Pět prvků účinné agendy

Objevte 5 základních aspektů efektivní agendy.

Canva

Pět základních prvků pro efektivní program

Kdybych vám řekl, že existuje jedna jednoduchá věc, kterou byste mohli udělat pro zvýšení návštěvnosti a účasti na vašich schůzích, skočili byste přes to, že? No, být připraven skočit, protože tam je jedna věc, kterou můžete ihned implementovat, které bude vaše setkání efektivnější a produktivnější: Vytvořte program s těmito pěti základními prvky a svou produktivitu setkání se zvýší dramaticky.

Vytváření a distribuce agendy

Jako většina z vás jsem zaplaven papírováním a někdy mám pocit, že musím vyhlásit válku na bílý papír a tisknout na jakoukoli jinou barvu, abych mohl najít to, co hledám, když to hledám. Jak již bylo řečeno, agenda není místo, kde se dá šetřit. Většinu své produkce můžeme přesunout do elektronického formátu a elektronických čteček, ale pokud jde o program, tvorba a distribuce papírové kopie na schůzkách je tak kritická, že při osobním setkání a opět - při online schůzce odešlete kopii pouze agendy.

Představte si agendu jako plán, který byste použili při plánování cesty - komponenty jsou stejné a potřebujete znát následující informace:

Kdo s vámi jede, kdy a v kolik hodin odcházíte a odkud?
Proč jdeš?
Kam jedete, jaké jsou orientační body nebo milníky, které budete používat k měření pokroku vpřed?
Kolik času tam musíte dostat?
Co se stane, když narazíte na výmol a máte byt?

Každá z těchto otázek se týká zásadního prvku při vytváření efektivní agendy. Podívejme se na každý prvek.

Essential Element 1: The Agenda Header

Hlavním účelem záhlaví je rychle identifikovat následující:

Subjekt, organizace nebo výbor, který svolává schůzi
Název svolávajícího orgánu; je to představenstvo, poradní skupina, výbor
Jaké je datum a čas začátku a konce schůzky
Místo schůzky

I když by se dalo snadno předpokládat, že pokud se lidé na schůzce objeví, musí znát místo a čas, tato informace v záhlaví však začne sloužit jako základ pro několik dalších prvků a také vytvoří organizační archiv, který prohlásí, že schůzka skutečně proběhla v příslušném datu, čase a místě - což bere břemeno ze všech účastníků, aby si museli pamatovat nebo se snažit vzpomenout si, kdy přesně se při dotazování rozhodli něco udělat.

Ukázková hlavička může vypadat takto:

Místní asociace péče o děti

Měsíční zasedání představenstva

15. dubna 2014 1:00 - 2:00

Veřejná knihovna

Dávám přednost vycentrování záhlaví agendy, ale funguje také zarovnání vlevo (kde jsou všechna slova seřazená s levým okrajem). Ať už si vyberete jakoukoli možnost, použijte pro každou schůzku tohoto typu stejný formát. Konzistence začíná agendou.

Účastníci schůzky ocení důležité informace o schůzce na jednom místě a na jejich agendě, aby nemuseli hledat ten ubrousek nebo kousek papíru, kde si udělali poznámku o příštím setkání. Existuje také úroveň důvěryhodnosti, kterou sděluje také hlavička, která je inkluzivní, informativní a oficiální a začíná klást základy toho, že toto setkání bude bráno vážně a nebude to ztráta času.

Často se mě ptá, kdo by měl vypracovat agendu a rozeslat ji, a tato odpověď je úplně jiný článek, ale krátká odpověď je, že osoba, která je odpovědná za svolání schůze, by měla převzít iniciativu a dát dohromady pět prvků diskutovaných v článek. Někdo jiný může být již pověřen nebo přiřazen ke skutečnému psaní nebo odeslání dokumentu, ale obsah programu musí být v rukou osoby odpovědné za usnadnění schůzky.

Základní prvek 2: Cíl setkání

Cílem schůzky je odpověď na otázky: „Proč se scházíme? Co doufáme, že dosáhneme? “

Na samém začátku programu uveďte účel, kterému se toto setkání říká. Odpověď na otázku „proč se scházíme? Co doufáme, že dosáhneme? “ na začátku agendy pomáhá dostat a udržet skupinu soustředěnou, zvláště pokud se věci začínají vymknout z rukou. Pokud je schůzka pravidelně naplánovanou měsíční schůzkou, zapište si ji na pořad jednání, pokud se scházíte, abyste diskutovali o události, problému nebo tématu - uveďte tyto podrobnosti. A konečně, pokud má vaše organizace poslání, nezapomeňte uvést toto poslání na tomto místě v agendě, abyste se soustředili.

Účel schůzky zapsaný do programu umožňuje facilitátorovi a všem účastníkům příležitost přeorientovat konverzaci, která se odbočila na jiné téma. Je velkým zvykem číst účel schůzky a poslání před zahájením schůzky jako potvrzení, že to myslíte vážně s tím, co plánujete dosáhnout, a že existuje plán. Účastníci nebudou bezmyšlenkovitě diskutovat nebo klábosit, ani sdílet nesouvisející příběhy, pokud mají smysl pro úmysl, nebo pokud se věci pohnou tímto směrem, je jednoduchým úkolem znovu zaměřit konverzaci na daný účel.

Z organizačního archivního pohledu vytvoří seznam účelu schůzky proces písemné dokumentace, který vám umožní zpětně se podívat na to, na čem jste pracovali, kdy je to opravdu užitečné při plánování podobné události nebo při pokusu vzpomenout si, kdy jste něco udělali. Výpis účelu schůzky vám také pomůže vyhodnotit vaše úspěchy a předat pokrok na schůzce.

Ukázka prohlášení o účelu agendy schůzky:

Cíl: Setkat se a naplánovat výcvik vedení

Napsání účelu schůzky je stejně jednoduché jako zodpovězení otázky: „Proč se scházíme?“ Pokud na tuto otázku není odpověď nebo je odpověď „nevím“, neplánujte schůzku nebo ji zrušte, pokud se jedná o opakující se schůzku. Čas je příliš cenný na to, abychom se setkali kvůli schůzkám.

Essential Element 3: The Body of the Agenda (The Meeting Work Plan)

To je hlavní náplň schůzky, čeho je třeba se během schůzky dopracovat, nejprve seznam nejcitlivějších časů a poté nejkontroverznějších a časově nejnáročnějších položek a poté méně citlivých položek s nízkým dopadem a dokončení papírem parkoviště.

V dalším prvku (č. 4) budu hovořit o tom, kolik času je třeba věnovat každé z těchto oblastí, takže nepropadejte panice, když uvidíte časově náročné problémy v horní části agendy - není omluva pro ne projít nabitou agendou za hodinu. Nejen, že je jedna hodina čas, který lidé obvykle mohou věnovat nebo věnovat jedné skupině, ale naše rozpětí pozornosti zvládne jen tolik. Efektivní schůzky s vysoce produktivními výsledky za jednu hodinu jsou nejen možné, ale i normou za jednu hodinu, pokud jsou použity všechny tyto prvky.

Největší zodpovědností facilitátora při řešení efektivního a efektivního setkání s využitím těchto prvků je shromažďování obsahu agendy schůzky a stanovení priorit jednotlivých částí. Toho lze dosáhnout různými způsoby, mým nejoblíbenějším je zaslat oznámení o schůzce nejpozději 2 týdny před schůzkou všem těm, kteří jsou odpovědní za účast, a požádat je o zpětnou vazbu ohledně všeho, o čem by chtěli diskutovat k cíli nebo měli nějaké informace z minulých schůzek, o kterých by chtěli skupinu aktualizovat.

Užitečný tip - Oznámení o schůzce obsahuje všechny informace z Essential Elements # 1 & # 2, záhlaví a cíle.

Pokud víte o tématech, o nichž se bude referovat, nebo máte nějaké standardní reporty, které jsou pro vaši skupinu vyžadovány nebo požadovány, přidejte do agendy všechny tyto položky a všechny nevyřešené položky z poslední schůzky. Pro tyto typy problémů používám papírové parkoviště.

Užitečný tip pro vedení úspěšných schůzek - nemusíte řešit každý problém na pořadu jednání, jednoduše zahájte diskusi a když jste pár minut od stanoveného času, navrhněte, aby byly znovu navštíveny oblasti, které zůstávají nevyřešeny nebo v rozporu na příštím setkání a aby lidé zkoumali nebo přemýšleli o strategiích a možnostech, jak problém projít. To bude fungovat, pouze pokud záměrně umístíte problém na parkoviště a poté jej na další schůzku umístíte jako prioritu a skutečně se k tématu vrátíte. I když je téma při dalším setkání stále diskutabilní nebo časově náročné, je třeba ho znovu navštívit, pokud řeknete, že bude znovu navštíveno, i když jej umístit zpět na parkoviště nebo naplánovat schůzku věnovanou řešení jednoho tématu nebo problému.

Nyní pojďme dohromady část agendy (pracovní plán schůzky):

Pokud se jedná o skupinu, která je povinna dodržovat Robertsova řádová pravidla nebo jiné organizační zásady, musí být každá z těchto složek zahrnuta do pořadu jednání. Mezi příklady těchto položek patří: výzva na objednávku, jmenovité volání, schválení pořadu jednání, čtení zápisu z předchozí schůze, schválení zápisu z předchozí schůze, zpráva předsedy, zprávy zaměstnanců, nový obchod, starý obchod, datum příští schůzky, odložení.

V těle vaší agendy mohou být další požadované prvky, takže než provedete nějaké významné změny, nezapomeňte potvrdit veškerá nařízení týkající se vaší konkrétní skupiny, nicméně většinu z těchto prvků začlením, jen v trochu jiném pořadí a přidat několik prvků. Ideální text agendy pro mě zahrnuje následující položky v tomto pořadí:

Volání na objednávku (2 minuty)
- Volání schůzky na objednávku v plánovaném čase a čtení účelu schůzky
Vítejte a představení (5 minut)
- Každý uvede své jméno, roli na schůzce a něco jiného, co souvisí s jeho odpovědností v organizaci nebo na schůzce
Úklid (5 minut)
- Zkontrolujte formát a provozní pravidla schůzky
- Před vstupem do masy schůzky potvrďte datum a čas příští schůzky
Recenze programu (2 minuty)
- Zeptejte se, jestli má někdo co dodat
Schválení zápisu z předchozí schůze (3 minuty)
- Potvrďte, že zápisy z jednání byly distribuovány, zkontrolovány a požádejte o změny nebo opravy
- Schválte podle potřeby nebo podle pokynů správní rady, za kterou jste odpovědní
Zpráva prezidenta (5 minut)
- Využijte tento čas k tomu, aby se všichni soustředili a soustředili na daný úkol, a mohli byste se tedy podělit o to, že máme hodně práce nebo že máme zejména jednu věc, podle které je třeba jednat, přivítat nové členy výboru atd. minut, které facilitátor nastaví, tím hladší bude schůzka pokračovat - tato část by měla trvat jen několik minut.
Zpráva personálu (5 minut)
- To je oblast, ve které vidím, že mnoho schůzek se zhoršuje, pokud existují zaměstnanci, kteří se musí hlásit skupině, pracovat s těmito zaměstnanci, aby hlásili pouze informace, které jsou kritické pro úkoly, které jsou během této schůzky důležité.
- Všechny zprávy zaměstnanců, které hodnotí činnost organizace, by měly být sepsány a distribuovány před schůzkou.
- Efektivní zpráva personálu by neměla být delší než 5 minut, pokud hlásí problém nebo téma, o kterém se diskutuje během schůzky, měli by tuto informaci podat během této doby (nový nebo starý podnik).
- Pokud nemáte žádné zaměstnance, pak nejde o problém, totéž se však stane, když se podávají zprávy výborům, a proto se dále zabývám řádnou zprávou výboru.
Zprávy stálého výboru, tj. Finance, personál atd. (2 zprávy za 5 minut - 10)
- Zprávy stálého výboru mohou být překážkou existence efektivní schůzky, proto při zařazování zprávy stálého výboru na pořad jednání mějte na paměti tyto strategie:
- Většina zpráv stálého výboru může být předložena písemně a v ideálním případě předem, pokud nelze zprávy distribuovat dříve než je datum schůzky, nechte je již shromážděné a v balíčku se všemi ostatními věcmi, které budou během toho distribuovány Setkání.
- Pokud se odkazuje na zprávu, osoba, která podává zprávu, by měla pouze zdůraznit položky, o nichž musí skupina na dané schůzi jednat, a pokud má učinit ústní zprávu - jediné položky, které by měly být uvedeny, jsou ty, na které bude skupina jednat (rozhodování) během tohoto setkání.
- Pokud má výbor nové informace, které mají skupině podávat zprávy o něčem novém - měly by být zahrnuty do Nového podnikání, lze na ně však během zprávy výboru odkazovat, například „během nového podnikání doporučíme nový způsob platby.“ ale to je rozsah podávání zpráv - pokud se lidé chtějí dozvědět více, měli by sedět v tomto výboru.
- Většině stálých výborů by mělo být přiděleno 5 minut na podávání zpráv, a pokud neexistuje žádná jiná než písemná zpráva (konkrétně pokud nemají nic nového k podávání zpráv, o kterých musí vaše skupina jednat), je v pořádku projít.
- Pro efektivní a produktivní schůzky bavte pouze obchod, u kterého má skupina potřebu jednat nebo se rozhodnout. Aktualizace a informační pozadí lze předložit v písemné formě předem nebo je distribuovat na schůzi ke kontrole před další schůzkou.
Old Business (z parkoviště na předchozích schůzkách) (2 akce @ 5 minut - 10)
- Časově omezená diskuse, podávání zpráv a akce v podnikání, které nebyly vyřešeny na předchozích schůzkách.
- Ujistěte se, že vy jako zprostředkovatel schůzky víte vše, co bude během této doby řešeno a zda to bude nebo nebude informace nebo akce (je nutné hlasování nebo rozhodnutí).
- Buďte ochotni problém vrátit na parkoviště, pokud po stanoveném čase bude zřejmé, že skupina ještě není připravena jednat.
- Pravidlem je, že jakmile problém odešel na parkoviště na více než 4 schůzky a / nebo je kolem problému výrazná emoce nebo energie, nebo je to značně složité - naplánuji schůzku tak, aby začala pracovat jen na tom problém. Pokud komunita reaguje na naléhavý problém, který má některé z výše zmíněných složek, bude užitečné speciální vyhrazené setkání.
- Každému bodu programu v rámci nového podnikání by nemělo být přiděleno více než 10 minut.
New Business (2 akce @ 5 minut - 10 minut)
- Novým obchodem je jakýkoli předmět nebo problém, který vznikne od výboru, zaměstnanců nebo skupiny, která vyžaduje akci nebo rozhodnutí shromážděné skupiny.
- Nejúčinnější metodou řešení nového podnikání je třídění položek, které budou nejdříve řešit nejsložitější a časově náročnější, a omezit dobu zavedení
- Smyslem nového podnikání je představit téma, zjistit, jaké informace nebo zdroje budou potřebné k posunu vpřed, a poté poskytnout potřebné informace před další schůzkou, kde se problém nyní objeví jako Old Business
- Mám tendenci dát novému obchodnímu předmětu maximálně 10 minut, pokud skupina, která problém vydala, není ochotna skupinu předem připravit, aby všichni přišli na schůzku připraveni jednat.
Parkoviště (3 minuty)
- V této oblasti agendy se objevují problémy, které vyžadují další rozlišování, zdroje nebo informace, dokud se na příští schůzce neobjeví jako Old Business.
- Právě tato položka pořadu činí kritickým, že každý má písemnou kopii, může vyplnit mezery v oblasti parkoviště a použít ji k vytváření poznámek o tom, co potřebuje k rozhodnutí o konkrétním tématu nebo záležitosti.
- V tomto časovém úseku budete vyjednávat, kde, kdy a jak postupovat u jednotlivých položek)

Jedná se o komponenty efektivního pracovního plánu pro schůzku, které se jinak říká agenda. Důležitou vlastností každého, kdo má vlastní písemnou kopii, je to, že může sledovat, jak daleko na cestě jsou všichni na cestě. Každá položka agendy může být zaškrtnuta, jakmile je dokončena, a milník jen zaškrtne. Když už mluvíme o tikání…

Hodiny, časovače, zvonky a mluvící tyčinky pomáhají facilitátorovi zajistit, aby schůzka probíhala a začala a skončila včas

Kathy Stutzman

Základní prvek 4: Přidělit čas, ponechat čas a zavolat otázku

Přidělení a udržení času, včetně začátku a konce v čase, je otázkou jednoduchého respektu. Včasná setkání ukazují, že čas účastníka je cenný. Každému bodu programu přidělte maximální čas a držte se ho. I když se někteří lidé nemusí „zeptat na otázku“ dobře, jedná se o jeden z nejdůležitějších prvků produktivního setkání.

Jelikož je to tak zásadní, rád se s tím bavím a mám celosvětovou pověst svých včasných setkání, můžete si přečíst, že si vážím lidí, se kterými se setkávám. Tady je několik zábavných způsobů, jak udržet schůzku včas:

Použijte časovač a nastavte jej na začátku každé zprávy,
Začít a končit včas bez ohledu na to, co se děje. Pokud tam nejsou všichni, nekruťte kolem a rekapitulujte vše, co zmeškali, to je jejich odpovědnost. Jelikož se schůzka blíží času a zdá se, že je toho ještě hodně, co je třeba dokončit, vyzvěte skupinu, abyste zjistili, zda existuje něco, co VYŽADUJE akci před jejím ukončením, a přesuňte ji na začátek diskuse - vše ostatní může jděte ve formě písemné zprávy nebo počkejte na další schůzku.
Mám velmi velký zvon, který si přinesu a umístím k hlavnímu stolu - bylo mi známo, že mu zvoním, abych věci pohnul nebo svolával skupiny, které se rozdělily na menší skupiny, k další diskusi, a tu a tam narazím na někoho kdo prostě není ochoten přestat mluvit a zdvořile zazvoní, aby znovu svolal skupinu.
Dávejte zprávy a úkoly ke čtení předem, aby se čas nepoužíval při čtení a přípravě schůzky.
Vyjednávejte s ostatními, u nichž je naplánováno hlášení potřebného času, pokud někdo jiný naznačuje, že potřebují více času.
Pokud existuje jeden problém, který opravdu potřebuje mnohem více času, naplánujte samostatnou schůzku, abyste se ponořili do složitějších problémů a podali zprávu zpět pozdější skupině.
Pomocí mluvících páček nebo mikrofonů poskytněte každému příležitost mluvit.

Rozvoj reputace pro začínající a končící včas a také kontrola času naplánovaného na přechod k podnikání zajistí, že se lidé budou účastnit a účastnit se schůzek, které usnadňujete. Je to jeden z nejjednodušších způsobů, jak říci: „Vážím si vás, vašeho času a vašeho příspěvku na tomto setkání.“

Základní prvek 5: Reakce na naléhavé a kritické problémy, které vyvstanou

Během schůzky nevyhnutelně dojde ke kritické nouzi a plánování této agendy je nesmírně důležité pro dosažení efektivního a produktivního jednání. Nebo někdo, kdo je „odborníkem“, chce svědčit o svých znalostech, nebo vášnivě apelovat na něco mimo téma nebo v průběhu času. Flexibilní zprostředkovatel použije parkoviště, kde „zaparkuje“ kontroverzní, emotivní nebo složitý problém. Všechny agendy, které vytvářím, obsahují funkci parkování.

Bez ohledu na závažnost problému lze zaparkovat cokoli, i když je to dočasně, dokud neskončí schůzka nebo dokud nebude možné uspořádat novou zvláštní schůzku. Už jen skutečnost, že je místo, kde lze zaparkovat obtížné problémy, vytváří povolení pro každého účastníka identifikovat, že téma nebo problém bude v průběhu času trvat a bude potřebovat další pozornost na jiném setkání.

Věrnost parkovacího místa bude pouze tak dobrá, jako pozornost věnovaná vyhnání těchto problémů ze šarže a na další vhodnější nebo včasnější schůzku, aby bylo zajištěno, že se jedná o účinný nástroj, musí být použit dobře se používá a musí se používat důsledně - pak to bude účinná strategie pro produktivní schůzky.

Pokud napomáháte schůzkám nebo účastníkům schůzek, těchto 5 základních prvků pro vytvoření skvělého plánu vám pomůže navést vás do vašeho konečného cíle; setkání, kde se každý cítí oceňován, slyšen a zasnoubený. To je možné nejprve vytvořením programu, ale také jeho distribucí a následováním prvků zde uvedených; výsledky budou rychlé a brzy uvidíte zvýšení návštěvnosti a účasti. Pokud se najednou ocitnete uprostřed schůzky „ad-hoc“, zastavte skupinu a rychle připravte program, aby se z něj nestal klebetní festival, pokud ovšem nejde o brainstorming; a to je další článek.

Jako vždy se těším na zpětnou vazbu od vás o strategiích, které považujete za užitečné a smysluplné při vytváření spojení mezi lidmi.

Dobrá agenda vás povede jako plán k dosažení úspěchu, zvýšení produktivity a efektivity