Obsah:
- Setkání, kterých jsem se zúčastnil
- Každý chce mít lepší schůzky
- 1. Skvělá setkání se neběží
- 2. Plánování začíná koncem mysli
- 3. Vždy existuje formální agenda
- 4. Základní pravidla jsou výslovně vyjádřena a odsouhlasena
- 5. Existují přiřazení klíčových rolí, které vám pomohou udržet schůzku na správné cestě
- Časoměřič
- Flipchart / Whiteboard Note Taker
- Osoba přijímající poznámky / minuty
- 6. Existuje akční plán pro následná opatření
- Uplatňování těchto tipů
Setkání, kterých jsem se zúčastnil
Každý chce mít lepší schůzky
Dobře, všichni jsme tam byli… jen jsme seděli na schůzce, co se zdálo jako nadměrné množství času a vypadalo to jako kolosální plýtvání. Každý hodně mluvil, něco z toho bylo zcela mimo téma a není zřejmé, čeho bylo skutečně dosaženo. Zní to vůbec povědomě?
Naštěstí existují způsoby, jak vést schůzky, díky nimž budou produktivnější. Produktivní schůzky mají vždy svůj účel, jsou efektivní v tom, jak jsou vedeny, a jsou naplánovány na správnou dobu.
Následující šest tipů může pomoci změnit vaši příští schůzku:
- Skvělá setkání neběží sama.
- Plánování začíná u konce.
- Vždy existuje formální agenda.
- Základní pravidla jsou výslovně vyjádřena a dohodnuta.
- K udržení schůzky na správné cestě jsou přiřazení klíčových rolí.
- Existuje akční plán pro sledování.
Pojďme společně na nějaký čas prozkoumat je hlouběji.
1. Skvělá setkání se neběží
Někdo musí dirigovat orchestr, aby všichni hráli v harmonii, dávali pozor na cenu, vedli zepředu… hmm, získat obrázek? Když se všichni na schůzce zaměřují na svou jedinečnou roli, měla by být jako pomocník přidělena jedna osoba, která oddálí, aby viděla celkový obraz, jak se vyvíjejí diskuse, a vést proces účinné komunikace.
Dobré usnadnění pomáhá účastníkům plynule procházet itinerářem a vyřešit problémy tam, kde k nim dojde. Facilitátor by měl být dobrým komunikátorem a může to být předseda schůzky, jeden z účastníků nebo externí osoba, která není zapojena do diskusí na schůzce.
2. Plánování začíná koncem mysli
Položte si následující otázky:
- Co se snažíme dosáhnout uspořádáním schůzky? Jaké jsou požadované výsledky?
- Je schůzka tou nejlepší volbou nebo lze některých nebo všech cílů dosáhnout pomocí e-mailu nebo jiných komunikačních prostředků?
- Kdo se musí zúčastnit? Jak identifikujeme správné účastníky a správný počet účastníků?
- Jaká úroveň přípravy je nutná pro nejlepší dosažení konečného výsledku?
- Jaké procesy musíme do schůzky začlenit? Musíme například zvážit zahrnutí brainstormingu, abychom vytvořili nové nápady, nebo si nechat zajistit individuální prezentace pro informovanější spolupráci?
Počínaje výsledky, kterých je třeba dosáhnout, můžete lépe identifikovat účastníky a zpracovat množství času a přípravných prací, které mohou být potřebné pro efektivní schůzku.
3. Vždy existuje formální agenda
Nejúčinnější schůzky mají program, tj. Seznam bodů, které je třeba na schůzce projednat. Zatímco jsme zvyklí na agendy, které pouze uvádějí diskutované položky, lepším způsobem je zahrnout záměr (cíl) a požadovaný výsledek každého bodu programu tak, aby byli všichni účastníci schůzky na stejné stránce.
Když je program vytvořen tímto způsobem, bude zřetelnější, když se diskuse vymyká, je kompletní nebo když může být čas jít dál. Formální cíle řeknou účastníkům, jak nejlépe přispět, a výsledky poskytují měřítko účinnosti diskuse. Je to také skvělý nástroj pro facilitátora nebo předsedu, který vede schůzku k úspěšnému závěru.
Příklad agendy ukazující harmonogram, výsledky a cíle
4. Základní pravidla jsou výslovně vyjádřena a odsouhlasena
Implementace správných základních pravidel může vést ke schůzkám s větší plynulostí a menším třením. Typicky, když uslyšíte termín základní pravidla, můžete myslet na „telefony vibrují“ nebo „buďte včas“ nebo „použijte zlaté pravidlo“ atd. Toto mohou být nejčastěji používané standardy, ale základní pravidla pro plodná setkání by se měla zaměřit také na zlepšení komunikace pro větší zapojení skupiny.
Dobré vzorkování základních pravidel, která to dokládají, pochází od Rogera Schwarze (Schwarz, 2016). Uvádí osm pravidel pro efektivní schůzky: „Názory státu a kladení skutečných otázek; sdílení všech relevantních informací; používání konkrétních příkladů a souhlas s tím, co důležitá slova znamenají; vysvětlení úvah a záměrů; zaměření na zájmy, nikoli na pozice; testovací předpoklady a závěry; společně navrhnout další kroky; diskutovat o nediskutovatelných problémech. “
Tato pravidla byla navržena tak, aby vedla chování individuálních a skupinových diskusí k rozsáhlejšímu dialogu, ale jsou pouze příkladem některých protokolů, které by mohly podpořit pozitivní účast. Vytvoření nebo přizpůsobení vaší vlastní sady procedurálních a behaviorálních norem může regulovat a řídit schůzku směrem k bohatším výsledkům.
Úplné pochopení každého základního pravidla na začátku každého setkání bude důležité, aby se účastníci dohodli a pokusili se vyhovět požadovaným standardům.
5. Existují přiřazení klíčových rolí, které vám pomohou udržet schůzku na správné cestě
Nejúspěšnější schůzky mají některé základní role, které mohou být přiřazeny účastníkům jako dvojí role nebo externím osobám. Přiřazené role by závisely na délce schůzky, počtu účastníků a účelu schůzky.
Časoměřič
Požádejte dobrovolníka, aby sledoval čas na základě agendy. To může být zahrnuto do odpovědnosti předsedy nebo facilitátora schůzky, ale pokud je schůzka zdlouhavá nebo se od ní očekává, že bude složité, může být nejlepší požádat o samostatného dobrovolníka.
Úlohou časoměřiče je upozornit účastníky, když se čas blíží ke konci konkrétního bodu programu, aby skupina mohla rozhodnout o dalším čase, pokud nebylo dosaženo výsledku, nebo souhlasit s pokračováním.
Flipchart / Whiteboard Note Taker
Když někdo mapuje průběh schůzky na stojanu nebo tabuli předváděcího sešitu, poskytuje celkový pohled na postup schůzky.
Vytváření diagramů příspěvků může stimulovat nové myšlenky nebo vytvářet vazby mezi koncepty, které by jinak nebyly vytvořeny. Může také povzbudit osoby, které mohou váhat sdílet, zejména ve skupině hlasitých účastníků, kteří mají tendenci prosadit se nad ostatními. Mohlo by to naopak tyto osoby umírnit, zvláště pokud jejich tendence pramení z pocitu, že nikdo neposlouchá nebo nebere jejich myšlenky vážně. Jakmile jsou nápady zachyceny, lze je odkazovat, pokud se opakují.
Poznámky předváděcího sešitu by měly být čitelné a měly by přesně zachytit klíčové příspěvky. Mohou být reprezentovány nebo doprovázeny vizuálními symboly nebo zkratkami pro snadnost a přehlednost. Na konci schůzky mohou být přepsány a přidány k formálním poznámkám nebo uloženy a použity jako reference na následujících schůzkách.
Osoba přijímající poznámky / minuty
Nikdy neexistuje záruka, že vy a ostatní členové schůzky budete později sdílet stejné porozumění tomu, co bylo projednáno nebo dohodnuto, bez ohledu na to, jak krátká nebo jednoduchá schůzka mohla být. Poznámky nebo zápisy ze schůze by měly poskytovat záznam důležitých rozhodnutí, dohod, diskusí a akcí.
Protože mohou existovat různé interpretace toho, co tvoří „zápisy ze schůzky“ nebo „poznámky ze schůzky“, je dobré poskytnout šablonu nebo se předem dohodnout na formátu.
Osoba odpovědná za zachycení poznámek může být účastník schůzky nebo externí osoba, jejímž jediným účelem je vytvořit přesný záznam schůzky.
6. Existuje akční plán pro následná opatření
Posledním tajemstvím úspěšných schůzek je zajistit, aby jednání nebylo jen „talkshopem“. Pokud existuje položka, kterou je třeba sledovat, měla by mít přidělenou časovou osu a odpovědnou osobu nebo osoby. Seznam položek, časových harmonogramů a odpovědných osob by měl být vytvořen a odsouhlasen jako součást rekapitulace na konci setkání. To by nemělo být pohřbeno v těle zápisu / poznámek ze schůzky, ale mělo by to mít samostatnou část, kde na ně lze jasně odkazovat.
Uplatňování těchto tipů
Takže tady to máte, šest jednoduchých tipů na hodnotnější schůzky. Můžete si být jisti produktivnějším setkáním, kde se použijí všechny nebo některé z těchto tipů.
Pokud plánujete přidat některý z těchto návrhů na další schůzku, můžete je implementovat postupně, aby to pro vás ani pro ostatní osoby zúčastněné na schůzce nebylo drtivou změnou.
Reference:
Schwarz, R. (2016). 8 základních pravidel pro velká setkání. Citováno 23. července 2019.
© 2019 Audra Stevenson