6 tipů pro efektivní správu času pro zaměstnance a majitele firem

Zjistili jste, že máte příliš mnoho věcí na to, abyste zvládli vše najednou?

Foto Robert Bye na Unsplash

1. Analyzujte situaci

Naplnění vašeho plánu aktivitami a neustálé zaneprázdnění ještě nutně neznamená, že svůj čas spravujete efektivně. Neustálý pohyb vysokou rychlostí má své vlastní nevýhody, z nichž nejmenší zahrnuje stres.

Realita je taková, že nemůžeme skutečně kontrolovat nebo řídit čas jako takový. To, co může zvládnout, je sami. Zpomalení je nutné, aby bylo možné pořídit celý snímek.

Položte si otázky: Je to nejproduktivnější využití mého času? Existuje chytřejší způsob, jak dosáhnout toho, co dnes musím udělat, aniž bych trávil tolik času?

Samotná zaneprázdněnost může být problémem. Jsou chvíle, kdy se zaneprázdnění stává vyhýbavým přístupem - prostředkem, jak se vyhnout dalším důležitým problémům v životě.

Tahání zpět k přemýšlení, místo aby se neustále vrhali do činností, by tedy mohlo ušetřit čas a zefektivnit a zvýšit zisk samotného úsilí.

Mít jasnou vizi je zásadní

Foto od You X Ventures na Unsplash

2. Ujasněte si, jaké jsou vaše role

I na běžném pracovišti mohou problémy spojené se špatným řízením času vyústit v situaci krizového řízení, kdy jsou zastíněny původní role a odpovědnosti zaměstnance a on sám tráví veškerý čas tím, co nebylo v původním popisu práce.

Proto je zásadní stanovit jasnou vizi toho, čeho je třeba dosáhnout a jaké jsou vaše role a povinnosti. Pokud nevíte, kam jedete, dovede vás tam jakákoli silnice. Musíte mít standard, který můžete nepřetržitě používat jako měřítko svého pokroku.

Pokud jste zaměstnáni, možná budete muset mít schůzku s nadřízeným, aby bylo jasné, kde jsou vaše priority. Otevření této diskuse by mohlo být prospěšné i jinými způsoby. Mohlo by to pomoci reorganizovat váš plán, abyste se vyhnuli syndromu vyhoření, a usnadnit delegování dalších úkolů na ostatní členy týmu.

Uvědomte si, že vzhledem k měnící se povaze světa podnikání se mohou změnit priority a spolu s nimi i odpovědnost. To platí zejména pro osoby samostatně výdělečně činné. Uspořádejte si správu času tak, aby tyto změny zohledňovala.

Chraňte svůj čas

3. Strážte svůj plán

Čas je to nejcennější, co máte. Většina ostatních věcí v životě je vyměnitelných, ale čas není. Nikdy se vám nevrátí roky vašeho života, které již byly vyčerpány. Totéž platí pro každou sekundu, která právě tiká.

Je proto nejen nutné, ale také nutné pečlivě střežit svůj čas. Uchovávejte seznam akcí a jakmile zjistíte své prioritní úkoly a vyhradíte si na jejich nerušený čas nerušený čas, snažte se zajistit, aby nedocházelo k žádným zásahům.

To zahrnuje opatření, jako je aktivace hlasové schránky, deaktivace e-mailových upozornění, omezení příchozích hovorů, využívání virtuálních schůzek místo živých, vyžadování schůzek v kalendáři, používání značek „Nerušit“.

Pokud jste například naplánovali, že schůzka bude trvat 15 minut, zajistěte, aby všichni účastníci dodrželi časový limit a drželi se daného tématu. Pro jakékoli cizí problémy, které nelze vyřešit v nastaveném časovém rámci, lze zavést samostatné uspořádání.

Kromě výše uvedeného neustále hledejte způsoby, jak si uvolnit čas. Díky tomu budete efektivnější. Všech pár minut uložených z každé aktivity, když se na konci dne spojí dohromady, může významně změnit.

4. Využijte pravidlo 80/20

Čím větší podnikání roste, tím více povinností existuje a tím větší je potřeba efektivního řízení času.

To, co mohlo začít jako operace pro jednoho člověka, by se mohlo rychle stát tak masivním, s tak neuvěřitelnými požadavky, že by se věci vymkly kontrole, kdyby nebylo zavedeno správné řízení.

Typické povinnosti, na které se budete muset předem připravit, zahrnují vytváření a správu obchodních strategií, dohled nad pracovníky, žonglování s účty, získávání dalších obchodních příležitostí.

Je proto důležité najít efektivní způsob péče o všechny úkoly a stále mít život. Jako obchodník vás může natolik dohnat, že tvrdě pracujete na dodržování termínů, že nezjistíte, jaké jsou priority a co vlastně kradou váš čas, okamžik za okamžikem.

Podle pravidla 80/20 je 80% výsledků získáno z 20% investovaného času a úsilí. Toto pravidlo podtrhuje důležitost upřednostnění času na to, co je nejproduktivnější. Určete konkrétní úkoly, které mají největší dopad na vaše podnikání, a vyhraďte si čas na každodenní práci.

Pokud je 80% vašich obchodních výsledků výsledkem 20% času a úsilí, které jste vložili, pak je to procento, na které byste měli zaměřit většinu své pozornosti.

Mnoho podnikatelů váhá, pokud jde o outsourcing a delegování úkolů, protože mají pocit, že to slouží pouze ke zvýšení jejich nákladové základny.

Ale když se podnikání rozšíří a je čas pro vás najmout lidi, aby pro vás pracovali, trénujte je na 20% a přiřaďte jim tyto úkoly. Tímto způsobem bude podnik schopen generovat dost na pokrytí nákladů na najímání nových pracovníků. Díky této replikaci budou operace efektivnější a výnosnější.

Sledujte, jak trávíte čas

5. Proveďte audit

Vyhraďte si jeden týden, během kterého budete udržovat podrobný záznam o svých aktivitách a množství času stráveného každou činností. Čím podrobnější budete, tím přesnější bude analýza.

Nejlepší způsob, jak k tomu přistupovat, je rozdělit den na 15- nebo 30minutové bloky a poté si zapisovat, co děláte během těchto časových úseků. Toto cvičení vám pomůže počítat každou sekundu.

Časové výkazy nejsou nutné pouze pro korporace. Jsou užitečné pro podniky na všech úrovních, včetně nezávislých a živnostníků. Můžete se rozhodnout, že si ponecháte denní počítačový časový rozvrh nebo papírový časový rozvrh.

Alternativně můžete jednoduše mít notebook nebo deník, který si vezmete kamkoli s sebou, a nastavit připomenutí, která vám pomohou zajistit, že budete i nadále udržovat správný protokol o využití času.

Jakmile se pustíte do auditu tímto způsobem, budete potřebovat disciplínu k jeho udržení. Cílem tohoto cvičení je mít záznam, který lze analyzovat. Vedení průběžného protokolu o vašich aktivitách a času stráveném vám pomůže zjistit, kam jde váš čas, a zbavit se plýtvání časem.

Mezi takové osoby, které utrácejí čas, patří zbytečné schůzky, práce, kterou by měli dělat ostatní, přerušení telefonu nebo e-mailu, duplikace úkolů, činnosti s nízkou prioritou, hašení požárů, špatné plánování a dezorganizace.

Budete schopni určit, co je ve vašem běžném dni neproduktivní, rušivé a zbytečné. Cokoli, co přímo nepřispívá nebo nepodporuje plnění vašich rolí a odpovědností, je červenou vlajkou.

Tento proces vám také umožní identifikovat produktivní činnosti, abyste mohli určit, zda je čas jim přidělený opravdu vhodný. Budete mít jasnou představu o tom, kolik se investuje do 20% aktivit, které generují 80% výsledků ve vašem životě a podnikání.

6. Přijměte podpůrná opatření

Plánovat dopředu

Naplánujte si den, týden a měsíc předem. Vaše plánování by mělo zohledňovat krátkodobé, střednědobé a dlouhodobé cíle. Nedostatek strukturované metody řízení času vede k potížím, včetně chybějících termínů, nevyvážených obchodních a osobních závazků a tlaku ze strany závazků ostatních.

To má za následek zhoršení. Výkon je negativně ovlivněn a namísto toho, aby byl ziskový, činnosti se stávají zatěžujícími. Naproti tomu plánování dopředu a uplatňování správných principů řízení času je důsledně činí obvyklými. Začnou plynout přirozeně jako součást vašeho každodenního života.

Komunikovat

Zapojte zúčastněné strany do rozhodnutí, do kterých se pustíte. Komunikujte se svými kolegy, manažery, dodavateli, dalšími týmy a zákazníky, kteří mají skutečný zájem a budou ovlivněny vámi provedenými změnami.

Sdílejte tyto informace se členy vaší domácnosti, aby vás mohli podpořit a poskytnout vám prostor, který potřebujete, abyste mohli pokračovat.

Uspořádejte své úkoly

Začněte s odchozími úkoly, než se pustíte do příchozích úkolů. Nejprve pošlete důležitou komunikaci, která je pro daný den nutná. Poté, co to odstraníte z cesty, se vyrovnejte s vyřizováním příchozí pošty.

Než začnete pracovat na nových, vytvořte si zvyk začít s čekajícími povinnostmi. Před zahájením nových úkolů odstraňte nevyřízené položky.

Automatizovat, kde je to možné

Automatizujte své každodenní úkoly co nejvíce. Například pokud vaše práce vyžaduje hodně čtení a psaní, můžete ušetřit čas pomocí bezplatných aplikací převodu textu na řeč a řeči na text.

Odpočívejte dostatečně

Nezapomeňte si mezi úkoly dělat krátké přestávky. Tím zabráníte hromadění stresu na mysli a těle. Když budete mít dostatek času na odpočinek a osvěžení, budete produktivnější a vaše mysl ostražitější.