Obsah:
- Pravidla projektového řízení
- 1. Pochopte rozsah
- 2. Pochopte cíle zúčastněných stran
- 3. Plán
- 4. Pohotovost
- 5. Komunikujte s týmem
- 6. Otestujte včas / prototyp
- 7. Monitor
- 8. Reportujte klientovi a zvládněte očekávání
- 9. Doručte
- 10. Uspořádejte setkání / poučení
Postupujte podle těchto pravidel, aby byl jakýkoli projekt plně funkční.
Canva.com
Řídím projekty a portfolia projektů již více než 30 let a ze všech těchto projektů jsem se naučil několik zlatých pravidel, která jsou u všech typů projektů standardní. V tomto článku se s vámi chci o některé z nich podělit.
Pokud použijete tato pravidla na jakýkoli projekt, který provádíte, budete mít s největší pravděpodobností úspěšný projekt bez stresu!
Pravidla projektového řízení
- Pochopte rozsah
- Pochopte cíle zúčastněných stran
- Plán
- Pohotovost
- Komunikujte s týmem
- Předčasné testování / prototyp
- Monitor
- Reportujte klientovi a spravujte očekávání
- Doručit
- Uspořádejte setkání / poučení
1. Pochopte rozsah
Mohlo by se zdát, že říkám zřejmé, ale je důležité, abyste věděli, o čem projekt je. Co se snažíte vybudovat nebo dosáhnout? Existuje pro projekt písemná specifikace, kterou musíte dodržovat? Jaké jsou obchodní cíle, které řídí projekt?
Promluvte si s lidmi zapojenými do rozhodnutí pokročit v projektu. Může to být prodejce ve vaší organizaci (pokud projekt děláte jako prodejce jiné společnosti) nebo osoba ve vedoucí organizaci ve vaší organizaci, pokud se jedná o interní projekt.
Zjistěte, jaká jsou očekávání vašeho klienta (ať už interního klienta nebo externího klienta). Udělali už něco podobného dříve a jak se cítí, že projekt proběhl - co bylo dobré a co by se dalo udělat lépe?
Ujistěte se, že rozumíte všem technickým požadavkům na projekt - v případě potřeby si promluvte s technickou osobou ve vašem týmu nebo se svým IT manažerem / odd.
2. Pochopte cíle zúčastněných stran
Před zahájením projektu se pokuste zjistit, kdo jsou všichni zúčastnění. Například pokud děláte projekt pro externího klienta, můžete mít následující zúčastněné strany:
- Obchodní sponzor - to je osoba, která strčí ruku do kapsy a utrácí peníze s vámi nebo vaší organizací. Budou chtít dodávku včasné kvality bez dalších poplatků dohodnutým.
- Manažer klientského projektu - to je osoba ve vaší klientské organizaci, s níž budete během projektu nejvíce v kontaktu. Budou chtít bez stresu a bezproblémový projekt. Budou chtít vypadat dobře v očích svého šéfa a možná zjistíte, že jejich odměna nebo bonus budou záviset na úspěchu projektu.
- Klientský expert - možná budete muset v určitém okamžiku projektu spolupracovat s klientským expertem. Budou chtít mít vstup a slovo v designu a budou chtít cítit, že jejich odbornost je slyšet a dbát. Obvykle také nebudou mít dostatek času (vzhledem k tomu, že jsou odborníky ve svém oboru)
- Jiní prodejci - někdy zjistíte, že buď budete závislí na vstupu od jiného dodavatele vašeho klienta, nebo budou čekat na vstup od vás. Budete muset spolupracovat (obvykle prostřednictvím svého klientského projektového manažera) s tímto dodavatelem a udržovat je šťastnými.
- Váš vlastní nadřízený - váš nadřízený bude chtít zprávy o tom, jak váš projekt probíhá (abyste zajistili, že budete mít tohoto klienta spokojeného a vyděláte pro vaši organizaci).
Nezapomeňte pochopit od každého ze sponzorů projektu, co z tohoto hlediska učiní tento projekt úspěšným.
3. Plán
Teď to nemohu dostatečně zdůraznit - plán, plán, plán. Seznam úkolů zahrnutých v projektu a požadované zdroje (lidé a věci). Podívejte se na vzájemné závislosti úkolů - co nemůže začít dříve, než začne nebo dokončí něco jiného atd.
Při plánování použijte nástroje jako MS Project nebo dokonce jednoduchou tabulku Excel. Uspořádejte si předem lidi a věci, které budete potřebovat, a naplánujte včasné prototypování a QA k vyžehlení počátečních problémů.
4. Pohotovost
Bez ohledu na to, jak dobrý je váš plán, věci nepůjdou podle očekávání. Život zasáhne. Nezapomeňte do svého plánu přidat nějaké nepředvídané události. Mohou to být další zdroje nebo čas navíc ve vašem rozvrhu, ale to bude znamenat rozdíl mezi klidným doručením a zběsilým 2am pozdě v noci, aby se dostal do finále k doručení.
Pokud je váš projekt určen pro externího klienta, podpořte jej na začátku, aby do rozpočtu začlenil nějakou nepředvídanou událost (asi 10%). To jim umožní určitý prostor pro pohyb v rámci rozsahu a bude to znamenat, že bude snazší dokončit projekt, aniž by bylo nutné při každé malé změně procházet zadáváním zakázek.
5. Komunikujte s týmem
Je pravděpodobné, že tento projekt nedokončíte sami. Nezapomeňte, že váš tým nedokáže číst myšlenky a budete s nimi muset komunikovat, abyste je dostali na palubu, získávat nápady, brainstormovat a informovat je o termínech. Buďte upřímní a poslouchejte jejich myšlenky, jak dělat věci rychleji nebo lépe.
Pokud váš projekt trvá několik týdnů nebo měsíců (nebo dokonce let), dohodněte si s týmem pravidelný čas schůzky. Pokud je váš tým globálně rozptýlen, můžete tuto schůzku uspořádat ve vhodnou dobu pro všechny prostřednictvím konferenčního hovoru nebo relace, jako je relace Zoom nebo Webex.
Ujistěte se, že každý člen týmu rozumí širšímu obrazu a že všichni chápou, jaký dopad bude mít jejich dobrá (nebo špatná) práce na ostatní členy týmu.
Napište krátký projekt, který pomůže novým členům dostat se rychle na palubu a dostat se do rychlosti.
6. Otestujte včas / prototyp
Bez ohledu na to, co stavíte, se nedostaňte příliš daleko do výroby, aniž byste otestovali, jak se vám daří. Pokud je to možné, vytvořte časný prototyp a předejte to rozhodovacím orgánům za jejich vstup. Čím dříve získáte tento vstup, tím méně přepracování budete muset provést později.
První testování nebo prototypy by se měly pokusit otestovat všechny aspekty produktu. Zapojte do tohoto raného testování IT, koncové uživatele, zúčastněné strany a další.
7. Monitor
Jakmile se odhlásíte od raného prototypu a testování, můžete přejít na vývoj v plném rozsahu. Zde bude vynaložena většina úsilí.
Během této fáze je důležité monitorovat váš projekt. Stanovte si průběžné cíle a termíny a nenechte si je ujít - považujte je každý za termín klienta.
Pokračujte v kontrole s týmem a klientem / zúčastněnými stranami, abyste se ujistili, že očekávání jsou stále stejná a že jste v cíli, abyste je splnili.
8. Reportujte klientovi a zvládněte očekávání
Klienti rádi vědí, o co jde. Nelíbí se jim zůstat ve tmě bez zpráv o tom, jak se věci mají. A nemají rádi překvapení.
Nezapomeňte svému klientovi pravidelně podávat zprávy a sdělte mu, jak se s jeho projektem pracuje - jsou to přece jen jeho peníze!
Pokud nedrží svoji stranu dohody (poskytnou zpětnou vazbu, poskytnou cokoli!), Dejte jim vědět a dejte jim vědět, jak jejich zpoždění ovlivní časovou osu nebo rozpočet.
9. Doručte
Přišel den D. Řekněte klientovi před porodem, kdy má porod očekávat - měli by očekávat, že první věc bude ráno, jejich čas, poslední věc v noci, poledne atd.? Klient se může rozzlobit, pokud si myslel, že zásilka s nimi bude první věc toho rána, a vy jste to vlastně chtěli doručit někdy před půlnocí!
Když jste doručili, nezapomeňte klientovi sdělit, že doručení proběhlo, a informujte ho o dalších krocích. Mají se odhlásit, poskytnout zpětnou vazbu, informovat ostatní recenzenty atd.?
Pokud je vaše dodávka softwarová a dodáváte ji elektronicky, nezapomeňte otestovat, že to, co jste nahráli (např. Na server FTP), lze ve skutečnosti úspěšně stáhnout, rozbalit a spustit.
Dávejte si pozor na člena technického týmu, který předpokládá, že právě proto, že jej nahráli, musí tam být úplně a neporušený!
10. Uspořádejte setkání / poučení
Jakmile bude vše odhlášeno a projekt bude uzavřen, plánujte uspořádat kontrolní schůzku. Toto setkání vám dá příležitost získat dobrou zpětnou vazbu (za předpokladu, že jste odvedli dobrou práci!), Zaznamenat, kde lze v budoucích projektech zlepšit, a poskytnout vašemu klientovi zpětnou vazbu o roli, kterou hráli.
Uspořádejte interní schůzku se svým týmem před jakoukoli schůzkou s vaším klientem po přezkoumání projektu.
Buďte upřímní, ale diplomatičtí. Udělejte chválu tam, kde má být pochvala, a poskytněte konstruktivní zpětnou vazbu tam, kde máte pocit, že to příště vylepší proces.
Zjištění zdokumentujte.
© 2009 Kerdon