Obsah:
- Interní audit z nesprávných důvodů
- Co jsou interní audity?
- Na co se používají interní audity?
- Auditů se nemusíte bát
- Co může udělat dobrý audit
- Harmonogramy a rozsahy interního auditu
- Kontrola vašich zdrojů
- Rozsah auditu
- Je to váš audit
Zjistěte, jak zajistit, aby byly interní audity pro vaši společnost skutečně užitečné - nejen zaškrtávací políčko.
Canva
Interní audit z nesprávných důvodů
Jelikož se nyní interní audit stává požadavkem, podniky někdy najímají zaměstnance auditu čistě proto, aby mohli zaškrtnout toto políčko, aniž by měli další představu, co s nimi dělat.
Mnoho auditorů zjistí, že pouze reprodukují externí audity, a přestože by to mohlo pomoci, když externí auditoři přijdou na návštěvu, neposkytuje to pro podnik mnoho cenných informací.
Interní audit by měl být konstruktivním cvičením určeným k určení rozsahu, v jakém systém managementu dodržuje své vlastní postupy a postupy. Interní audit může také identifikovat vylepšení obchodních procesů a pomoci s interní komunikací.
Co jsou interní audity?
Ačkoli interní audity obvykle provádějí zaměstnanci společnosti, došlo k nárůstu počtu externích specialistů najímaných pouze za účelem provádění auditů. Stejně jako outsourcujete své právní nebo finanční role, můžete také outsourcovat role auditu.
Váš interní audit je nejdůležitější ze všech auditů. Umožňuje podnikům podívat se na své vlastní systémy, postupy a činnosti, aby se rozhodly, zda jsou pro podnikání vhodné a zda je zaměstnanci skutečně sledují.
Poskytuje managementu informace o tom, zda jsou dodržovány jejich standardy kvality, zda je systém tak efektivní a efektivní, jak by měl být, a zda je třeba zlepšit.
Také mohou poskytovat komunikační linku v celé společnosti a být velkým motivátorem.
Na co se používají interní audity?
Kritériem interních auditů jsou obvykle vlastní zásady, postupy a pracovní pokyny podniku.
Při interním auditu se nedíváte přímo na audit vůči konkrétnímu externímu standardu, což v zásadě duplikuje to, co by udělal auditor třetí strany; místo toho zajišťujete, aby se vaše vlastní zásady a postupy správně používaly v každodenních úkolech.
Pokud budou interní dokumenty společnosti vyvinuty v souladu se všemi externími požadavky na shodu a odkazují na příslušné standardy, měly by být pokryty vaše externí požadavky. Porozumění standardům a požadavkům však pomáhá poskytnout základ, co by měla dokumentace obsahovat.
Auditů se nemusíte bát
Většina standardů a kódů vyžaduje audity. Audity by měly být považovány spíše za přínos pro společnost než za práci nebo vynucování.
Audit se používá ke shromažďování informací, které se poté kontrolují a vykazují. Tato zpráva bude často diskutovat o potřebě zlepšení nebo nápravných opatření.
Audit však není honbou na čarodějnice, která by mohla svádět vinu na jednotlivého zaměstnance nebo konkrétní oblast podnikání. Audity by měly být prováděny pozitivním a transparentním způsobem. Váš auditor by vás a vaše zaměstnance měl přimět, abyste se při auditu cítili v pohodě a měli jistotu, spíše než strach.
Váš auditor musí s vámi spolupracovat, aby zajistil, že váš audit bude fungovat pro vás, a přitom zůstat nezávislý a objektivní ohledně všech informací, které našel.
Co může udělat dobrý audit
- Potvrďte, zda jsou dodržovány zdokumentované postupy
- Poskytujte přesné informace o účinnosti současných postupů
- Pomáhat s vývojem plánů neustálého zlepšování
- Určete, kde jsou nutné změny postupů
- Zlepšit povědomí a pochopení požadavků procesu
- Pomozte minimalizovat riziko
- Zlepšit bezpečnost na pracovišti
- Zlepšit interní komunikaci
- Potvrďte pozitivní pracovní postupy
- Poskytněte informace, které vám pomohou zvýšit prodej vašich produktů nebo služeb
- Umožní vám přijímat informovanější rozhodnutí, která pomohou vašemu podnikání růst
Harmonogramy a rozsahy interního auditu
Protože jsme zjistili, že nechcete jen zaškrtnout políčko a skutečně chcete své interní audity dobře využít, měl by váš plán auditu vycházet z posouzení rizik, která vyplníte.
- Které oblasti vašeho podnikání ukazují, že v současné době vyžadují zvláštní pozornost?
- Ve kterých oblastech byste chtěli získat více informací o tom, jak se jim skutečně daří?
Kontrola vašich zdrojů
Při nastavování harmonogramu auditu musíte také zkontrolovat dostupné zdroje.
- Kolik auditů můžete reálně absolvovat za rok?
- Kolik byste měli dělat?
- Jste schopni dokončit dostatečné množství auditů, abyste se cítili dobře, že plníte své externí požadavky a zároveň najdete informace, které skutečně potřebujete?
Rozsah auditu
Stejně jako je třeba stanovit prioritu při vytváření ročního harmonogramu auditů, je to také velká část při vývoji rozsahu auditů. Rozsah stanoví, na co se bude při individuálním auditu ve skutečnosti nahlížet. Vzhledem k potenciální velikosti oblastí a procesů, které mají být auditovány, je důležité vědět, kde je vaše pozornost nejvíce zapotřebí.
Při vytváření plánů auditu a rozsahů auditu se musíte podívat na následující:
- Nedávno dokončená hodnocení rizik
- Informace týkající se možných finančních dopadů, dopadů produktů a dodávek
- Kvalita vnitřních kontrol: Jsou tak silné, jak si myslíte, že by měly být? Jsou používány?
- Veškeré obdržené stížnosti zákazníků
- Stupeň změny nebo stabilita: Došlo k velké změně zaměstnanců? Byli v oddělení od začátku stejní zaměstnanci?
- Výsledky poslední zakázky auditu a jakákoli uvedená nápravná opatření: Byly provedeny všechny kroky?
- Diskuse se zaměstnanci na všech úrovních o všech oblastech, které podle nich vyžadují pozornost
- Vyžadují se k dokončení auditu nějaké speciální dovednosti nebo znalosti?
Je to váš audit
Nakonec - bez ohledu na to, kdo provádí interní audit, interní zaměstnanci nebo externí dodavatelé - je to váš audit a musíte vědět, na jaké informace se chcete podívat.
Audity mohou být tak jednoduché nebo složité, jak se vám líbí. A pamatujte, že jste jediní, kdo opravdu ví, jaké informace jsou pro vás cenné.
Pokud chcete zjistit, proč se zdá, že jedna oblast vašeho podnikání funguje lépe než ostatní, nebo jaký je nejoblíbenější den, kdy mají vaši zaměstnanci den volna, může vám to zjistit interní audit.
© 2017 Katrina McKenzie