Obsah:
- Výhody automatizovaného telefonního systému
- Jak na jednom čísle projde více volajících?
- Jak si vyrobit systém obchodního telefonu Správné zacházení s volajícími
- Etiketa automatizovaného telefonního systému pro firmy
- Poskytněte užitečné volby nabídky
- Dopřejte volajícím živou osobu s možností Zero
- Nemíchejte obchodní a osobní pozdravy
- Screening hovorů
- Zpracování hovoru, pokud nejsou k dispozici zaměstnanci
- Jak připojit vzdálené pracovníky prostřednictvím vašeho telefonního systému
- Správné používání rozšiřujících mobilních telefonů
- Vytvoření telefonního systému, aby zvládlo vaše potřeby
- Hlasová schránka
- Přesměrování hovorů
- Nakonec ověřte, zda váš telefonní systém vytváří dobrý první dojem
Telefonní recepční
Obrázek s laskavým svolením FreeDigitalPhotos.net
Tato příručka se vztahuje na jakýkoli typ automatizovaného telefonního systému pro firmy. Budete to potřebovat poté, co bude váš systém již nainstalován a bude dokončeno veškeré kabelové a telefonní připojení.
Poskytnu vám informace, které potřebujete k naprogramování vašeho automatického obsluhy tak, aby efektivně obsluhoval vaše volající.
Správná konfigurace je zásadní pro poskytnutí vynikajícího prvního dojmu z vašeho podnikání.
Systém obchodního telefonu má tři části:
- Hlavní složkou je ústředna, což je zkratka pro „ P rivate B ranč E x změně .“ Živý člověk je povinen přijímat a směrovat příchozí hovory, pokud systém nezahrnuje položku „2“ níže.
- Automatizovaný spojovatel poskytuje nabídku možností, které mohou volající použít k směrování hovorů bez nutnosti živého recepčního.
- Nakonec komponenta hlasové schránky umožní volajícím zanechat zprávy personálu.
Výhody automatizovaného telefonního systému
Obchodní hovory mohou narušovat koncentraci zaměstnanců a dávat jim zvláštní odpovědnost za přijímání zpráv pro ostatní zaměstnance. Automatizovaný telefonní systém umožňuje personálu být produktivnější, ale pouze pokud je naprogramován tak, aby správně směroval volající.
Volající mohou být automaticky směrováni na konkrétní telefony v kanceláři. V mnoha případech mohou pracovníci dokonce přeposlat své pobočky na venkovní místa nebo na mobilní telefony.
Se zahrnutou hlasovou schránkou bude systém přijímat zprávy pro zaneprázdněný personál. Každý jednotlivec může zaznamenat svůj pozdrav, který přehraje volajícímu, pokud neodpoví.
Automatizovaný spojovatel může také umožnit volajícím poslouchat zaznamenané informace, aniž by čekal, až živý člověk odpoví na běžné otázky. To je skvělé pro poskytování pracovní doby, pokynů do vaší kanceláře, výpisu pracovních nabídek a odpovědí na jakékoli další často kladené otázky.
Jak na jednom čísle projde více volajících?
Pokud máte pouze jednu telefonní linku, projde pouze jeden volající. Druhý volající získá obsazovací signál, protože vaše telefonní společnost nemůže druhý hovor uskutečnit.
Pokud nechcete, aby vaši volající dostali rušné signály, potřebujete pro každého současného volajícího samostatnou telefonní linku.
Potřebujete odpovídající počet telefonních linek, abyste podpořili očekávaný objem hovorů, a váš telefonní systém musí podporovat další linky.
Například pokud máte deset poboček a pět lidí obvykle hovoří najednou na vnějších telefonních hovorech, budete potřebovat pět telefonních linek přicházejících od vaší telefonní společnosti. Pokud se používá všech pět linek, další volající dostane obsazovací signál.
Skutečný způsob doručování příchozích hovorů je funkcí telefonní společnosti. Každý volající vytočí stejné číslo, vaše hlavní firemní číslo. Telefonní společnost poskytuje funkci nazvanou rollover service . Pokud je první linka obsazená, další volající se přesune na další dostupnou linku.
Rušným signálům se lze vyhnout tím, že budete mít dostatek telefonních linek k doručování všech možných současných volajících.
Jak si vyrobit systém obchodního telefonu Správné zacházení s volajícími
Při programování možností nabídky je důležité vzít v úvahu logické umístění oddělení a zaměstnanců ve vaší společnosti. Dobře organizované menu telefonu pomůže volajícím rychle se projít.
Budete chtít volajícího nasměrovat správným směrem, aniž by došlo k matení možností. Snadno sledovatelné menu je zásadní, s možnostmi pro konkrétní oddělení, personál nebo jiné informace.
Jak postupujete při plánování správné struktury vašeho jídelního lístku? Přemýšlejte o tom, na co většina vašich volajících volá a co od vás potřebují. Zvažte také, jak dobře vaši zákazníci vaši společnost znají.
- Kontaktují běžně konkrétní pracovníky?
- Znají čísla poboček?
- Znají příjmení vašich zaměstnanců?
- Nebo mají jen nejasnou představu o tom, jaké oddělení musí dosáhnout?
S tímto vědomím můžete navrhnout nabídku svého telefonu tak, aby vyhovovala potřebám vašich zákazníků.
Pokud mnoho lidí volá s běžnými dotazy nebo potřebujete informace o vašich produktech, uveďte možnost jako „ Stisknutím 5 zobrazíte informace o našich widgetech. “
Pokud vaši zákazníci znají vaše pracovníky podle jména, pak je užitečné nabídnout adresář vytáčeného jména. Volající je vyzván, aby vytočil příjmení na klávesnici telefonu.
Nezapomeňte, že pokud někdo opustí vaši společnost nebo najmete jiné, musíte udržovat svůj telefonní seznam aktuální.
Z bezpečnostních důvodů je jisté, že neztratíte volajícího, a proto je vždy vhodné dát volajícímu možnost dostat se k operátorovi stisknutím nuly. Váš operátor může být váš recepční nebo kdokoli, kdo může pomoci volajícím, kteří potřebují vedení.
Volání nabídky stisknutím telefonního volajícího
Obrázek Pete Linforth z Pixabay
Etiketa automatizovaného telefonního systému pro firmy
Je dobrým obchodním postupem, jak svým volajícím co nejvíce usnadnit kontakt s příslušnou osobou, která jim pomůže. Následující body jsou zásadní.
Poskytněte užitečné volby nabídky
Je obvyklé umístit oddělení do nabídky a přiřadit rozšíření personálu. V některých případech možná budete chtít dát lidi do nabídky, aby volající uslyšel: „Pro Sally Jonesovou stiskněte 1, pro Johna Smitha stiskněte 2 atd.“
Upozorňujeme, že v tomto případě poskytujete volajícímu představu o velikosti vaší společnosti. Tomu se můžete vyhnout pomocí funkce Dial-by-name místo, a tím, že jedna z možností nabídky.
Dopřejte volajícím živou osobu s možností Zero
Mnoho lidí spěchá a někteří nemají trpělivost poslouchat celé menu. Nechcete tyto potenciální zákazníky ztratit a rozhodně je nechcete frustrovat. Mnohokrát chtějí tito volající stisknout nulu pro okamžitou pozornost skutečné osoby. Proto je vhodné nechat možnost nabídky nulovat vyzvánění obsluhujícímu, který jim může pomoci nebo nasměrovat hovor.
Nemíchejte obchodní a osobní pozdravy
Další důležitou věcí je nemíchat obchodní a osobní pozdravy. Když vaši zaměstnanci přeposílají své pobočky na své mobilní telefony nebo domácí telefony, možná nebudou chtít, aby jejich volající slyšeli odchozí uvítací zprávu, pokud nepřijmou přenesený hovor.
Screening hovorů lze použít k blokování osobního pozdravu cíle, takže volající uslyší pouze profesionální pozdrav poskytnutý pod příponou. Pokud hlasová schránka mobilního telefonu odpoví, volající nebude spojen. Místo toho bude volající přijat zpět a umístěn do hlasové pošty obchodního systému s příslušným pozdravem souvisejícím s podnikáním.
Screening hovorů
Místo připojení při odpovědi nejprve přehraje příjemci jméno volajícího. Poté mohou hovor přijmout stisknutím klávesy. Pokud hlasová schránka odpoví, nevrátí tón klíče, takže telefonní systém přijme volajícího zpět, jak jsem právě vysvětlil výše.
Zpracování hovoru, pokud nejsou k dispozici zaměstnanci
Váš personál nemusí být vždy připraven přijímat hovory. Je však nutné postarat se o své zákazníky, když jim zavolá.
Pokud tedy hovor nezodpovídá, rychlé přesměrování volajícího do příslušné hlasové schránky s pokyny v pozdravu pomůže vašemu volajícímu zajistit, že bude o něj okamžitě postaráno.
Když váš personál potřebuje k provedení příslušných úkolů soukromí, lze jeho rozšíření nastavit do režimu „Nerušit“, aby důležití volající neslyšeli jen zvonění nebo spadli do „ vězení hlasové pošty “.
Místo toho, když je rozšíření nastaveno jako Nerušit, přehraje alternativní pozdrav, který uživatel poštovní schránky nastavil pro zpracování volajících, když nejsou k dispozici. Tento pozdrav je znám jako „Nedostupný pozdrav“. Poskytuje volajícímu pokyny, například jakou linku vytočit pro okamžitou službu jiným zaměstnancem.
Skutečnost, že uživatel poštovní schránky může zaznamenat jak normální pozdrav, tak nedostupný pozdrav, usnadňuje přepnutí do režimu Nerušit (nebo nedostupný režim) a zpět bez nutnosti zaznamenat nový pozdrav.
Nezapomeňte, že musíte sledovat všechny zprávy. Váš personál tedy musí pravidelně kontrolovat své hlasové schránky nebo musí mít povolenou metodu upozornění na zprávu.
Jak připojit vzdálené pracovníky prostřednictvím vašeho telefonního systému
Pokud máte mobilní pracovní sílu, zaměstnáváte pracovníky z domova nebo máte satelitní kanceláře, musíte všechny své pracovníky spojit do jednotného telefonního systému, aby k nim měli přístup vaši volající.
Některé telefonní systémy umožňují programovým rozšířením směrovat hovory na vnější čísla. Pokud máte tuto funkci, vytvořte rozšíření pro všechny vzdálené pracovníky, kteří musí být přístupní.
Správné používání rozšiřujících mobilních telefonů
Pokud se váš vzdálený personál nenachází na konkrétních místech, můžete naprogramovat rozšíření telefonního systému tak, aby směrovala hovory na jejich mobilní telefony. Volající, který vytočí svou linku, se připojí přes mobilní telefon, aniž by věděl, že fyzicky není v kanceláři.
Možná však budete chtít vzít v úvahu, že zmeškané hovory ponechané v hlasové schránce nemusí být přijaty a vráceny včas. Řešením je deaktivovat prověřování hovorů a nechat všechny hovory spadnout do hlasové schránky jejich mobilního telefonu, pokud není odpověď.
Výhodou je, že nebudou muset kontrolovat zprávy na dvou místech. Stačí zkontrolovat mobilní telefon, který pravděpodobně má signál čekající na zprávu, který indikuje zmeškaný hovor.
Upozorňujeme, že volající uslyší osobní pozdrav na mobilním telefonu, pokud neodpoví. Pokud se tedy použije tato metoda, pozdrav se musí vztahovat k podnikání, pokud váš systém tento pozdrav neobejde, jak jsem již zmínil dříve.
Správné plánování udělá na vaše volající velký dojem, když zjistí, že je snadné se spojit s příslušným personálem, aby dosáhli svých zamýšlených cílů. To přináší výhody vám i vašim klientům.
Vzdálený pracovník zodpovídá telefon
Obrázek Gref_exe z Pixabay
Vytvoření telefonního systému, aby zvládlo vaše potřeby
Budete chtít zvážit flexibilitu použití a to, jak vaši volající budou moci těžit z vaší vlastní automatické nabídky obsluhy.
Měli byste se rozhodnout, které funkce použít a jak je správně implementovat. Nechcete používat funkci od vaší telefonní společnosti, která narušuje telefonní systém.
Zde je stručný přehled některých společných funkcí a jejich integrace:
Hlasová schránka
Pokud je některý z vašich zaměstnanců zaneprázdněn telefonem, přijme zprávu jeho hlasová schránka. Každá pobočka telefonu by měla mít vlastní hlasovou schránku s vlastním osobním pozdravem.
Pokud používáte funkci hlasové schránky s telefonním systémem, je zásadní zakázat službu hlasové schránky od vaší telefonní společnosti.
Přesměrování hovorů
Pokud máte pracovníky na vzdálených místech, možná budete chtít povolit přenos volajících, kteří vytočí svou linku, na své mobilní telefony.
Dobrý telefonní systém by měl být schopen zvládnout různé typy funkcí přenosu, které vaše telefonní společnost poskytuje, například třístranné volání nebo přenos a uvolnění, což je funkce známá jako Centrex.
Pokud nemáte s vaší telefonní společností žádnou možnost přenosu, slušný telefonní systém by měl být schopen přenést volající na jiné číslo opravou hovoru prostřednictvím dvou telefonních linek.
Nakonec ověřte, zda váš telefonní systém vytváří dobrý první dojem
Nakonec, až budete mít nastavený automatizovaný systém a dokončíte programování, zavolejte na své telefonní číslo a poslechněte si pozdrav společnosti. Vyzkoušejte všechny možnosti v nabídce, abyste se ujistili, že vše funguje tak, jak jste zamýšleli.
Nechcete, aby vaši volající narazili na něco zvláštního. Můžete to zachytit a opravit, než volající zjistí něco špatného, co je dráždí.
Pamatujte, že váš telefonní systém je první věcí, kterou vaši zákazníci a klienti zažívají, když vám zavolá. Udělejte tedy vynikající první dojem.
© 2015 Glenn Stok