Porozumění procesům pro ukládání a načítání informací

William Bout, přes Unsplash

Informační systémy a jejich vlastnosti

Informační systémy se starají, vytvářejí, zpracovávají, distribuují a kontrolují data, aby pomohly zlepšit efektivitu a efektivitu organizace. Mezi příklady informačních systémů patří:

• Systém zpracování transakcí (TPS): Odpovědný za zpracování obchodních transakcí. Typy transakcí se mezi organizacemi liší, ale některými příklady mohou být zadávání objednávek, fakturace, šeky, vklady, mzdové systémy, rezervační systémy a řízení zásob. Pomáhají udržovat, přidávat, měnit a odstraňovat data.
• Manažerský informační systém: Pomáhá při plnění úkolů potřebných pro řešení problémů a rozhodování. Pomáhají správě monitorováním výkonu, efektivity, účetnictví a transakčních dat. Některé příklady zahrnují systémy řízení prodeje, rozpočtování, personál a řízení zásob. Tyto informace musí být přesné a relevantní.
• Systémy podpory rozhodování: Pomáhá manažerům při rozhodování. Využívá interní a externí zdroje k analýze stávajících informací a promítání účinků. Pomáhají shrnout zprávy, předpovědi a grafy. Některé příklady zahrnují logistické systémy a tabulky.
• Systémy řízení vztahů se zákazníky (CRM): Majitelé firem používají systémy vztahů se zákazníky k akumulaci a sledování aktivit zákazníků, včetně nákupů, vad produktů a dotazů zákazníků
• Business Intelligence Systems (BIS): Poskytujte analýzy, které předpovídají budoucí vzorce prodeje, shrnují aktuální náklady a předpovídají tržby z prodeje.

Právní a organizační požadavky na informace

Je důležité mít pravidla týkající se bezpečnosti a důvěrnosti informací, protože mohou obsahovat citlivá data, jako například:

• Osobní záznamy
• Mzdové záznamy
• Evidence lidských zdrojů
• Finanční data

Ve špatných rukou by tyto informace mohly představovat hrozbu pro podnik a jeho zákazníky nebo by mohly být použity ke spáchání podvodu, diskriminace a jiného porušení.

Existují zákony, jako je zákon o ochraně osobních údajů z roku 1998, které by při nedodržení mohly vést k právním krokům.

Výběr informací, které chcete uložit

Organizace nemohou uchovávat všechny informace, které získají. Ukládání nesprávných nebo irelevantních informací je k ničemu a zabírá cenné místo, což ztěžuje načítání informací.

Při rozhodování o tom, které informace by měly být uloženy, bude rozhodnutí v první řadě záviset na právních požadavcích týkajících se každého konkrétního typu informací. Například právní požadavky stanoví, že:

• Organizace musí uchovávat záznamy o lidských zdrojích po dobu šesti let po skončení pracovního poměru zaměstnance
• Záznamy o zdraví a bezpečnosti musí být trvale uchovávány
• Záznamy o účtech musí být uchovávány po dobu tří až šesti let, v závislosti na typu organizace

Informace, jako jsou osobní údaje týkající se bývalých zákazníků, musí být zlikvidovány, jakmile již nebudou používány. Postupováním podle těchto pokynů můžete zajistit, že se uloží pouze relevantní informace, což usnadní hledání v případě potřeby.

Markus Spiske, přes Unsplash

Zajištění přesnosti informací

Zákon o ochraně osobních údajů z roku 1998 ukládá podnikům povinnost zajistit přesnost osobních údajů, které uchovávají. Tyto informace musí být v případě potřeby vždy aktualizovány. Mezi tyto způsoby patří:

• Používání pravidelně aktualizovaných databází a tabulek
• Nastavení upozornění na informace o zákaznících a zaměstnancích, aby se zajistilo, že budou kontaktováni při aktualizaci systémů
• Využití externích a interních auditů
• Kontrola a revize vašich metod sběru dat

Formátování a doručování informací včas

Informace, které nejsou dodány ve správném formátu, bude nutné před použitím přeformátovat, což způsobí zpoždění a vytvoří riziko náhodného pozměnění. Informace, které nejsou poskytnuty v dohodnutých časových rámcích, nemusí být k ničemu, protože nemusí být dost času na interpretaci dat.

Výběr informací, které chcete odstranit

Organizace stanoví své vlastní pokyny týkající se toho, kdy a jaké informace lze smazat. Tyto pokyny závisí na typu a velikosti organizace, prostoru dostupném v aktuálním nebo aktuálním registračním systému a typu informací.

Informace, které jsou irelevantní, zastaralé nebo nepřesné, mohou být smazány.

Informace v archivovaných souborech lze smazat pouze po uplynutí doby uchování. Osobní údaje nebudou uchovávány déle, než je nutné. Likvidace osobních údajů, pokud již nejsou potřeba, snižuje riziko, že budou nepřesné, zastaralé nebo irelevantní.

Řešení problémů s informačními systémy

Mezi problémy, které se mohou v informačních systémech vyskytnout, a způsoby jejich řešení patří:

• Informace se neukládají správným způsobem. Například: ve špatném pořadí; uchovávání nepotřebných souborů; ukládané duplikáty; a chybějící soubory. Způsob, jak tento problém překonat, spočívá v tom, že organizace má stanovené pokyny, jak ukládat informace, což zrychluje a usnadňuje získávání informací v případě potřeby. Pokud chybí informace, je třeba upozornit správce, protože by to mohlo porušit zákony o ochraně údajů. Dalším způsobem, jak udržet přehled o informacích, je mít systém, který pravidelně kontroluje a likviduje nepotřebné informace.
• Problémy s počítačovými systémy, jako jsou viry. Je třeba je nahlásit IT manažerovi nebo IT technikům.
• V organizacích může dojít k poruchám komunikace, které vedou k tomu, že informace nebudou přenášeny správným způsobem. Pokud je nelze okamžitě vyřešit, je třeba je vyřešit mezi týmem nebo nahlásit manažerovi.
• Většina organizací používá systémy zpracování transakcí ke shromažďování, ukládání, zpracovávání a vydávání funkcí hlavních operací podniku. Informační systémy TPS shromažďují data ze vstupů uživatelů a poté generují výstupy na základě shromážděných dat. Tyto systémy se používají ke zpracování stovek transakcí a vyžadují, aby mnoho uživatelů pracovalo na stejné sadě dat současně. Někdy to způsobí selhání systému. V případě havárie je důležité, aby organizace měla svůj systém zálohovaný, aby nedošlo ke ztrátě informací. Je důležité stanovit pravidla a postupovat je krok za krokem, aby byla transakce považována za úspěšnou.

Účelem ukládání informací je, aby byly uchovávány v bezpečném a zabezpečeném prostředí, v souladu se zákony o ochraně údajů. Je také zákonným požadavkem, aby organizace ukládaly určité informace.