5 pravidel pro profesionálnější e-maily

Udržujte svůj písemný komunikační profesionál

Pravděpodobně jste to už slyšeli: „Jak píšete, je stejně důležité jako to, co píšete.“ V dnešní době je něčí „osobní značka“ vším - online i v profesionálním světě. “ Udržování profesionality vašich e-mailů bude dlouhou cestou k podpoře vaší osobní značky.

V mnoha ohledech umožňují e-mailové programy a programy rychlých zpráv vizuální ekvivalent odposlechu telefonního rozhovoru. Existují blogy, které poskytují rady, jak napsat e-mail, „jako by byl jednoho dne přečten v soudním depozitu.“ Tyto blogy mají spoustu rad o tom, co nedělat, ale jen velmi málo o tom, co by měl člověk dělat, nebo proč je to důležité.

Tady je mých pět nejlepších pravidel „co nedělat“ a návrhy, co místo toho udělat:

Pravidlo 1: Buďte si vědomi svých reakcí (alias „No Venting“)

To může být nejtěžší sledovat. Zde je nejběžnější situace, kterou jsem pozoroval:

Něco uslyšíte na virtuální schůzce a vaší reakcí je okamžité odeslání okamžité zprávy, emodži (pokud to váš chat má) nebo e-mail někomu, kdo je také na schůzce.

Jaké je riziko?

Pokud osoba, které posíláte komentář, sdílí svou obrazovku s větším publikem, ale tato osoba zapomněla vypnout svá e-mailová upozornění nebo ponechat zavřenou obrazovku chatu… vaše komentáře jsou nyní veřejné.

Nemysli ani na minutu, že si toho nikdo nevšiml - věř mi, KAŽDÝ to viděl.

Co dělat?

1. Pokud je váš komentář relevantní k tématu schůzky: promluvte na schůzce.
2. Pokud je váš komentář pouhou střevní reakcí: nechte si ho na chvíli pro sebe a poslouchejte trochu blíže rozhovoru. Je možné, že tvrzení, na které jste reagovali, bylo jen částí příběhu.
3. Počkejte až po schůzce: pokud to bylo opravdu tak dobré nebo špatné, uložte si to pro soukromou diskusi po skončení schůzky.

Pravidlo 2: Zkontrolujte, komu se váš e-mail chystá

Vzhledem k rychlému obchodnímu tempu jsme všichni neustále ve střehu a vše je splatné včera.

Zde je pravděpodobný scénář:

Někdo pošle e-mail. Pak se za pět minut nebo méně tato osoba objeví u vašeho stolu, zavolá nebo posílá IM zprávy „Dostali jste můj e-mail?“

Nakonec se naučíte přestat dělat, co děláte, abyste si přečetli každý e-mail, který přijde okamžitě. Výsledkem je, že jste také motivováni okamžitě reagovat.

Poté zjistíte, že vaše odpověď byla doručena nesprávné osobě ve společnosti.

Jak se to stalo?

Možná jste místo zvyku zaslat e-mail jako začátek vedlejší konverzace ze zvyku stiskli „odpovědět všem“. Možná odesílatel zadal špatné jméno, nebo máte stejné jméno jako někdo jiný ve společnosti.

Co dělat?

1. Než stisknete Odeslat: věnujte minutu další korektuře všeho: seznamu příjemců, vašeho e-mailu obecně (možná vaše zpráva není jasná, vynechali jste slova atd.);
2. Pokuste se zprávu zrušit, jakmile si chybu uvědomíte. Pokud funkce „Vyvolat tuto zprávu“ nefunguje:

Pravidlo 3: Udržujte osobní údaje oddělené od profesionála

Pokud jste to sami neudělali, slyšeli jste takové příběhy:

Velmi osobní e-mail byl zaslán nejen zamýšlené osobě, ale také CELÉ SPOLEČNOSTI.

YIKES !!! Faktor rozpaků je mimo grafy… jak pro odesílatele, tak pro příjemce.

Co dělat?

VŽDY udržujte svou práci a své osobní e-maily oddělené a vyhněte se přihlašování k online verzi svých účtů Gmail, MSN, Yahoo nebo Hotmail z notebooku vydaného pro práci (nebo stolního počítače).

Je jednodušší kombinovat osobní a pracovní e-maily do jednoho místa, takže můžete sledovat oba. Nyní, když jsou naše mobilní telefony stejně chytré a výkonné jako naše notebooky (tablety atd.), Již není nutná kombinace e-mailových adresářů.

Pravidlo 4: Buďte si vědomi svého publika

I když je váš e-mail určen pro konkrétní publikum, má potenciál být předán komukoli, kdekoli ve společnosti nebo mimo ni.

V podnikovém světě nikdy nepíšete jen svému příteli nebo spolupracovníkovi. Vždy byste měli předpokládat, že e-mail bude číst někdo výše ve společnosti. Nejlepším řešením je přistupovat ke každému e-mailu, jako byste psal svému nadřízenému, nadřízenému nebo jeho klientovi.

Současně nepoužívejte oborový žargon, zkratky nebo slova, která by mohl používat pouze váš profesor vysokoškolské literatury. Tyto věci nedělají, abyste vypadali chytřeji… jen to otravuje čtenáře (čtenáře) a ztěžuje pochopení vaší zprávy.

PRAVIDLO 5: Sledujte svůj jazyk

To neznamená jen „žádné nadávky“ (nebo udržujte „PG“ jako hodnocení filmu) - to by mělo být zřejmé. Pokud tomu tak není, očekávejte rozhovor s Lidskými zdroji.

„Pozor na jazyk“ také znamená ponechat „PC“ (politicky korektní).

PAMATUJTE: Váš e-mail si mohl přečíst kdokoli ve společnosti i mimo ni. Protože neexistuje způsob, jak zjistit, kdo by mohl být konečným čtenářem, udržujte neutrální jazyk a tón.

Co když si nejste jisti?

1. Nechte důvěryhodného kolegu přečíst e-mail a poskytnout zpětnou vazbu nebo návrhy, jak by mohla být zpráva lepší.
2. Napište e-mail (bez příjemců) a poté jej na chvíli uložte do složky „koncept“. Následující den (nebo později v ten den, pokud máte termín) si to prohlédněte.

• Stále říká, co jste si mysleli, že píšete?
• Zobrazuje vás e-mail jako profesionála? Pokud ne, opravte to nebo požádejte o pomoc.

Při zveřejňování příspěvků na sociálních sítích buďte velmi opatrní.

Pokud jste vlastníkem malé firmy, nezávislým dodavatelem atd. - měli byste mít pro své podnikání samostatné stránky sociálních médií. Ujistěte se, že vaše komentáře a příspěvky by měly přímo souviset s produktem nebo službou, kterou nabízíte.

Pokud jste měli špatný den, nevysílejte jej na Facebooku nebo Twitteru a nevyhazujte společnost, pro kterou pracujete. Vaši spolupracovníci nebo nadřízení přátelé z Facebooku (minulí i současní) možná nerozumí. Mnoho společností nyní navíc má programy, které sledují, jak a kdy je jejich firemní název používán a kým (podívejte se do příručky vaší společnosti).

Nezapomeňte - potenciální zaměstnavatelé se pokusí dostat na vaše stránky, aby se rozhodli, zda jste pro danou práci „vhodní“. Nestačí jen zpochybnit vaši reputaci (osobní značku) a ztratit se na pohovoru nebo pracovní nabídce.

Váš nejlepší plán: zvedněte telefon (ano, ta věc s čísly na něm) a zavolejte někomu, komu důvěřujete, abyste se zbavili svých frustrací.

Když pracujete v podnikovém prostředí, je důležité si uvědomit, že žádná z vašich komunikací není soukromá. Každý e-mail, který pošlete (interní i externí), si může přečíst kdokoli, kdo má o dané téma zájem. Řekněte špatnou věc, odpovězte na všechny nebo ji pošlete nesprávné osobě, což by mohlo ohrozit vaši profesionální pověst (osobní značku), vaši práci a společnost.

Na konci je nejlepší radou použít pouze zdravý rozum a udržovat osobní oddělení od podnikání, jak jen můžete. Jak film Kmotr z roku 1972 připomíná - „Není to osobní, je to obchodní.“