8 tipů, jak vytvořit portfolio pro výkonného administrativního asistenta

Ve své kariéře šťastně pracujete jako administrativní asistent. Vaše dny jsou plné projektů a úkolů, které vyžadují dodržování termínů, žonglování s prioritami a zvládání krizí. Jak byste měli vytvořit profesionální portfolio? Vyzkoušejte těchto 8 tipů.

1. Vytvořte soubor

Stačí otevřít soubor v počítači nebo v zásuvce stolu. Označte to jako „Kariérní portfolio“. Použijte Dropbox nebo OneNote nebo mobilní aplikaci. Stačí si vybrat místo pro uložení položek týkajících se vaší kariéry, ve kterém se můžete snadno orientovat.

Nyní máte určené místo pro vložení položek do vašeho portfolia. Nic fantastického - jen jedno místo, které si snadno zapamatujete. Vytvořte soubor, protože si to zasloužíte!

2. Připomeňte si

Nastavte si v kalendáři připomenutí, abyste mohli pracovat na svém portfoliu. Dejte si funkční plán, ať už je to měsíčně, čtvrtletně, každých šest měsíců - alespoň jednou ročně. Díky nastaveným připomenutím budete s větší pravděpodobností sledovat a udržovat své portfolio.

Opět zde není nic fantastického. Vyhraďte si pravidelně půlhodinový časový úsek, abyste mohli pracovat na svém portfoliu a udržovat ho aktuální. Možná budete potřebovat více, když začnete poprvé. Jakmile dokončíte svou první prezentaci, údržba vašeho portfolia zabere méně času.

3. Návrhy položek kariéry, které si chcete ponechat

• Ukázky práce: brožura, kterou jste navrhli, webová stránka, kterou spravujete, graf, zpráva, tabulka
• Děkuji poznámky / komplimenty od šéfů, od jiných vedoucích pracovníků a spolupracovníků, ať už ručně, dopisem nebo e-mailem
• Děkuji vám od zákazníků
• Certifikáty obdržené za úspěchy
• Získané certifikáty za absolvování workshopů nebo seminářů nebo vysokoškolských kurzů
• Novinové články o vás a / nebo vaší práci
• Vámi vytvořené články nebo blogy týkající se práce
• Seznam nedávno přečtených publikací (knihy, články, časopisy) snad ukazuje nejen vaše nadšení pro vaše odvětví a váš růstový potenciál, ale také vaše další zájmy
• Nedávná hodnocení výkonu - poslední dva nebo tři roky
• Evidence docházky / ocenění
• Ocenění nebo uznání pro dobrovolníky

4. Co dělat s položkami

Jakmile obdržíte poděkování nebo certifikát, zkopírujte jej, naskenujte nebo vložte do určeného souboru. Nerobte si starosti s tím, jak velká nebo malá položka je, jen si ji nejprve uložte.

Když vytvoříte ten úžasný propagační leták, uschovejte si kopii svého souboru. Skvělá tabulka nebo prezentace - vložte kopii do souboru.

Jen se ujistěte, že ve svých položkách neprozrazujete důvěrné informace.

Dělejte to jako průběžný proces - to je to, co během roku často děláte, nikoli to, pro co jsou vaše připomenutí nastavena. Vaše připomenutí jsou nastavena tak, aby na vaší prezentaci fungovala - viz # 5.

5. Prezentace je všechno

Investujte do pěkného koženého portfolia s plastovými chrániči vašich originálů. Až toto připomenutí obdržíte, vezměte položky, které jste do tohoto souboru vložili, a vložte své nejlepší do svého portfolia.

Vytvořte alespoň jednu kopii v běžném pořadači nebo zkopírujte na jednotku CD / flash, kterou byste mohli nechat s tazatelem. Nebo pokud chcete, naskenujte jej na web, který jste vytvořili, a adresu webu uveďte pouze těm, které chcete mít.

Nenechávejte své původní výtisky tazateli.

Ukládání možností portfolia
Kožené pořadače
On-line web
Kompaktní disk
Fleška

Jak se prodat

6. Další položky pro vaše portfolio

• Obsah
• Prohlášení o poslání
• Položky kariéry
• Shrnutí sekce
• Pokračuje

7. Tipy k nastavení

Můžete neustále aktualizovat svůj obsah a můžete přidat dvě nebo tři věty shrnující každou část.

Vaše portfolio si můžete ponechat chronologicky nebo pomocí sady dovedností. Položky můžete umístit v pořadí podle toho, kdy jste je vytvořili nebo dostali. Nebo můžete své portfolio rozdělit do oblastí sekcí, jako je zákaznický servis, marketing, správa webových stránek, organizační dovednosti, vzdělávání nebo profesionální rozvoj.

Myšlenkou je, abyste byli schopni snadno najít příklad během kontroly výkonu nebo pohovoru.

Skvělý příklad toho, jak využít své portfolio v rozhovoru

8. Udržujte své portfolio

• Mějte jen tu nejlepší práci - ujistěte se, že je bezchybná.
• Udržujte své portfolio čisté a čisté.
• Udržujte své pracovní položky v pořádku - náhodný pohled hozený společně na poslední chvíli není vzhled, který chcete použít.
• Nezahrnujte příliš osobní položky. Udržujte to profesionální.

Nápady pro vytvoření online portfolia

Profesionální portfolio je nezbytné pro všechny sekretářky nebo administrativní pomocníky, ať už máte 25 let zkušeností nebo jen 25 měsíců. Každý administrativní asistent by měl udržovat profesionální portfolio ze tří důležitých důvodů.

Za prvé, portfolio je skvělým záznamem, díky němuž se budete ve své kariéře cítit dobře. Postupujte podle výše uvedených tipů a udržujte soubor portfolia kariéry. Zadruhé jej můžete použít v době kontroly výkonu nebo v době pohovoru. Profesionální prezentace vašeho portfolia udělá dojem na vašeho nadřízeného nebo potenciálního zaměstnavatele. Za třetí, i když se rozhodnete jej nepoužívat, tento proces vám pomůže podívat se na vaši kariéru a provést potřebné úpravy.

Odraz je prvním krokem na žebříčku vylepšení. Začněte šplhat ještě dnes!