6 povinných postupů podle normy ISO 9001: 2008

Standardy a postupy kvality ISO 9001

ISO 9001: 2008 je mezinárodní standard, který definuje požadavky na systém managementu kvality: systém, kterým vaše společnost zaručuje, že všechny vaše procesy jsou kontrolovány a opakovány, aby byla zajištěna kvalita vašich produktů a služeb.

Vaše procesy jsou obvykle řízeny přítomností a auditem písemných postupů kvality ISO 9001, které definují, co je třeba udělat. ISO 9001: 2008 definuje osvědčené postupy pro každý proces ve vaší organizaci, aby byla zajištěna kontrola. Standard však definuje pouze 6 povinných postupů, které musíte mít;

6 Povinné postupy pro ISO 9001: 2008

1. Kontrola dokumentů (4.2.3)
2. Řízení záznamů (4.2.4)
3. Interní audity (8.2.2)
4. Kontrola nevyhovujících produktů (8.3)
5. Nápravné opatření (8.5.2)
6. Preventivní opatření (8.5.3)

Vývojový diagram postupu ISO 9001

LeanMan

Vývojový diagram postupu ISO 9001

LeanMan

Co je postup kvality?

Postup je konstatováním toho, co se bude dělat, kdy se to bude dělat a kým. Jedná se o soubor pokynů a záměrů, kterými se může kdokoli ve společnosti řídit (nejedná se o přísně tajný dokument společnosti pro oči managementu, jak mi jednou řekl jeden manažer kvality!) Jedná se o specifický způsob provedení procesu, soubor jasných pokyny, na které mohou zaměstnanci odkazovat, aby jim pomohli porozumět a provádět jejich každodenní práci efektivním a opakovatelným způsobem.

ISO 9001 říká, že dokumentovaný postup musí mít pouze určité požadavky ve vašem systému řízení kvality. Další požadavky na postup závisí na velikosti a složitosti procesů a celkového systému, jakož i na kompetentnosti zaměstnanců.

Jednoduchý postup podle ISO 9001

LeanMan

Vývojový diagram: Postupy ISO 9001 vs. dokumenty Word

LeanMan

Psaní postupu ISO 9001

Procedura ISO 9001 nemusí být stostránkový dokument, který jednotlivci říká, jak a kdy si má pero vyzvednout, před vytvořením písmen ve speciálně zvýrazněném poli na formuláři č. XYZ zkontrolujte, zda je ve správném odstínu inkoust. Příliš mnoho lidí a organizací své postupy ISO 9001 příliš komplikuje.

Pokud své postupy a pracovní pokyny rozdělíte, pak samotné postupy mohou být velmi jednoduché, pamatujte, že musí pouze obsahovat správné množství informací pro lidi, kteří práci dělají, aby to mohli dělat efektivně a nejlépe zakázaným způsobem. Pokud jsou vaši lidé vysoce kvalitní, dobře vyškolení, zkušení nebo je proces velmi jednoduchý a zřejmý, nemusí být postup vůbec nutný.

Při vytváření procedur dávám přednost použití jednoduchých vývojových diagramů, v kancelářské sadě programů používám software, jako je Visio. Musí to být jen jednoduchý krok za krokem pokyny, které říkají, co je třeba udělat, pak další krok v pořadí. Nemusí být příliš složité.

Pro úroveň pracovní výuky existuje také příležitost objasnit proces pomocí věcí, jako jsou fotografie, ke zvýraznění a objasnění konkrétních věcí.

Příliš mnoho organizací jde s ohledem na jejich postupy ISO 9001 na vrchol, protože si myslí, že váha jejich manuálu k postupu je odrazem účinnosti jejich systému. Příliš mnoho příliš komplikovaných postupů vede pouze ke zmatku a pravděpodobné hrozbě, že systém nebude nikdy přečten a dodržován.

Video postupů podle ISO 9001

Povinné postupy ISO 9001

V rámci ISO 9001 existuje pouze šest postupů, které jsou povinné. Musíte dokumentovat těchto šest. To neznamená, že vám může uniknout jen s těmito šesti; postupy, které potřebujete, budou velmi záviset na velikosti a složitosti vaší organizace. Těchto šest však musíte mít.

4.2.3 Kontrola dokumentů

Písemný postup pro kontrolu schválení a opětovného schválení postupů před vydáním a zajištění zobrazení aktuálního stavu revize. Zajistit čitelnost dokumentů a dostupnost aktuálních verzí v okamžiku použití. Zajistěte také kontrolu nad zastaralými dokumenty a dokumenty od externích stran, jako jsou vaši zákazníci.

4.2.4 Řízení záznamů

Postup pro kontrolu identifikace, ukládání, ochrany, vyhledávání, uchovávání a likvidace záznamů.

8.2.2 Interní audity

Postup definování plánovaného programu auditů, který zajistí, že vaše procesy splňují požadavky normy ISO 9001 i vaše vlastní požadavky. Rovněž pro podávání zpráv, sledování a záznamy o těchto auditech.

8.3 Kontrola nevyhovujícího produktu

Postup, který zajistí, že se nevyhovující výrobek nepoužije, a že se přijme opatření.

8.5.2 Nápravné opatření

Písemný postup, který zajistí identifikaci hlavních příčin problémů a přijetí opatření k jejich nápravě, musí být opatření ověřena, aby byla zajištěna účinnost

8.5.3 Preventivní opatření

Písemný postup podobný postupu pro nápravná opatření, ale organizace by měla podniknout kroky k identifikaci MOŽNÝCH problémů a jejich odstranění dříve, než k problému dojde.

Implementace postupů ISO 9001

Struktura postupu kvality

Postup může mít mnoho různých forem. Může to být přehled procesu uvádějící čistě, co má být provedeno, kým a kdy, nebo to mohou být konkrétní podrobné pokyny. Většina společností se v zájmu srozumitelnosti snaží oddělit dvě úrovně dokumentace, které mají postupy a poté standardní provozní pokyny, pracovní pokyny nebo jiné podrobné dokumenty na nižší „místní“ úrovni systému s podrobnými pokyny „jak na to“.

Procedura by měla podrobně popsat několik jednoduchých částí před skutečnými podrobnostmi o tom, jaká procedura ve skutečnosti je, abyste si mohli udržet kontrolu nad konkrétním postupem.

• Rozsah: Jaká je oblast, na kterou se postup vztahuje, tj. Příchozí dodávka spotřebního zboží, bez mezipodnikových položek. “
• Odpovědnost: Kdo je vlastníkem a odpovědnou osobou za tento postup, koneckonců se jedná o dokumenty specifické pro proces, takže manažer kvality není odpovědný za schvalování a vytváření nákupních postupů, například to by bylo místo vedoucího nákupu!
• Kontrola nebo vydání: Jaké je datum vydání, schválení atd. Musíte udržovat kontrolu nad svými postupy, je třeba je schválit, lidé musí mít jistotu, že se jedná o aktuální revizi atd.
• Odkazy nebo související dokumenty: Seznam dalších dokumentů a formulářů, které mohou souviset a být relevantní pro tento postup.

Po těchto částech by přišlo skutečné tělo procedury.

Obecné, běžné postupy

Pokud se chystáte vyvíjet postupy systému managementu kvality ISO 9001, možná budete chtít zvážit alternativu k výrobě všeho od nuly. Existuje mnoho systémů, které si můžete koupit a které mají generické postupy a formuláře již navržené a formátované. Zadáním názvu vaší společnosti a dalších informací mohou vytvářet základní dokumenty, které splňují požadavky normy ISO 9001.

Tyto systémy jsou jako výchozí bod v pořádku, aby vám ušetřily námahu při navrhování z ničeho. Rovněž zajistí, že pokryjete všechny procedurální požadavky ISO 9001 včetně povinných postupů. Většina konzultantů se zkušenostmi s instalací systémů ISO 9001 použije něco takového, ať už zakoupený balíček nebo něco domácího.

Dejte si pozor na společnosti, které inzerují, aby vytvořily všechny vaše postupy, a poskytnou vám certifikát, který říká, že splňujete požadavky normy ISO 9001, mnoho z těchto společností je podvod a certifikáty jsou bezcenné. Pokud nejsou registrováni u UKAS (odkaz níže), nejedná se o akreditovaný subjekt, který může vydávat certifikát ISO 9001.

Další pomoc s vašimi postupy

Následuje několik užitečných odkazů, které vám pomohou získat další informace týkající se norem ISO 9000;

Mezinárodní organizace pro normalizaci; Web ISO, kde najdete informace o dalších mezinárodních normách a sledujete změny a vývoj v těchto normách.

British Standards Institute; British Standards Institute je dalším dobře zavedeným certifikačním orgánem působícím na celém světě. I on může nabízet certifikační audity a školení, které vám pomohou implementovat vaše postupy ISO 9001: 2008.

Americká organizace pro normalizaci; (ANSI) Americká organizace pro normalizaci vám může pomoci implementovat vaše postupy ISO 9001 stejným způsobem jako výše uvedené Lloyds a BSI.

Mezinárodní registr certifikovaných auditorů (IRCA); Mezinárodní registr certifikovaných auditorů je místo, kde můžete zkontrolovat kvalifikaci jednotlivých školitelů nebo auditorů.

UKAS; Akreditační služba Spojeného království je odpovědná za akreditaci certifikačních orgánů, aby mohly provádět audity ISO 9001. Mají seznam všech akreditovaných subjektů, které jsou schopny poskytnout platnou certifikaci ISO 9001 vašich postupů podle ISO 9001.

Chartered Quality Institute (CQI); Chartered Quality Institute (dříve Institute of Quality Assurance.) Jsou schopni poskytnout velkou podporu ve všech oblastech souvisejících s kvalitou, pokud jste kvalitní profesionál, doporučil bych členství.

Americká společnost pro kvalitu (ASQ); Americká společnost pro kvalitu vám může pomoci stejným způsobem jako CQI ve Velké Británii.

Výše uvedené odkazy mohou pomoci s normami ISO 9000, ISO 9001, ISO 9004, certifikací, audity, školení, systémy řízení kvality, postupy, neustálým zlepšováním kvality atd.