Obsah:
- Prasknutí bubliny
- Víceodborový proces společnosti
- A pokračuje to
- Kdo byl tedy zapojen?
- Jak odstraníme sila?
Prasknutí bubliny
Až budete příště v práci, rozhlédněte se. Jak dobře fungují jednotlivá oddělení?
Řekli byste, že dobře rozumíte tomu, jak každé oddělení funguje? Nebo jak se jejich role hodí k vašim vlastním?
Každý si rád myslí, že nejdůležitější je jeho vlastní role, že by podnikání bez jeho oddělení nemohlo fungovat.
Špatně!
Jedna věc, kterou často vidíme v interním auditu, je, že každé oddělení pracuje v sila a zůstává uvnitř své vlastní malé pracovní bubliny, aniž by zapomínalo na to, co se kolem nich v podnikání děje.
I když se zaměřujete na detaily všeho, co děláte, je dobrá věc, nemělo by to být na úkor celkového obrazu.
Bez ohledu na odvětví nemůže žádný podnik fungovat pouze s jedním oddělením. Dokonce i malé podniky s jediným provozovatelem vyžadují, abyste při plnění různých rolí ve svém podniku nosili více klobouků.
Víceodborový proces společnosti
Podívejme se na jednoduchý příklad kroků při výrobě stávajícího produktu a jeho prodeji našim zákazníkům. Než začnete uvažovat o tom, jak vydělat více, musíte určit:
- kolik produktů máte aktuálně na skladě
- zda má datum vypršení platnosti
- zda se jedná o sezónní produkt vyžadovaný pouze v určitých obdobích roku
- zda je v současné době potřeba udělat něco navíc
- zda má podnik v tuto chvíli zdroje, aby vydělal více
Výše uvedené otázky obvykle kontroluje někdo v plánovacím oddělení. Rovněž určí, kolik produktu je třeba vyrobit a jaké množství surovin bude třeba zakoupit.
Tyto informace jsou pak obvykle předávány managementu ke schválení výroby, nákupu surovin a množství času a personálu potřebného k dokončení výroby produktu. V tuto chvíli jsou obvykle zahrnuty diskuse s finančním oddělením, aby bylo zajištěno, že má podnik k dispozici všechny finanční prostředky k dokončení všech úkolů.
Jakmile je proces plánování dokončen a schválen, jsou podrobnosti o potřebách surovin předány oddělení nákupu. Zde budou mít seznam schválených dodavatelů, které používají k vypracování objednávek k nákupu potřebných surovin. Před zasláním dodavatelům bude opět nutné je schválit, obvykle vedením.
Po objednání surovin musí finanční oddělení uvolnit platbu, aby bylo zajištěno, že je zboží doručeno včas. Finanční záznamy je třeba aktualizovat, aby odrážely, kolik peněz podnik vynaložil a za co. Později budou také muset porovnat tuto platbu s fakturami přijatými v rámci procesu odsouhlasení.
Takže jsme si objednali naše suroviny; zbytek by měl být snadný, že?
Dodavatelé začali dodávat naše suroviny, takže je nyní musí někdo zkontrolovat, zda jsou objednávky správné a zboží v použitelném stavu. Nejlepší způsob, jak to provést, je porovnat nákupní objednávky a faktury s přijatým zbožím.
V závislosti na velikosti podniku a typu obdrženého materiálu by to mohl být kdokoli od recepčního po zaměstnance skladu nebo mistra místa. Ve větších podnicích a opět v závislosti na druhu zboží můžete mít jednu osobu, která se odhlásí, aby potvrdila, že zboží bylo přijato na místě, a další, která kontroluje kvalitu surovin.
Bude třeba uchovat veškerou dokumentaci týkající se suroviny a kopie bude pravděpodobně nutné zaslat do různých oddělení, aby byla zajištěna přesnost jejich záznamů. Pokud se jedná o papírování, je to místo, kde se věci mohou dostat do nepořádku, pokud chybí komunikace nebo pokud nerozumíte, proč je ostatní oddělení potřebují a v jakých časových rámcích je potřebují.
Fakturu nemůžete zaplatit, pokud nevíte, co platíte. Také byste neměli přijímat zboží na místě, pokud neznáte produkty a množství, která by tam měla být.
Nyní, když máme naše materiály, můžeme vyrábět naše výrobky.
Jak se suroviny ukládají, zaznamenávají a distribuují pro použití, může se opět velmi lišit v závislosti na velikosti a nastavení podniku. Jedním bodem, který by měl zůstat stejný, je to, že by mělo být zaznamenáno, když je každý materiál používán, kým a kolik. Bez těchto informací nebudete vědět, co potřebujete, když zahájíte proces plánování příště, když budete chtít produkt vyrobit.
Začneme vyrábět náš produkt pomocí pracovních pokynů, které byly vyvinuty dříve, než jsme původně začali tento produkt vyrábět. Pracovní pokyny slouží k zajištění toho, že každý produkt je vyroben přesně stejným způsobem a má stálou kvalitu.
Pokaždé, když někdo objeví způsob, jak vylepšit výrobní proces, je třeba aktualizovat pracovní pokyny a další dokumenty procesu, aby zůstaly aktuální. Proces může zkontrolovat také vaše oddělení interního auditu, aby bylo zajištěno, že jsou skutečně dodržovány pracovní pokyny.
Pokud k výrobě svých produktů používáte jakékoli zařízení, musíte se ujistit, že je zařízení v dobrém provozním stavu. Oddělení údržby potřebuje naplánovaný test, opravu a výměnu zařízení podle potřeby. Při vytváření těchto plánů může pomoci diskuse s pracovníky řízení rizik a / nebo interního auditu.
Rovněž bude třeba zaznamenat, vyšetřit a vyřešit jakýkoli incident, který se vyskytl během výrobního procesu, jako je porucha zařízení, nedokončení výrobního procesu nebo zranění zaměstnanců.
Než bude možné produkt prodat, je třeba zkontrolovat jeho kvalitu; nechcete prodávat podřadný nebo vadný produkt.
Nyní máme hotový výrobek, který sedí v naší prodejně a čeká na prodej, ale komu a za kolik ho prodáváme?
A pokračuje to
„Kolik“ by dříve vypracovalo vedení, opět by se zapojilo finanční oddělení, které by potvrdilo, kolik vás stálo vyprodukovat produkt a kolik zisku jste chtěli vydělat.
Průzkum trhu prováděný někým, kdo se podílí na výzkumu a vývoji, by byl na začátku potřebný, aby se podíval na to, za jaké jiné podobné produkty se prodávají a za co by byli lidé ochotni platit.
Pokud jde o to, komu prodat, váš průzkum trhu by se na to podíval už na začátku, takže už víte, kdo jsou vaši zákazníci. Marketingové oddělení sestaví kampaň zaměřenou na správné zákazníky a ponechá na prodejním oddělení, aby produkt dostalo k zákazníkovi.
To je již docela zapojený proces, ale ještě jsme neskončili v klidu.
Podobně jako při objednávání a nákupu surovin musíme nyní tento proces obrátit, abychom dostali výrobky z našeho skladu a k zákazníkovi.
Naše balicí oddělení by potřebovalo zabalit správné množství každého produktu pro zákazníky. Potřebovali bychom vytvořit faktury, které by zákazník musel zaplatit. Sklad by musel potvrdit, že správné produkty šly správnému zákazníkovi. A naše finanční oddělení by se mělo ujistit, že zákazník zaplatil a že platby byly zaznamenány a správně odsouhlaseny.
Vzhledem k tomu, že jsme měli zaměstnance, kteří vyráběli produkty, naše mzdové oddělení by muselo vědět, kdo pracuje a v jaké době pracoval, aby mohli být za svůj čas placeni.
I když se všechno výše uvedené děje, stále existují některá oddělení pracující v pozadí. Dva hlavní, které je třeba zvážit, jsou oddělení IT, která zajišťují, aby zaměstnanci měli přístup k systémům a informacím, které potřebují.
Druhým jsou naši uklízeči. Bez ohledu na to, zda se rozhodnete použít interní zaměstnance nebo externí úklidovou společnost, někdo musí udržovat pracovní prostor čistý, uklizený a bez potenciálních rizik.
Kdo byl tedy zapojen?
Při pohledu na výše uvedený příklad náš jednoduchý výrobní a prodejní proces zahrnoval následující oddělení:
- Řízení
- Plánování
- Nákup
- Finance
- Sklad
- Kontrola kvality
- Správa dokumentů
- Výroba
- Údržba
- Marketing
- TO
- Obal
- Odbyt
- VaV
- Řízení rizik
- Interní audit
- Vyšetřování incidentů
- Výplatní páska
- Čištění
Jak vidíte, je zapojeno každé oddělení. Pokud byste měli z mixu vyjmout jen jedno z těchto oddělení, věci by se velmi rychle rozcuchaly! Mohly by vám chybět kontrolní kontroly, možná nebudete mít prostředky, které potřebujete k dokončení výroby nebo zaplatit zaměstnance, možná vám budou chybět příležitosti k prodeji, nebo co je důležitější, můžete prodávat produkt, který není vhodný k použití a může být nebezpečný.
Jak odstraníme sila?
Poměrně často během interního auditu, pokud zjistím, že došlo k přerušení komunikace, nebo pokud si zaměstnanci nejsou jisti rolemi různých oblastí, doporučím, aby zaměstnanci z jednoho oddělení šli na krátkou dobu na stínové zaměstnance z jiných oddělení. Přiměl jsem je, aby šli sedět a podívat se, co vlastně dělají ostatní zaměstnanci. Dostanou příležitost klást otázky a lépe porozumět tomu, jak oddělení spolupracují.
V podstatě začínají podnik vnímat jako skládačku se všemi kousky, které do sebe zapadají, aby vytvořily spíše celek než sbírku jednotlivých sil.
© 2017 Katrina McKenzie