je nutné, aby se do vašeho projektového plánu včas začleňovaly a často aktualizovaly následující prvky:

Nejde jen o to, abyste se ujistili, že jste identifikovali všechny zúčastněné strany, ale musíte také řídit přijímanou komunikaci a jejich očekávání v celém procesu.

Zjednodušit

2. Vědět, jak komunikovat se všemi zúčastněnými stranami

Skvělý projektový manažer musí jít dále, než mít silný komunikační plán, a skutečně pracovat, aby pochopil osobnosti jejich účastníků projektu a co je nutí je zatrhávat. Některé zúčastněné strany mohou ocenit, že se občas zastavíte v jejich kanceláři a osobně si povídáte o stavu projektu, zatímco jiné zúčastněné strany vás možná budou chtít slyšet, pouze pokud se něco stane v potížích. Musíte také vzít v úvahu kancelářskou politiku, která může být mezi zúčastněnými stranami ve hře. Většina projektových týmů zahrnuje zástupce z různých funkčních skupin a tyto skupiny budou mít často vlastní agendu, na které se snaží prosazovat.

Jak získat požadavky na projekt od zúčastněných stran projektu

3. Buďte čestní

Skvělý projektový manažer je vždy upřímný a pracuje na správném nastavení očekávání. Pokud jsou zprávy špatné, je na vás zodpovědnost, abyste je doručili. Často však můžete úlevu zmírnit předložením řešení. Nemusí to být směr, kterým se tým rozhodne jít, ale zúčastněné strany jsou vždy vnímavější, pokud předložíte řešení, než aby vám jen spadl problém do klína. Kromě toho jasně stanovte problém a způsob, jakým jste tam dorazili, ale nepokládejte vinu na jiné lidi. Obviňování jiných lidí málokdy něco dokáže, a to jen zdržuje zahájení práce na řešení.

4. Spravujte rozsah

Poté, co budete spolupracovat se všemi nezbytnými zúčastněnými stranami, abyste shromáždili požadavky týkající se práce, která bude provedena, získejte odhlášení z těchto požadavků, vygenerujte odhady a srovnejte zdroje na základě těchto požadavků, je důležité tento rozsah spravovat, abyste zabránili vniknutí oboru. Scope creep je konečným ničitelem projektů a nastává, když zainteresovaná strana neustále přidává požadavky na projekt poté, co již byly zajištěny financování a zdroje na základě počátečních odhadů. Když k tomu dojde, můžete se rychle dostat do situace, kdy se budete snažit získat více práce se stejným množstvím peněz a stejným počtem zdrojů se stejnou dobou trvání, což často vede ke špatnému provedení práce. Pokud se všichni odhlásili z požadavků uvedených v plánu projektu,pak se projektový manažer může uchýlit k tomu, aby se vrátil k zúčastněným stranám, které žádají o zahrnutí dalších požadavků, a řekl, že pokud chtějí tyto požadavky zahrnout, budou potřebovat více zdrojů a více času. V tomto okamžiku je míč umístěn na dvoru zúčastněných stran, a pokud chtějí pokročit v plnění těchto požadavků, je na nich, aby zaokrouhlili financování a prodali zbytek projektového týmu na zvýšení časové osy projektu. Nikdy byste se neměli bát zatlačit. Pokud se neposunete a pokusíte se přidat další požadavky bez přidání zdrojů a času, pak vina za toto rozhodnutí padá na vás.pak budou potřebovat více zdrojů a více času. V tomto okamžiku je míč umístěn na dvoru zúčastněných stran, a pokud chtějí pokročit v plnění těchto požadavků, je na nich, aby zaokrouhlili financování a prodali zbytek projektového týmu na zvýšení časové osy projektu. Nikdy byste se neměli bát zatlačit. Pokud se neposunete a pokusíte se přidat další požadavky bez přidání zdrojů a času, pak vina za toto rozhodnutí padá na vás.pak budou potřebovat více zdrojů a více času. V tomto okamžiku je míč umístěn na dvoru zúčastněných stran, a pokud chtějí pokročit v plnění těchto požadavků, je na nich, aby zaokrouhlili financování a prodali zbytek projektového týmu na zvýšení časové osy projektu. Nikdy byste se neměli bát zatlačit. Pokud se neposunete a pokusíte se přidat další požadavky bez přidání zdrojů a času, pak vina za toto rozhodnutí padá na vás.Zatlačte zpět a zkuste přidat další požadavky bez přidání zdrojů a času, pak vina za toto rozhodnutí padá na vás.Zatlačte zpět a zkuste přidat další požadavky bez přidání zdrojů a času, pak vina za toto rozhodnutí padá na vás.

Jak mohou projektoví manažeři používat Microsoft OneNote

5. Pohybujte týmem vpřed

Projekty se mohou zastavit, pokud členům projektového týmu není jasné, jaké jsou cíle, na kterých by se měli snažit. Skvělý projektový manažer tomu může zabránit tím, že zajistí, aby existovaly větší krátkodobé, střednědobé a dlouhodobé cíle projektu a aby všichni jednotlivci měli jasno v tom, na čem pracují v krátkodobém, střednědobém i dlouhodobém horizontu. Pravidelné a rychlé kontaktní body se členy týmu mohou být skvělým způsobem, jak zajistit, aby lidé zůstali na úkolu. Alternativně je další skvělý způsob, jak zajistit, aby se všichni pohybovali kupředu, aby členové týmu strávili na konci dne pět minut a sepsali rychlý souhrn toho, co ten den dělali a co mají na palubě zítra.

6. Okamžitě řešte spory týmu

Neshody a debaty mezi členy týmu mohou být pro projekt velmi zdravé. Ilustruje vášeň lidí pro to, na čem pracují, a často vede k hlubokému prozkoumání nejlepší cesty vpřed. Konfrontace však mohou občas zajít příliš daleko a mohou vést ke skutečné špatné krvi mezi členy týmu. Skvělý projektový manažer se bude snažit uklidnit diskusi, pokud to vypadá, že by se mohla příliš zahřát. Pokud to však povede ke špatné vůli mezi spoluhráči, bude se skvělý projektový manažer snažit tento konflikt vhodně zvládnout, ať už to znamená zatáhnout tyto jedince do místnosti, aby si promluvili o svých problémech, vést s nimi rozhovory 1: 1 o nebo prostřednictvím svých manažerů ukončit spor.Nejhorší věcí, kterou může projektový manažer v této situaci udělat, je ignorovat problém a nechat spor zhoršit, protože to může začít projekt ničit.