Obsah:
Ať už jde o malování budov, střechy, beton nebo jakýkoli z mnoha projektů oprav a náhrad, všechny začínají na stejném místě - v nabídkovém řízení. To se může zdát jako herkulovský závazek, ale zde je několik rad, které vám s úkolem pomohou.
Před zahájením získávání nabídek je prvním cílem rozhodování o rozsahu práce, která má být provedena. Vyžadují výdaje opravu nebo výměnu? Je to celá součást nebo jen část? Lze práci dokončit ve fázích? Na jaké časové ose musí být práce dokončena? Jakmile je těchto rozhodnutí dosaženo, dalším bodem je sestavení listu specifikací nebo formuláře, který obsahuje přesné podrobnosti o tom, co asociace potřebuje pro projekt. (Ačkoli řada projektů bude poměrně jednoduchá, může být nutné, aby sdružení poskytlo další pomoc k vyplnění specifikačního listu.) To se netýká pouze toho, co je třeba splnit, ale také pomůže udržet podobné nabídky, pokud ne přesné, pokud jde o práci a materiály.
V této fázi je připravena výzva k podávání nabídek. Toto je podrobný dopis zaslaný prodejcům požadující návrh práce, která má být provedena. Nejlepší je rozeslat to co největšímu počtu prodejců, abyste získali dobrou kontrolu nad průměrem tržního rozsahu a odstranili extrémy na každém konci spektra. Existuje také možnost, že řada společností nemusí reagovat, takže velké množství z nich nenechá asociaci krátké možnosti. Dodavatelé, na které by se měli zaměřit, jsou ti, kteří provádějí více komerčních projektů, protože budou lépe schopni plnit příslušné povinnosti.
Co by mělo být zahrnuto ve výzvě k podávání nabídek:
- Specifikační list by měl být k dopisu připojen jako samostatný formulář.
- Rozsah práce by měl být uveden v dopise.
- Úrovně pojištění Workman's Comp, které sdružení hledá.
- Žádost o důkaz všech licencí, které dodavatel musí mít. Poraďte se s krajem a státem a zjistěte, co je povinné.
- V případě potřeby Performance Bond. Ačkoli to není běžný požadavek, zkontrolujte své dokumenty dříve, než jste zjistili, zda je to nutné.
Jakmile nabídky přijdou, sledujte konkrétní podrobnosti. Zkontrolujte záruky na práci i materiál. Pokud má výdaje očekávanou životnost 20 let, jednoroční záruka nebude dostatečná. Zkontrolujte, zda budou existovat subdodavatelé, se kterými bude prodejce pracovat. Zeptejte se jich, zda jsou jejich záruky a práce přiměřené. Zkontrolujte, zda jsou v nabídce zahrnuty všechny uvedené specifikace. Pokud přidáte něco navíc, zeptejte se proč a nebojte se získat druhý názor. Nejdůležitější je zkontrolovat platební podmínky. Toto jsou podmínky, na kterých by sdružení mělo trvat:
- Vklady předem by neměly být vyšší než 5–10%. Obchodní záležitosti a správa peněz prodejce nejsou zátěží sdružení. Je fiskální odpovědností rady, aby rozumně hospodařila s prostředky svých majitelů domů.
- Vždy si ponechejte 10–15% z platby všech fází, dokud práce neprojde kontrolou ke spokojenosti představenstva a případně vedení. Tím se ušetří finanční prostředky, které pomohou sdružení, pokud bude dodavatel chodit, a je třeba přinést další, aby byl projekt dokončen, stejně jako oprava předchozí práce.
- Platby provádějte až po dokončení seznamu úderů. Platba na slovo dodavatele, že fáze nebo celý projekt je dokončen, jim nedává žádnou motivaci poté, co opravili vše, co bylo shledáno nestandardním.
A konečně, před podpisem smlouvy, věnujte čas tomu, aby ji právníci sdružení prozkoumali. Autor jakékoli smlouvy ji vypracuje ve svůj prospěch. Advokát dobře obeznámený s přezkoumáváním smlouvy bude schopen upozornit představenstvo na body sporu, které by mohly být pro komunitu problematické. Ano, bude to stát peníze. Ale několik set dolarů advokátní kanceláři by asociaci mohlo ušetřit deset, ne-li později stovky tisíc dolarů.
© 2018 Kristen Willms