Obsah:
- Důležitost e-mailu pro firmy
- Hlasování
- 9 Efektivních strategií pro používání e-mailu v práci
- Právní důsledky a úvahy o zásadách
- Základní součásti zásad e-mailu pro podniky
- Hlasování
Odesílání a přijímání e-mailů je běžné v podnikání téměř v každé komunitě.
Lori Truzy
Důležitost e-mailu pro firmy
Některé odhady uvádějí celosvětové množství denní obchodní korespondence online na téměř 130 miliardách. E-mail je účinným nástrojem pro podniky, ale s e-zprávami je třeba zacházet s maximální profesionalitou. Navzdory významu e-mailu v obchodních interakcích je většina zaměstnavatelů školení v používání elektronické pošty zřídka poskytována. Shodou okolností musí pracovníci při používání obchodních zdrojů pochopit rozdíl mezi osobní a obchodní korespondencí.
Obchodní interakce s e-mailem mohou být skutečně škodlivé, pokud nebudou správně provedeny. Jako rehabilitační poradce jsem pracoval s klienty na zlepšování písemných a slovních dovedností pro obchodní prostředí. Kromě toho jsem pomáhal zaměstnavatelům s implementací strategií pro efektivní komunikaci s e-mailem. Níže jsou uvedeny techniky, které se osvědčily, a nápady pro vytvoření užitečné politiky.
Hlasování
E-mailové interakce probíhají po celý pracovní den.
Lori Truzy
9 Efektivních strategií pro používání e-mailu v práci
1. Vyhněte se nevhodným vtipům. Použití určitých slov a frází k očištění jednotlivce může být důvodem k okamžitému propuštění. Mnoho organizací má zásady proti používání explicitního jazyka, tj. Škol. Mezi typy urážlivých komentářů v e-mailové a jiné komunikaci patří: rasové nadávky, bigotní prohlášení o národním původu, zaujaté komentáře o zdravotním postižení osoby a urážky týkající se sexuální orientace. Výzkum proto ukázal, že podniky mají zisk z úctyhodné pověsti vůči zaměstnancům i široké veřejnosti. Omezte svůj osobní pohled na komedii z obchodní komunikace, včetně e-mailů.
2. Zvažte denní dobu. Denní doba může ovlivnit reakce na e-mail. Na konci dne může osoba zaslat online korespondenci ve stručném jazyce, který nemusí odrážet to, co víte o zaměstnanci, zákazníkovi nebo dodavateli. Kromě toho zvažte, zda je odesílání e-mailů mimo pracovní dobu vhodné. Například zasílání zpráv nadřízenému večer, když je s rodinou, nemusí být skvělý nápad. (Jak naléhavě potřebujete odpověď? Je problém vyřešen lépe během následujícího pracovního dne?)
3. Snažte se neposílat e-maily během přestávek a oběda. Lidé využívají přestávky a čas na oběd k dobití od stresu v práci. Během těchto období se mohou také zabývat osobními problémy. Z těchto důvodů může kontaktování jiné osoby prostřednictvím e-mailu vést ke spěšně složeným odpovědím se špatně vyjádřenými nápady v době oběda nebo přestávky. Odborníci často používají techniku, která si během pracovního dne vyhrazuje čas na odpověď a psaní e-mailů, aby byla zachována jasnost a soustředění.
4. Zjistěte, kdy e-mail nemusí být nejlepší volbou. Témata zahrnující zdlouhavé konverzace lze nejlépe řešit osobními interakcemi nebo prostřednictvím telefonního hovoru. Při výměně e-mailů na pracovišti je navíc třeba se vyhnout důvěrným záležitostem nebo citlivým subjektům, ledaže by k tomu došlo u příslušného personálního personálu nebo manažera. Mezi tyto problémy patří: potenciální diskriminace, nesrovnalosti v odměňování a zdravotní problémy. Podobně brainstorming vyžaduje čas a úsilí, aby byla taková aktivita vhodnější pro jinou formu komunikace. V zásadě nemusí být pro e-mail vhodné oblasti diskuse, jejichž vyřešení vyžaduje více než několik minut.
5. Nereaguj v hněvu. Příjem elektronické pošty vás může dostat do defenzivního myšlení. Před odesláním odpovědi se však uklidněte. V dnešním pracovním prostředí je zobrazování taktu velmi ceněným atributem zaměstnanců. Kromě toho se zdržujte používání profánního slovníku. Zvažte tuto skutečnost: rozzuřený e-mail, který napíšete, se může stát součástí zpravodajského cyklu následujícího dne nebo zveřejněn na sociálních médiích. Stručně řečeno, možná budete chtít udržet svou práci při budování produktivních vztahů v organizaci i mimo ni. Jinými slovy, prokázání schopnosti emočního omezení může být přínosem pro váš celkový kariérní postup.
6. Zamyslete se před odesláním e-mailu. Nejprve si v duchu promyslete výběr slova pro korespondenci. Poté napište koncept e-mailu. Nakonec to zkontrolujte a podle potřeby proveďte změny. Pokud to čas dovolí, umožněte jiné osobě, aby vám poskytla zpětnou vazbu. Ujistěte se, že téma je středem interakce.
7. Pokud je to možné, použijte šablony. Zavedení systému snižuje některé problémy související s e-mailem. Mnoho společností a organizací vyvíjí a udržuje formátované e-maily pro různé situace, které jsou v podnikání běžné. Odmítnutí nebo schválení služeb, vrácení produktů spolu s plánováním schůzek jsou jen některé z oblastí, které jsou vhodné pro šablony. Když organizace učiní takový krok, lze zlepšit kvalitu služeb a zároveň snížit počet chybných kroků v písemných výměnách. Šablony jsou také vynikajícími nástroji pro úsporu času.
8. Vaše zpráva by měla být stručná a zdvořilá. Sdělte svou zprávu s porozuměním, které píšete jiné lidské bytosti. Použijte zdvořilý pozdrav a uzavření. Soustřeďte se na účel e-mailu a vyvarujte se slangu a volání jmen. Dostat se k věci diplomaticky. Nevyvolávejte nesouvisející obavy.
9. Na vašem tónu záleží. Neobtěžujte spolupracovníky, dodavatele nebo spotřebitele písemně ani jinou formou komunikace. Ohrožující jazyk může mít vážné následky. Udržujte tón e-mailu pozitivní. Ukažte dopředné myšlení zahrnutím vět, které prokazují ochotu vyřešit problémy. Příkladem může být: „Jsem si jistý, že můžeme najít řešení problému.“
Jednání příliš rychle na e-mail může mít důsledky
Lori Truzy
Právní důsledky a úvahy o zásadách
U spěšně odeslaných e-mailů mohou existovat právní důsledky. Soudy skutečně uznaly online korespondenci jako písemný záznam. E-mail tedy chápejte jako obchodní memoranda, elektronickou dokumentaci nebo prohlášení, která lze v případě potřeby přezkoumat. Při školení nových zaměstnanců by společnostem prospělo, kdyby pracovníkům nechali procvičovat různé scénáře, jak zlepšit své dovednosti při práci s e-mailem. V zásadě rozvoj politiky a zapojení do školení o interakci e-mailů pomáhá organizaci vyhýbat se sporům. Níže jsou uvedeny některé důležité součásti účinné politiky týkající se používání e-mailu. Vlastníci firem však mohou chtít před implementací zásad na pracovišti konzultovat právníka.
Základní součásti zásad e-mailu pro podniky
- Uveďte, jak rychle musí zaměstnanci reagovat na legitimní online zprávy.
- Určete, že každý zaměstnanec musí trénovat správné používání šablon.
- Informovat zaměstnance online korespondenci s využitím zdrojů společnosti podléhá kontrole podle uvážení zaměstnavatele nebo v případě potřeby orgány.
- Určete, kdy mohou zaměstnanci kontaktovat jiné zaměstnance, zákazníky nebo dodavatele prostřednictvím e-mailu. (Měly by být telefony během schůzek vypnuté? Měly by být osobní problémy řešeny e-mailem během pracovní doby? Kdy jsou jejich výjimky?)
- Vypracujte, co dělat za neobvyklých okolností. (V případě obzvláště znepokojivé e-zprávy, na koho je třeba se obrátit? Měly by o tom být informovány úřady?)
- Jak bude uspokojeno nereagování na elektronickou poštu? Měl by být e-mail také ignorován nebo předán nadřízenému?
- Přesně uveďte, jaký jazyk e-mail nemůže obsahovat. Například: „Naše organizace má nulovou toleranci vůči rasovým nebo genderovým nadávkám ve verbální nebo písemné korespondenci, včetně e-mailu.
- Uveďte důsledky porušení zásady. Například „Pokud se zjistí, že se zaměstnanec v našem e-mailovém systému zabývá šikanováním, bude podroben kontrole ze strany HR s ohledem na ukončení pracovního poměru.
Zastavte se a odrážejte před stisknutím tlačítka Odeslat
Lori Truzy