Obsah:
- 1. Použijte „metodu“ na šílenství
- 2. Automatizace
- 3. Technologie
- 4. Monitorování
- 5. Vlastnictví
- Závěr
Pět tipů a triků ke snížení nákladů (pro vlastníky firem)
Marten Bjork přes Unsplash.com
V této ekonomice se generální ředitelé snaží dosáhnout dvou věcí: zvýšit příjmy a snížit náklady. Úspěšné řízení těchto dvou oblastí, výnosů a nákladů, přináší vyšší zisky. Správa pouze jednoho a ignorování druhého často znamená bolesti hlavy a stres a v některých případech zavírání dveří.
Pro generální ředitele a vlastníky firem je snadné soustředit se na zvýšení příjmů. Zvýšení výnosů znamená pracovat na úkolech, které jsou kriticky důležité, nebo jinými slovy, pracovat na úkolech, které jsou „obchodem“: tj. Vytvořit lepší widget, prodat velké účty a najít nebo zvýšit konkurenční výhodu.
Pro mnohé je kontrola a snižování nákladů dodatečným nápadem, někdy rozptylováním. Náklady přímo spojené s výnosy jsou obvykle velmi pečlivě sledovány. Patří sem náklady na materiál, prodej a práci. Některé náklady spojené s „řízením podniku“, jako jsou účetní funkce (např. Mzdy, prodej, prodej), správu lidských zdrojů a správu záznamů lze však snadno ignorovat.
Nekontrolování nebo monitorování těchto nepřímých nákladů obvykle vede k sněhové kouli problémů, jako je zvyšování plýtvání, riziko podvodu, zvýšené náklady na pracovní sílu a vyšší náklady příležitosti. Zde je pět způsobů, jak může generální ředitel nebo vlastník firmy lépe spravovat a snižovat své nepřímé náklady.
1. Použijte „metodu“ na šílenství
Jednou z prvních věcí, které musíte udělat, abyste získali kontrolu nad činností, kterou vy nebo vaše firma provádí, je použití metodiky nebo systému na tuto činnost. Například místo toho, abyste při každém hledání něčeho konkrétního přehodili náhodný neorganizovaný stoh papírů, můžete papíry seřadit podle abecedy podle tématu. To vám umožní rychlejší vyhledání toho, co hledáte, pokaždé, když přistoupíte k tomuto stohu papírů.
Uplatnění systému abecedního řazení papírů znamená, že věci najdete spíše za pár sekund než za minuty. Znásobte tyto úspory pokaždé, když něco hledáte, a poté spočítejte náklady na svůj čas a začnete vidět, že něco tak jednoduchého, jako jsou abecední papíry, vám může ušetřit peníze.
Abeceda papírů je jen příkladem, s nímž se může každý spojit, což ilustruje neefektivnost útoku na práci, aniž by byl zaveden proces, který pomáhá usnadnit pracovní funkci.
Aplikování standardní metody na obchodní činnost se nazývá „řízení podnikových procesů“ nebo BPM. Použitím výše uvedeného příkladu se papíry magicky ne abecedně abecedují, takže je třeba zavést proces, který zajistí, aby byly papíry uloženy v abecedním stavu.
2. Automatizace
Automatizace procesu může být jedním z nejrychlejších způsobů, jak snížit náklady. To je pravda, náklady. Pokud bude provedena správně, automatizace může snížit nejen náklady na pracovní sílu. Automatizace může také snížit náklady na nápravu defektů odstraněním lidské chyby (a dalších proměnných) z procesu. Automatizace také pomůže odhalit odpad a efektivněji využívat zdroje.
Abychom vyjasnili bod týkající se snižování nákladů na pracovní sílu - automatizace nemusí nutně znamenat, že se budete moci zapojit do rozsáhlého snížení síly. To znamená, že vaši zaměstnanci budou moci přesněji zaměřit své úsilí a zvládnou více práce za kratší dobu.
Automatizace neznamená implementaci robotů nebo utrácení obrovského množství kapitálu ve velkých složitých počítačových systémech. Implementace automatizovaného procesu může být stejně jednoduchá jako vytváření makra v tabulce aplikace Excel, nebo může být stejně složitá jako implementace zcela nové platformy pro zobrazování dokumentů. V obou případech, podobně jako při použití „metody šílenství“, byste měli být schopni určit, kde se čas a / nebo materiály ukládají, a přeložit to do dolarů.
3. Technologie
Technologie je prostředek k automatizaci, ale neměla by být zaměňována s automatizací. Jak je uvedeno výše, automatizace může být stejně jednoduchá jako použití aplikace Excel k výpočtu využití materiálů nebo databáze aplikace Access k implementaci jednoduchého systému sledování pracovního toku. Technologie umožňuje zachytit informace v měřítku, které je v manuálním procesu nedosažitelné.
Používání správné technologie pro správnou práci by mělo zlepšit kvalitu, zvýšit rychlost a snížit množství odpadu. Technologie by neměla být omezena, protože pouze motor, který pohání, pracuje prostřednictvím kroků zlepšování procesu, lze jej také použít k zavedení práce do systému (např. Skenování papírového dokumentu nebo přijetí e-mailu) a ukončení práce ze systému (např., plnění tisku nebo propojení výstupních dat).
Správná technologie by měla vašim zaměstnancům usnadnit život a začít shromažďovat cenné informace o tom, jak dobře vaše společnost provádí své základní i administrativní procesy.
4. Monitorování
Informace jsou klíčem ke zlepšování procesů. Nezáleží na tom, zda jsou tyto informace shromažďovány prostřednictvím automatizovaného procesu nebo zda jsou tyto informace kompilovány pomocí technologie. Důležité je, abyste měli informace na dosah ruky, abyste mohli identifikovat klíčové vzorce a trendy a určit trajektorii nákladů pro vaše procesy. Jako generální ředitel jste již obeznámeni s prováděním tohoto typu monitorování s finančními údaji, tržními údaji a při čtení klíčových ukazatelů výkonu vašeho hlavního podnikání.
Informace o všech procesech ve vašem podnikání by měly být k dispozici všem zúčastněným stranám ve vaší organizaci. To umožňuje těmto zúčastněným stranám (tj. Vedoucím kanceláře, vedoucím nákupu, vedoucím skladu atd.) Provést stejnou analýzu, jakou byste provedli pro své podnikání jako celek, ale na úrovni, která odpovídá jejich oblasti odpovědnosti. Nyní jsou vaše zúčastněné strany oprávněny činit informovaná rozhodnutí o smysluplné změně procesu. Mohou vidět výhody (nebo jejich nedostatek) těchto změn a zahájit proces vyhánění vad procesu a nákladů.
5. Vlastnictví
Nyní, když mají vaše zúčastněné strany informace k monitorování jejich procesů, začnou pociťovat větší odpovědnost a odpovědnost, než jen správu současného stavu. Účastníci procesu, kteří mají pocit, že přispívají k blahobytu společnosti, tráví více času strategickým přemýšlením o tom, jak mohou organizaci ušetřit čas, peníze a další zdroje; spíše než reaktivně řídit krize a překročení nákladů.
Někdy může být pro generálního ředitele obtížné vzdát se kontroly nad určitými procesy. Kolikrát jste řekli: „Všechny výdaje přesahující 1000 $ musí mít můj souhlas,“ nebo „Musím schválit všechny nové požadavky na pronájem“? To zpomalí pružnost vaší společnosti; nechat své manažery dělat svou práci, vám umožní dělat vaši. Vzdání se vlastnictví vašim manažerům je mnohem snazší, když jsou zavedeny metody, technologie a monitorování.
Závěr
Změna způsobu podnikání vašeho podniku vždy stojí (tj. Implementace změny procesu). Jakákoli změna procesu by si měla zasloužit alespoň rychlou analýzu nákladů a přínosů. Čím větší je změna, tím hlubší je analýza. Analýza změny procesu může být komplikovaným úsilím. Vyčíslení úspor nákladů v oblastech, jako je odpad a kvalita, může být obtížnější než v případě času a zdrojů.
Implementace metody, automatizace, technologie, monitorování a vlastnictví vám přináší blíže k schopnosti identifikovat skutečné náklady na zlepšení tím, že vám poskytne informace nezbytné k provedení těchto rozhodnutí. Zlepšení procesu obvykle vyžaduje čas a v některých případech jsou náklady na zlepšení procesu v projektu načteny zepředu. Neztrácejte ze zřetele dlouhodobé cíle a opusťte projekt zlepšování procesů příliš brzy.
Tyto způsoby řízení nákladů jsou časově testovány. Na trhu existuje mnoho metodik, které můžete implementovat, a také softwarová / hardwarová řešení, která vám poskytnou informace nezbytné pro efektivnější provoz vašeho podnikání. Jako generální ředitel je na vás, abyste zahájili proces změny.