E-mailová etiketa pro kanceláře pro manažery

Odeslání e-mailu zaměstnanci z domova, pozdě v noci, by mělo být provedeno pouze v krajní nouzi. Většinu času vám bude lépe, když na něm budete spát a skládat e-maily v práci další den, až vám to bude jasné.

Co je lepší: e-mail nebo osobní komunikace?

Manažeři se často spoléhají na e-mail, aby svým zaměstnancům rychle sdělili důležité informace. Pokud však nebudou použity obezřetně, manažeři, kteří se příliš spoléhají na e-mail, když by měli vést osobní rozhovory se svými zaměstnanci, mohou způsobit více škody než užitku. Postupujte podle těchto jednoduchých tipů, abyste předešli běžným nástrahám e-mailů, které podkopávají vaši autoritu a odcizují vaše zaměstnance.

7 běžných e-mailových chyb, které manažeři dělají

Ve většině kanceláří je e-mail dominantní metodou pro interoffice komunikaci, když nejsou možné osobní schůzky. To znamená, že existují situace, kdy je použití e-mailové komunikace mezi manažerem a podřízeným nevhodné.

Zde je několik běžných e-mailových chyb, kterým se musíte vyhnout, pokud si chcete zachovat dobré vztahy se svými zaměstnanci.

Schováváte se za počítač, abyste předešli konfliktům v práci?

Microsoft Office

1. Nepoužívejte e-mail jako způsob, jak se někomu vyhnout.

Nikdy nepoužívejte e-maily k disciplinárním opatřením, kontrole výkonu ani k jiným citlivým problémům. Sdělování špatných zpráv e-mailem podkopává vaši důvěryhodnost vůdce. Chcete, aby zaměstnanci věděli, že se na vás může spolehnout při osobním řešení složitých problémů. Dopřejte svým zaměstnancům respekt, který si zaslouží, i když je disciplinujete, a uspořádejte osobní schůzku.

Jako manažer, pokud dostanete od svého podřízeného matoucí e-mailovou zprávu, místo reakce zasláním dalšího e-mailu zvedněte telefon nebo interkom a požádejte svého podřízeného, aby osobně objasnil jejich e-mail. Pokud e-mailové zprávy nesplňují vaše komunikační cíle, jako správce je vaší odpovědností zastavit cyklus kruhových e-mailů a začít jasně komunikovat.

Než pošlete e-mail svému spolupracovníkovi o dva stoly dál, zeptejte se sami sebe, zda by byla vhodnější osobní konverzace.

2. Nepodceňujte trvalost e-mailu.

Nezapomeňte, že vše, co napíšete e-mailem, se stane trvalým záznamem vaší komunikace, doplněným datem a časovým razítkem. Cokoli, co napíšete e-mailem, může být použito u soudu pro žaloby na neoprávněné propuštění. E-maily je mnohem snazší vykopat, vytisknout nebo přeposlat mimo kancelář než tradiční papírové poznámky.

Pokud jste naštvaní, dejte si pauzu a uklidněte se před odesláním e-mailu zaměstnanci. Jakmile je rozzlobený e-mail odeslán, nelze jej vzít zpět, proto pečlivě vybírejte slova.

3. Nepoužívejte v e-mailu pasivní agresivní jazyk.

Pokud máte pocit, že na nedávné schůzce silně reagujete na e-mail, telefonát nebo diskusi, seďte několik minut se svými pocity. Poté se rozhodněte, zda je psaní a odeslání e-mailu nejvhodnější odpovědí. (Když jsou emoce nabité, obvykle to tak není.)

Pokud musíte na obtížnou situaci odpovědět e-mailem, sledujte použitý tón. S e-mailovou komunikací zacházejte jako s poznámkou. Vyhněte se plamennému, pasivně agresivnímu jazyku a sarkasmu za každou cenu, pokud nechcete silně demoralizovat své zaměstnance a vytvářet nepřekonatelné komunikační bariéry dále po silnici.

Abyste se vyhnuli používání pasivního agresivního jazyka ve svém e-mailu a zlepšili vnímavost po odeslání zprávy, uveďte své pocity jasně a nejpozitivnějším možným způsobem hned na začátku zprávy. Efektivní manažeři vědí, že pozitivní posilování je stejně důležité jako konstruktivní kritika. Pokud je však toto pozitivní posílení příliš vágní nebo zakopané v dolní části e-mailové zprávy, váš zaměstnanec ji nemusí „slyšet“.

4. Nezahrnujte (CC) příliš mnoho lidí.

Nepřipojujte další lidi k e-mailové konverzaci, aniž byste nejprve požádali o povolení původní účastníky. Pokud provádíte e-mailovou konverzaci tam a zpět s jiným zaměstnancem, ale někde v probíhajícím vlákně, myslíte si, že může být potřeba zapojit jinou osobu, než ji jen CC, dejte vědět osobě, se kterou jste komunikovali dříve zprávu odešlete. Ujistěte se, že jste vysvětlili, proč chcete tuto osobu pozvat do diskuse, a ujistěte se, co máte v úmyslu říct. Můžete například napsat něco jako: „Opravdu si myslím, že by nám Jane mohla pomoci najít nějaká řešení problému X. Pracuje v oddělení XYZ již 10 let a rád bych získal její postřehy.Mohu jí předat kopii tohoto e-mailového vlákna a požádat ji o ABC ? “

5. Používejte BCC opatrně.

Funkce BCC (slepá kopie) by měla být použita k zachování důvěrnosti e-mailových adres jiných lidí ve skupinovém e-mailu. Nemělo by se používat k tajnému odesílání soukromé e-mailové konverzace někomu jinému bez vědomí druhé strany. Pokud nemáte oprávněný důvod (tj. Něčí bezpečnost je v ohrožení, pokud neposíláte zprávu BCC), že nejste transparentní ohledně toho, kam posíláte zprávu, použití funkce BCC je něco jako šeptání za něčí zády v práci. Je to nezdvořilé a neprofesionální. A v některých případech vás přeposlání nebo kopírování zprávy neúmyslným příjemcům může dostat do legálního nepořádku.

6. Nezapomeňte být spravedlivý.

Efektivní manažeři se vždy snaží být spravedliví: Pokud jste manažer, kterému záleží na tom, abyste jednali se svými zaměstnanci spravedlivě, empaticky a přesto pevně, uvidíte, že e-mailové zprávy nejsou vždy tím nejlepším způsobem, jak se k vašim zaměstnancům dostat.

Lee Iacocca má tuto radu ohledně poskytování zpětné vazby ostatním:

Jedná se o trefnou a včasnou radu, pokud se jedná o komunikaci se zaměstnanci prostřednictvím e-mailu.

7. Sledujte svůj jazyk.

Pokud chcete být efektivním vůdcem a komunikátorem, věnujte při e-mailu svým zaměstnancům zvláštní pozornost jazyku, který používáte. Existuje několik frází, které mohou podkopat vaši zprávu a ztratit čas čtenáře. Fráze byly uvedeny v praktické infografice zveřejněné na webu Inc.com: 21 vět, které byste nikdy neměli zahrnout do e-mailu.

"Mohu mít dotaz?" Jen do toho a zeptejte se. Nepředmíňte to žádáním o svolení k provedení vašeho dotazu. Pokud používáte frázi „Mohu se vás na něco zeptat?“ jako způsob, jak vyvolat choulostivé téma, je to známka toho, že vaše otázka je pro e-mail příliš osobní. Pokud se musíte zeptat na osobní otázku, udělejte to tváří v tvář; ne prostřednictvím e-mailu, pokud by váš příjemce mohl mít oprávněné obavy ohledně co se může stát s jejich odpovědí, dostane e-mailem.
„To se vás nemusí týkat?“ Proč mi to posíláte, může se čtenář divit.
"Dává to smysl?" Pokud si nejste jisti, že to, co jste napsali v e-mailu zaměstnancům, bude pochopeno, znamená to, že musíte přepsat svůj e-mail, dokud si nebudete jisti, že to, co říkáte, je jasné a přímé.