Zdroje zlepšení kvality pro lepší pracoviště

„Osmdesát pět procent příčin selhání jsou spíše nedostatky v systémech a procesech než u zaměstnanců. Úlohou managementu je změnit proces, spíše než označovat jednotlivce za lepší.“ —W. Edwards Deming

Vytvořil Joshua Crowder

Trvalé zlepšování kvality

Obzvláště od doby boomu dot-com byly podniky - přinejmenším ty úspěšné - institucemi, které se mění. V dnešní době špičkové technologie a procesy, které je pohánějí, během několika let zastarají. Aby si podniky udržely konkurenceschopnost, musí bojovat proti tomuto trendu zlepšováním kvality produktů a procesů.

Najít nápady, jak zlepšit, může být stejně snadné jako vzít v úvahu nápad zaměstnance, zdokumentovat stížnost zákazníka nebo dokonce podívat se na přístup jiné společnosti ve srovnání s vaším. Při vytváření iniciativy kvality pro vaši společnost je nejlepší se podívat na to, co fungovalo v minulosti.

Pokud jste dříve implementovali proces, který zlepšoval kvalitu, a fungoval, proč jej neimplementovat někde jinde ve společnosti nebo jej upravit tak, aby fungoval? Klíčovou fází, do které se dostávám, je „nejmenší cesta odporu“. Další věcí, kterou můžete udělat při zahájení revize kvality, je brainstorming o tom, jak zmírnit omezení vašich stávajících postupů kvality.

Nemohu pro vás vytvořit plán zlepšování kvality, ale pomocí benchmarkingu, zpětné vazby zaměstnanců a zpětné vazby od zákazníků byste měli být schopni najít nápady, které vám pomohou na vaší cestě!

Co je to Benchmarking?

„Benchmarking“ znamená srovnání nákladů, produktivity a času procesů nebo metod se standardy a osvědčenými postupy. Benchmarking pomáhá společnosti pochopit, kde společnost stojí na standardu. Pokud je standard považován za par, pak může být nutné zvážit neustálé zlepšování, aby se společnost v tomto standardu zlepšila.

Chcete-li povolit srovnávání, musíte nejprve rozhodnout, jaký indikátor (indikátory) budou použity. Indikátory mohou být doba potřebná k tomu, aby zákaznický servis pozdravil volající, počet závad na jednotku nebo jakýkoli proces, který může mít určitý typ metriky, kterou lze měřit. Jakmile jsou známy procesy a metriky míry, můžete najít dodavatele, zákazníka nebo jakoukoli společnost, která vám umožní porovnat procesy a metriky. Srovnávací test může být u podobných společností v daném odvětví, ale nutně nemusí být. Níže uvedený procesní diagram je příkladem toho, jak může společnost nastavit proces srovnávání.

Tento příklad může vypadat jako srovnávací proces. Procesy se mohou lišit.

Vytvořil Joshua Crowder

Proces a výhody benchmarkingu

Jak je vidět na ukázkovém diagramu procesu srovnávání výše, proces začíná rozhodnutím o tom, co srovnávat. Dále je třeba shromažďovat, monitorovat a dokumentovat data. Jakmile jsou data ověřena, lze deklarovat interní základní úroveň pro metriky a standardy použité pro srovnání. Nyní můžete porovnat své standardy se standardy jiných společností a poté nahlásit svá zjištění ke kontrole.

Proces srovnávání pokračuje a může pokračovat u mnoha různých úkolů, do nichž je podnikání zapojeno. Příklad měřítka, které lze vytvořit v průmyslovém odvětví, může souviset s kvalitou měření plastů. Řekněme, že v laboratoři dokončujete nárazovou zkoušku speciálního druhu plastu, ale nemáte specifikace výrobce a nemáte minulé údaje o materiálu. V tomto okamžiku by bylo dobré najít někoho jiného v plastikářském průmyslu, se kterým můžete porovnat své standardy. Jak jsem uvedl dříve, benchmarking nemusí řešit podobné podnikání, pokud můžete dokončit výše uvedený graf a porovnat podobné měřitelné procesy.

Jak díky benchmarkingu je podnik konkurenceschopnější

Srovnávací test může zvýšit konkurenceschopnost podniku mnoha způsoby. Lze přijmout a otestovat další obchodní kultury, vzdělávací programy a systémy rozpoznávání, které společnosti pomohou najít nejlepší obchodní postupy. Slouží jako kolektivní úkol, takže společnosti budou muset být ochotny sdílet data výměnou za užitečnou zpětnou vazbu.

Jak shromažďovat a používat zpětnou vazbu od zákazníků

Většina výuky kvality je založena na lepší službě zákazníkovi. Učení od slavných guru pro kvalitu, kteří vyvinuli systémy jako Six Sigma a Total Quality Management, jsou z dobrého důvodu zaměřeny konkrétně na zákazníka. Zákazník je nejlepším zdrojem pro určení toho, jaké je nejlepší využití a užitečnost pro všechny produkty a služby.

Existuje spousta způsobů, jak může podnik zapojit nepřetržitou komunikaci se zákazníkem, aby se pokusil zjistit, co si o produktu myslí. Systém průzkumu společnosti Amazon je jedním z největších v maloobchodním okruhu v USA, jaký kdy viděl. Amazon ví, kdy balíčky dorazí, a rychle žádají o recenze, aby mohli vyřešit případné problémy, které nastanou, než zákazníci stihnou ztratit trpělivost.

Dalším způsobem, jak mnoho podniků shromažďuje údaje z průzkumů od zákazníků, je sociální sítě. To je v restauracích opravdu oblíbené. Mezi další způsoby patří analytika řeči, poznámky systému CRM, karty odpovědí a jednoduše pouhým rozhovorem se zákazníky. Jakákoli negativní zpětná vazba, která se vrátí, může pomoci opravit chyby nebo vytvořit nové procesy. Zákazníci také pomáhají při formulaci návrhů a vylepšení budoucích generací většiny produktů.

Obrácení se na zaměstnance s žádostí o radu, jak zlepšit podnikání, je stále populárnější, zatímco stále více podniků implementuje programy neustálého zlepšování. Rovněž umožnění zaměstnancům více se zapojovat jim pomáhá, aby byli více motivováni k úspěchu

Jak shromažďovat a používat zpětnou vazbu zaměstnanců

Zaměstnanci jsou obzvláště dobrým zdrojem zpětné vazby ke kvalitě a zlepšování procesů. Jedním příkladem, který mám ze svých zkušeností v letecké výrobě, je deska zlepšující kvalitu. Kterýkoli zaměstnanec v celé společnosti může vyplnit kartu, aby vylepšil proces, opravil vybavení nebo jakékoli důležité záležitosti týkající se kvality nebo bezpečnosti.

Tento mechanismus, který znám, byla řada držáků karet umístěných na zdi. Vodorovně byly složky odděleny hodnotovými proudy. Zaměstnanci by dali návrhy do prvního sloupce svého hodnotového proudu. Jakmile bude schválen vedoucím oddělení, návrh přesune další sloupec atd. Prostřednictvím řady schválení. Nakonec, pokud by návrh prošel všemi recenzemi, správce budovy by nápad schválil a stanovil termín pro aktivitu zlepšování.

Zaměstnanci nebyli poháněni pouze hlavní cenou plynové karty 100 $, ale měli šanci udělat pozitivní změnu. Stále více společností musí zavést mechanismy, kterými se zaměstnanci budou podílet na zlepšování společnosti.

Tento výše uvedený nástroj je deska pro neustálé zlepšování. Zaměstnanci mohou být zmocněni předkládat nápady, které řeší problémy, zlepšují procesy nebo dokonce opravují pracovní rizika. Karty se vyplní a nastaví v prvním sloupci a postupují s odd. schválení.

Vytvořil Joshua Crowder

Používání kruhů kvality

Některé společnosti zakládají kruh kvality, aby analyzovaly a řešily problémy spojené s kvalitou ve společnosti. Většina zaměstnanců zapojených do kruhů kvality je na nižších úrovních dovedností, přičemž vedoucí skupiny nebo vedoucího je nadřízený. Důvodem, proč skupinu tvoří zaměstnanci na nižší úrovni, je jednoduše to, že zná více problémů v celé společnosti z první ruky. To je případ velkého výrobního závodu nebo skladu.

Nemůžete mít skupinu profesionálů, kteří sami rozhodují o tom, jaká zlepšení je třeba provést, když se fyzicky nepodílejí na pracovním prostředí.

Buďte si více vědomi kvality

Je pravděpodobné, že vaše společnost čerpá kvalitní nápady z jedné ze tří výše uvedených kategorií. Skutečnost, že se opravdu snažím řídit domů, je skutečnost, že i když se společnosti zdá, že se jí daří, je třeba ji analyzovat na novější typy metod kvality.

Společnosti, které nyní zanedbávají začátek zlepšování, začnou skutečně zaostávat. Do roku 2030 bude třetina pracovní síly kvůli automatizaci nezaměstnaná. Pokud je vaše společnost pozadu jako jedna ze společností, která se silně spoléhá na vaše stejné staré metody, nezvládnete to. Kromě toho jsme za kvalitou Japonska již více než 50 let.

© 2018 Joshua Crowder