Dohodněte si rozpočet: odhady, priority a finanční zdroje a účel a výhody rozpočtování

Tento článek je napsán na základě NVQ Unit „ Agree a Budget “. Toto je jednotka úrovně 3 s hodnotou kreditu 4.

V této jednotce jsou dvě části; první část je hodnocena na základě znalostí a porozumění, osobních výpovědí, dotazování, diskusí a dalších důkazů. Druhá část je hodnocena na základě důkazů různými postupy.

Co znamená dohodnout rozpočet

Pokud máte nějaké kvantifikované cíle, které potřebujete dosáhnout, nebo víte, že musíte zvládnout kritické situace, které mohou nastat kdykoli, budete potřebovat plán. Budete muset naplánovat své úspory, příjmy a výdaje, a to platí jak pro osobní cíle, tak pro obchodní cíle. Stručně řečeno, budete se muset „dohodnout na rozpočtu“.

Co je to rozpočet?

Rozpočet je finanční dokument, který plánuje budoucí úspory, výdaje, příjmy a výdaje. Rozpočet mohou naplánovat jednotlivci nebo podniky nebo organizace, aby předpověděly, zda mohou pracovat se svými plánovanými příjmy a výdaji. Rozpočet také poskytne představu o tom, jak si bude podnik v příštím finančním roce počínat.

Mnoho typů rozpočtů

Může existovat mnoho různých typů rozpočtů založených na situaci nebo části daného podniku a také na dostupných finančních číslech.

Pokud nejsou k dispozici dostatečné finanční údaje, sestaví se rozpočet na základě odhadů z předchozího roku, kterému se říká prognózovaný rozpočet.
Rozpočet, který je založen na tom, kolik peněz bude utraceno v příštím finančním roce, se nazývá hotovostní rozpočet.
Pokud se počítají náklady na zahájení nového podnikání, včetně nákladů na veškerý majetek potřebný k zahájení podnikání, nazývá se to rozpočet na zahájení podnikání.
A existují výkonnostní rozpočty založené na službách nebo projektech, kde se rozpočty vytvářejí hodnocením každé jednotlivé položky.
Odhad budoucích prodejů společnosti se nazývá rozpočet prodeje.

Existuje mnoho dalších typů rozpočtů, vše v závislosti na účelu, cílech a dalších faktorech, kterých se to týká.

Proč je důležité vytvořit rozpočet?

Plánování s rozpočtem vám poskytne jasný přehled o tom, kolik peněz přijde a kolik utratíte. Než tedy na něco skutečně utratíte, můžete se rozhodnout, zda to bude nebo nebude mít vliv na finance pro daný rok. Můžete upřednostňovat, dosahovat cílů, snižovat nežádoucí výdaje a efektivně spravovat peníze. Vytvoření rozpočtu vás zbaví stresu a pochybností, protože už víte, co máte a co můžete očekávat.

Dovednosti a procesy potřebné k vytvoření rozpočtu

Před vytvořením a schválením rozpočtu je třeba znát a pochopit různé procesy. Některé z nich jsou popsány níže:

Jak používat odhady při přípravě návrhu rozpočtu (oddíl 1.1)
Jak určit priority a finanční zdroje potřebné při přípravě rozpočtu (oddíl 1.2)
Účel a přínosy identifikace priorit při přípravě rozpočtu (oddíl 1.3)
Účel a přínosy vyhodnocení a odůvodnění odhadovaných nákladů a výnosů (oddíl 1.4)

Pochopte, jak rozvíjet rozpočty

Vypracování rozpočtu má různé fáze a je třeba vzít v úvahu také různé faktory. Je vytvořen návrh rozpočtu, který obsahuje návrhy výdajů a investic na uvedené rozpočtové období.

Vysvětlete, jak používat odhady při přípravě návrhu rozpočtu (oddíl 1.1)

Při přípravě návrhu rozpočtu je třeba brát v úvahu rozpočet z předchozích rozpočtových let, výkazy příjmů a peněžní toky z podnikání. Při projektování příjmů a výdajů buďte velmi opatrní a konzervativní a vždy, když je máte v ruce, používejte správné a konkrétní skutečné údaje. Buďte také připraveni spravovat odchylky v odhadovaných hodnotách rozpočtu.

Poznámka: Pokud nemáte skutečné údaje, při odhadu nákladů odhadněte nejvyšší možnou hodnotu, například nejvyšší účet za služby; při odhadování příjmu odhadujte nízkou hodnotu, například vezměte hodnotu, která přinesla nejnižší příjem za službu.

Pokud používáte odhady pro vypracování návrhu rozpočtu, připravte si seznam všech zdrojů, které budete potřebovat k vytvoření rozpočtu. Shromážděte všechny zdroje a poté je nakonec sestavte, abyste vytvořili rozpočet. Budete si to muset připravit před začátkem finančního (fiskálního) roku.

Důležitá fakta, která je třeba dodržet při provádění výše uvedeného procesu, jsou:

Musíte vytvořit seznam všech výdajů. Samostatně kategorizujte výdaje a sestavte seznam. Například kancelářské potřeby, vybavení, platy a pojištění. Připravte si seznam odhadovaných výdajů a použijte k porovnání výdaje z předchozího roku.
Hledejte veškerá omezení, například maximální nebo minimální částku výdajů nebo dobu přidělenou na určité úkoly a projekty, a zohledněte je.
Dalším krokem je vytvoření seznamu všech příjmů. Kategorizujte výše a připravte seznam všech zdrojů, z nichž budete mít příjem, a odhadovanou částku pro každý z nich. Například příjem z poskytovaných služeb, dodaných produktů, externího financování, daní, prodeje nebo jakýchkoli akcí se získáváním finančních prostředků.
Vytvořte spojení mezi příjmy a výdaji. Máte seznam příjmů i výdajů. Zjistěte zdroj příjmu, který vám pomůže s výdaji, a vytvořte interaktivní obrys.

Při přípravě rozpočtu je nejlepší nechat si poradit od zkušených a kvalifikovaných lidí, protože ne každý je schopen sestavit rozpočet sám, zejména ve velkých organizacích nebo společnostech.
I když máte seznam výdajů, vytvořte seznam priorit s přihlédnutím k tomu, jaké výdaje přispívají k rozvoji organizace nebo k dosažení konkrétního cíle. Zapište si odhadované výdaje na každý prioritní úkol (vezměte v úvahu všechny výdaje, jako je personální zabezpečení, plat, doprava, zdroje, účty a další související výdaje).
Nepředpokládejte, že mezi příjmy a výdaji bude těsné spojení. Nečekané výdaje mohou vzniknout kdykoli, a proto je rozumné mít peníze vyčleněné na různé výdaje.

Vytvořte seznam věcí, které byste chtěli implementovat poprvé v novém fiskálním roce; například zvýšení platů nebo rozšíření nebo renovace kancelářských prostor. Vytvořte seznam odhadovaných výdajů na tyto věci.
Nejlepším způsobem, jak vypsat všechny výše uvedené údaje, je použít tabulku se seznamem příjmů a výdajů a zdrojů. Pokud jsou projektované hodnoty příjmů a výdajů přibližně stejné, pak se rozpočet nazývá vyrovnaný rozpočet. Pokud jsou vaše výdaje nižší než příjem, pak máte přebytek a můžete se podívat, zda s nimi nelze něco udělat pro zlepšení podnikání nebo organizace. Pokud jsou výdaje vyšší než příjmy, dojde k deficitu a organizace bude muset hledat způsoby, jak snížit výdaje; například omezování účtů za služby a papírnictví nebo hledání akcí na získávání finančních prostředků nebo darů.

Poznámka: Jakmile získáte zkušenosti s vývojem rozpočtů, bude sestavování rozpočtů pro nadcházející roky snazší. Budete vědět, kde hledat informace a zdroje a jak určit priority.

Vysvětlete, jak určit priority a finanční zdroje potřebné při přípravě rozpočtu (část 1.2)

Aby bylo možné udržet podnikání na správné cestě, je třeba správně určit priority (rozpočtování podle priorit) a dobře naplánovat a spravovat finance.

Logika za rozpočtem založeným na prioritách spočívá v tom, že finanční zdroje musí být přidělovány rozpočtovým položkám - například službám nebo projektům - na základě efektivity této rozpočtové položky při dosahování cílů a záměrů, které mají pro organizaci vysokou hodnotu. Položky rozpočtu jsou tedy řazeny podle výše uvedených skutečností a podle toho je přiděleno financování.

Nyní se musíme podívat na způsoby, jak identifikovat priority a finanční zdroje.

Jak může někdo určit priority?

Potřebujete dovednosti, zkušenosti, logické myšlení a dobrou znalost fungování nebo fungování organizace. Pokud jste sestavili rozpočet na předchozí rok, budete mít představu o tom, jak jste tyto faktory identifikovali, což vám tento úkol usnadní. Prioritními položkami jsou služby, které nabízejí nejvyšší hodnotu pro organizaci nebo společnost.

Některé způsoby, jak při sestavování rozpočtu můžete určit priority

Pokud jste v minulých letech sestavovali rozpočty, použijte jako základ tyto seznamy předpokládaných příjmů a výdajů. Pro údaje o prodeji a zisku použijte nedávný finanční výkaz společnosti nebo organizace. Mohou nastat drobné změny nebo výkyvy v určitých číslech a priority by se také změnily. Vezměte na vědomí všechny tyto změny a vezměte v úvahu všechny výše uvedené faktory při sestavování rozpočtu.

Při určování priorit položek v rozpočtu se důkladně podívejte na každou položku a její význam pro organizaci. Prozkoumejte oblasti, na které bude mít tato položka dopad, a uveďte na tom závislá oddělení; například zlepšování IT služeb, vylepšené technologie, snižování nákladů, produktivita na pracovišti atd. Požádejte správné lidi o informace a nápady - například vedoucí pracovníky nebo manažery v závislosti na organizaci - a dospějte k rozhodnutí učinit z položky prioritu.
Hledejte základní účely, pro které organizace provozuje, například blahobyt komunity, podpora zdravého života, poskytování kvalitních služeb pro starší lidi nebo poskytování kvalitních domácích produktů za rozumné ceny. Vytvořte strategický plán k identifikaci priorit.
Můžete provádět průzkumy, schůzky nebo fokusové skupiny, a to i na veřejnosti, abyste dospěli k rozhodnutím o tom, že služba bude prioritou.

Jakmile je na seznamu priorit učiněno logické rozhodnutí, musíme pro tyto věci přidělit prostředky. Abychom toho dosáhli, musíme identifikovat finanční zdroje.

Způsoby, jak určit finanční zdroje potřebné při přípravě rozpočtu

Zdroje budou vyžadovány na průběžné výdaje, krátkodobé výdaje a jednorázové výdaje.

Projděte si seznam priorit pro výdaje, které máte. Můžete se podívat na vzor přidělování prostředků z předchozího roku a sledovat jej, nebo provést změny, pokud je k dispozici praktičtější a výhodnější alternativa. Jedna položka může vyžadovat více finančních prostředků než druhá, jen proto, že má vyšší prioritu. Některé služby mohou mít společné financování.
Podívejte se na každý výdaj a nakreslete nástin všeho, co závisí na konkrétním výdaji; například oddělení, oblasti služeb a oblasti provozu. Prozkoumejte dopady rozpočtu na tyto oblasti provozu a pomocí těchto informací vytvořte seznam priorit. Viz předchozí účetní závěrka. Zjistěte výhody utrácení v těchto oblastech a považujte je za prioritu.
Zkontrolujte, zda jsou k dispozici dostatečné zdroje pro všechny položky, které mají jednoznačnou prioritu, a pokud je nedostatek, můžete hledat sponzory, uspořádat akce za účelem získání peněz nebo spolupracovat s partnerskými organizacemi na snížení nebo sdílení výdajů.

Poznámka: V závislosti na organizaci nebo společnosti, pro kterou pracujete, její velikosti a způsobu jejího fungování, budete možná potřebovat jeden celkový rozpočet nebo mnoho individuálních rozpočtů pro různé operace.

Vysvětlete účel a výhody stanovení priorit při přípravě rozpočtu (část 1.3)

Vědět, jak identifikovat priority pro vývoj rozpočtu, má také mnoho výhod.

Účel a výhody identifikace priorit při přípravě rozpočtu jsou:

Rozpočet vám pomůže spravovat dostupné peníze velmi efektivním způsobem.
Identifikace priorit a dostupných zdrojů pomůže člověku alokovat vhodné zdroje na relevantní nebo prioritní projekty.
Jakmile budete mít dobře naplánovaný rozpočet, můžete efektivně sledovat výkonnost organizace a zjistit, zda byly cíle a cíle splněny. Jakoukoli chybu, která se vyskytla v rozhodnutích o rozpočtu nebo jakýkoli slabý / nízký výkon v podnikání v důsledku neúčinného rozpočtování, lze použít k vylepšení rozhodovacího procesu v budoucnu.

Jste schopni plánovat budoucí cíle, cíle a výkon organizace.
Efektivní identifikace priorit vám pomůže přesněji nastavit budoucí rozpočty.
Budete mít jasnou představu o tom, kdy podniknout nezbytná opatření, pokud něco vyjde z plánu.
Při sledování rozpočtu budete schopni identifikovat problémy ještě dříve, než k nim dojde: například nouzové finanční potřeby nebo problémy s peněžními toky.
Správné rozpočtování podle priorit pomůže hladkému fungování organizace a zvýší motivaci zaměstnanců.

Vysvětlete účel a přínosy vyhodnocení a zdůvodnění odhadovaných nákladů a výnosů (část 1.4)

Po určení priorit a zdrojů pro rozpočtové položky je třeba vyčlenit náklady pro každou položku v rozpočtu. Chcete-li to provést efektivně, musíte prozkoumat a vyhodnotit částku, která je požadována pro každou položku rozpočtu. V tomto procesu se provádí analýza nákladů a přínosů.

Jste schopni vyhodnotit, zda je některá rozpočtová položka v souladu s principy, kterými se řídí fungování organizace.
Můžete zjistit, zda přínosy akce přesáhnou náklady nebo se produktivita v důsledku rozpočtu zvýší.
Budete schopni zjistit, zda jsou zapotřebí dodatečné rozpočtové prostředky, zda je důvod přiměřený nebo zda jsou oprávněné.
Můžete se vyhnout změnám na poslední chvíli nebo revidovat nadcházející rozpočtové plány a být připraveni jim čelit.
Můžete určit oblasti, které mohou vyžadovat další výdaje, například projekty, které mohou přijít s dalšími výdaji, a být připraveni
Můžete si být jisti, že odhady jsou realistické a přesné a bez obav je můžete implementovat.
Při hodnocení můžete snížit náklady nebo se jim vyhnout, pokud zjistíte, že výdaj není požadavkem nebo potřebou.
Budete se moci snadno rozhodnout, zda smlouvy (předání projektu smluvním agenturám) budou nákladově efektivnější než organizace přímo pracující na projektu.

Tady je doprovodný článek o vyjednávání nahrazených rozpočtů a dovednostech potřebných k dohodnutí rozpočtu.

Doufám, že zde najdete užitečné informace. Neváhejte zanechat své návrhy, zkušenosti a nápady v sekci komentáře níže.

Děkuji, že jste se zastavili.

Vše nejlepší!

Livingsta