27 tipů, jak se připravit a poskytnout hodnocení výkonu zaměstnanců

Hodnocení výkonu zaměstnance

Hodnocení výkonu zaměstnance může být tím nejtěžším, co jako vůdce děláte. V zásadě musíte vzít jejich výkon za stanovené časové období a shrnout to do několika kousků papíru, které by mohly určit jejich budoucnost s vaší organizací. Pokud uděláte špatnou recenzi, mohla by být osoba navždy zaseknutá v aktuální poloze. Pokud dáte hvězdnou recenzi, můžete je přimět k lepším věcem. Nejhorší na tom je, že byste mohli podat nepřesnou recenzi, která by v budoucnu mohla situaci ještě zhoršit.

Tato příručka vám pomůže ve všech aspektech procesu kontroly výkonu zaměstnanců.

Trapná kontrola výkonu

Jak se připravit na kontrolu výkonu zaměstnanců

Než začnete psát nebo provádět kontrolu výkonu, musíte se na to připravit. Tipy níže vysvětlují, jak to udělat.

1. Uchovávejte záznamy o jejich aktivitách. Zapište si aktivity zaměstnance do papírového nebo počítačového protokolu. Nezapisujte si základní povinnosti, kterých se od nich očekává. Místo toho si poznamenejte veškerá pozitivní nebo negativní opatření, která přijali a která by ovlivnila jejich kontrolu výkonu. Mějte na paměti, že některé organizace mohou vyžadovat, aby byli zaměstnanci informováni, pokud je o nich uchovávána nějaká dokumentace.
2. Uchovávejte kopie provedených prací. Pokud zaměstnanec odvede vynikající práci na hlášení, uchovejte si jeho kopii. Pokud obdržíte e-mail od jiné osoby, která chválí zaměstnance za dobře odvedenou práci, uschovejte si také jeho kopii. Totéž platí pro všechno špatné, co se týče zaměstnance. Stejně jako v posledním tipu bude možná nutné, aby byl zaměstnanec informován o veškeré dokumentaci, která je k němu vedena.
3. Pravidelně poskytujte zpětnou vazbu. Nečekejte, až vám recenze poskytne zpětnou vazbu o jejich výkonu. Poskytujte jim nepřetržitou zpětnou vazbu, aby věděli, zda dělají dobrou práci nebo zda existují oblasti, na kterých je třeba pracovat. To jim dává čas na zdokonalení v oblastech, o kterých jste diskutovali. Pokud se zaměstnanec nezlepší, můžete v hodnocení uvést, že jste mu poradili, kde se musí zlepšit, ale neučinili to.
4. Promluvte si se svým nadřízeným. Pokud máte na přípravu obtížné hodnocení, proberte to se svým nadřízeným. Poraďte jim o svých obavách a svých myšlenkách. Vždy je lepší odrazit některé nápady od někoho jiného. Navíc, pokud se jedná o špatnou recenzi, měl by o tom být informován váš nadřízený.
5. Zkontrolujte standardy. Zajistěte, abyste při každé kontrole dodržovali standardy stanovené vaší organizací. Tím zajistíte, že někomu nedáte dobré hodnocení, pokud by mohl být jen standardní. Nebo standardní hodnocení, když někdo může být skutečně chudý. Snažte se zůstat co nejvíce konzistentní.

Zaznamenávání poznámek při psaní kontroly výkonu zaměstnanců vám pomůže zajistit, že vám nic neuteče.

Autor: StartupStockPhotos, veřejná doména, přes Pixabay

Jak napsat recenzi výkonu zaměstnance

Nyní, když jste připraveni na kontrolu výkonu zaměstnanců, je čas to napsat. Níže uvedené kroky jsou pokyny, kterými byste se měli řídit při psaní.

1. Vytáhněte veškerou dokumentaci týkající se zaměstnance. To by zahrnovalo veškeré poznámky, které jste si vzali, kopie dokumentů týkajících se zaměstnance, jejich spis a pracovní standardy. Také nikdy neuškodí použít tuto příručku jako referenci.
2. Pište pouze na základě jejich výkonu. Nepište hodnocení na základě vašich osobních pocitů zaměstnance nebo podle toho, co ostatní lidé tvrdí, že zaměstnanec dělá nebo nedělá. Hodnocení musí být založeno na pozorovatelném pracovním výkonu a to samotném.
3. Začněte tím, jaké jsou obecné povinnosti zaměstnance. Nepište, co od nich očekáváte, ale vysvětlete, za co jsou zodpovědní. To vám pomůže, když budete odkazovat na jejich skutečný pracovní výkon.
4. Při psaní skutečného výkonu nikdy nepoužívejte slovo „obvykle“. Někdo obvykle nemůže být v něčem dobrý nebo špatný. Buď jsou, nebo nejsou. Obvykle je slovo příliš vágní.
5. Nikdy nepoužívejte slovo „postoj“. Toto slovo má vždy negativní konotaci. I když říkáte, že má někdo dobrý přístup, zní to negativně. Místo toho používejte slova jako „vystupování“ nebo „výhled“.
6. Nezačínejte příliš mnoho vět se slovem „vy“. Pokud začnete větou za sebou slovem „vy“, zní to, jako byste na ně ukazovali prstem, i když to má být kladné. Například: „Tento úkol jste zvládli dobře. Zvládli jste to efektivně. Dokončili jste ho rychle.“ Jediné, co slyším, když čtu, je „ty, ty, ty“.
7. Začněte s dobrými, pak skončete se zlými. Váš zaměstnanec bude vždy nervózní, když začnete číst hodnocení. Pokud začnete s pozitivy, uvolní se. Pak můžete jít do negativu, pokud existují.
8. Neříkejte jen to, že je někdo dobrý nebo špatný. Musíte poskytnout toto odůvodnění. Neříkejte jen: „Jste skvělí v psaní více formulářů najednou“, aniž byste uváděli, proč je to skvělé. Šetří to čas? Pomáhá procesu tím, že je rychlejší? Co? To platí zejména v případě, že chcete říct něco špatného. Například „Nepodařilo se vám dokončit více úkolů včas.“ Proč selhali? Jaký dopad to mělo? To nejen ospravedlní vaše hodnocení zaměstnance, ale také jim otevře oči, aby to viděli na papíře.
9. Pokud k chybě došlo pouze jednou nebo dvakrát, nebo neměla závažnou povahu, jednoduše ji ignorujte. Pokud někdo udělá pouze jednu zásadní chybu za období jednoho roku, je to ve skutečnosti docela dobrý záznam. Při jejich hodnocení byste se neměli zabývat tou jedinou chybou.
10. Pokud během hodnotícího období obdrží zápis, můžete je v hodnocení zmínit, ale buďte struční. Pokud chyby nebo příkladné chování přetrvávaly i po zapsání, můžete to zdokumentovat v hodnocení. To pomůže ještě více ospravedlnit hodnocení výkonu. Pokud po zapisování neudělali nic jiného pozoruhodného, ​​poznamenejte si to také.
11. Poskytněte několik cílů. Při každém hodnocení uveďte cíle, které mají splnit v příštím hodnotícím období. Zaměřte tyto cíle na jejich negativa, aby věděli, co od nich očekáváte. Pokud neexistují žádné negativy, uveďte, čeho dalšího by měl zaměstnanec dosáhnout.
12. Pokud udělíte celkové hodnocení, které je dobré nebo špatné, ujistěte se, že máte několik dalších hodnocení, která toto celkové hodnocení podporují. Někdo nemůže být v dané kategorii mírně dobrý a zaslouží si celkově skvělé hodnocení. Totéž platí, pokud jim udělíte celkově špatné hodnocení. Jen pár chyb neospravedlňuje celkově hrozné hodnocení.
13. Pokud je necháte odhlásit se na hodnocení, ujistěte se, že část hodnocení je na jedné ze stránek, které podepisují. Nedělejte to na samostatné stránce. Pokud se přihlásí na stránku, která má část hodnocení, prokáže se, že šlo o stejné hodnocení, jaké obdrželi. Pokud se později stěžují, že to nebylo stejné hodnocení, můžete ukázat, že to bylo.
14. Požádejte někoho jiného, ​​aby hodnocení zkontroloval. Měl by to být někdo na stejné úrovni jako vy nebo vyšší, jako váš šéf. Další sada očí je vždy dobré vidět, jestli jste udělali nějaké chyby, něco nepropásli atd.
15. Nakonec jděte se svým instinktem. Znáte zaměstnance. Jednali jste s nimi. Jděte s tím, co považujete za správné.

Hororový příběh o hodnocení výkonu zaměstnanců

Můj nadřízený v té době dal dalšímu zaměstnanci kontrolu výkonu. Součástí kontroly byla krycí list, kde bylo možné odškrtnout individuální hodnocení zaměstnance. Můj nadřízený měl v úmyslu dát zaměstnanci několik „nadstandardních“ hodnocení a zbytek bude „standardní“. Místo toho omylem dala několik hodnocení „Vynikající“ a zbytek „Nadstandard“. Zjistila to poté, co provedla hodnocení.

Pokusila se to napravit poté, ale zaměstnanec odmítl podepsat nové hodnocení, což způsobilo jen další problémy.

Jak poskytnout efektivní hodnocení zaměstnanců

Jak provést kontrolu výkonu zaměstnanců

Je čas na nejtěžší část procesu - provést samotnou kontrolu. Níže uvádíme několik obecných tipů týkajících se tohoto procesu.

1. Nečtěte hodnocení od slova do slova. Shrňte a promluvte se zaměstnancem. Podívejte se na ně do tváře a buďte v tom polo ležérní. Budou se cítit více v pohodě. Nechte je také mluvit. Jejich reakce vám pomůže vést, kam máte během hodnocení jít.
2. Neukazujte příliš mnoho emocí. Nechal jsem zaměstnance plakat, křičet a hodit hodnocení zpět na mě, když s tím nesouhlasili. Nebuďte naštvaní nebo naštvaní. Pokud projevíte emoce, bude mít zaměstnanec pocit, že nepodporujete to, co jste napsali, nebo může použít vaše emoce proti vám.
3. Buďte připraveni na neočekávané. Možná si myslíte, že víte, jak bude zaměstnanec reagovat, ale není tomu tak vždy. Buďte připraveni podpořit hodnocení příklady jejich výkonu, abyste zabránili výbuchům nebo překvapeným reakcím.
4. Hodnocení vždy ukončete nabídkou pozitivních a povzbudivých slov. Neukončujte to špatnou notou, dokonce ani s hrozným hodnocením. Povzbuďte je, aby se zlepšovali, a nabídněte jim podporu.
5. Dejte špatná hodnocení těsně před volnými dny zaměstnance. To jim umožní příští týden se ochladit a vrátit se v lepší náladě.
6. Během hodnocení mě vždy někdo posaďte. Budou sloužit jako svědek a budou vás udržovat v klidu, pokud dojde k něčemu špatnému. Navíc si mohou dělat poznámky, pokud očekáváte, že to bude obtížné hodnocení.
7. Poskytněte zaměstnanci jakékoli poznámky nebo kopie uchovávané po celý rok. To jim umožní vidět, jak postupují, připomenout jim určité incidenty atd. Mějte na paměti, že některé interní dokumenty pro ně nemusí být, takže v tomto ohledu dodržujte zásady vaší organizace.
8. Na konci hodnocení se zeptejte zaměstnance, jestli má nějaké otázky. To jim umožní opustit místnost s jasnou představou o tom, co se právě stalo.

Po přezkoumání výkonu zaměstnanců

Po provedení hodnocení je třeba udělat několik věcí:

• Vymažte všechny poznámky a vytáhněte všechny dokumenty, které se mohou týkat předchozího roku. Pokud se jedná o roční revizi, pak v zásadě začínají znovu pro příští rok. Vždy by měli mít nový začátek.
• Poskytněte kopii hodnocení zaměstnanci. To může provést vaše vlastní oddělení lidských zdrojů, ale pokud ne, zajistěte, abyste kopii hodnocení poskytli přímo zaměstnanci.
• Zkontrolujte proces hodnocení jako celek. Zkontrolujte vše, co jste udělali při přípravě, psaní a provádění hodnocení. Pokuste se najít oblasti, ve kterých byste mohli vylepšit další hodnocení, které zpracováváte.

Pamatujte - hodnocení by nemělo být pro zaměstnance překvapením. Měli by si být dobře vědomi svého pokroku v průběhu hodnotícího období.

© 2012 David Livermore