Úroveň NVQ 3: Komunikujte v obchodním prostředí

Tato jednotka pokrývá příslušnou komunikaci v obchodním prostředí.

Fotografie od Antenna na Unsplash

Komunikace v podnikatelském prostředí je skupina A, povinná jednotka se třemi kredity pro národní diplom s kvalifikací na úrovni 3 v oboru podnikání a administrativa, nabízený v Anglii, Walesu a Severním Irsku. Tento modul pomáhá uchazeči dosáhnout důkladného porozumění účelu komunikace. Uchazeči se také naučí, jak komunikovat verbálně i písemně, jak vyhledávat a využívat zpětnou vazbu (a její význam) a jak rozvíjet komunikační dovednosti pro další úrovně.

Tento článek se bude zabývat každým z výsledků modulu, vysvětlí, co to znamená, a prodiskutuje, jak jich dosáhnout. Pomůže vám pochopit, co se od kandidátů očekává, že budou psát obecně. V závislosti na vaší konkrétní práci budete muset při přípravě vlastního portfolia upravit, co je zde napsáno, pro vaši vlastní práci a organizaci.

Jak používat tento článek

Tento článek se týká výstupů 1 a 2 bloku 304 pro NVQ Level 3 Diploma in Business and Administration, který zahrnuje prvky komunikace na pracovišti.

Je čistě informativní a má vás vést procesem sestavování vlastního portfolia. Nekopírujte sem přímo nic pro svůj soubor, protože váš soubor musí být přizpůsoben specifikům vaší práce a organizace. Přímé kopírování jazyka z tohoto článku je nejen nepoctivé, ale také oslabí váš soubor.

Výsledek 1: Pochopte účel plánování komunikace

1.1 Vysvětlete výhody znalosti účelu komunikace

Komunikace se týká přenosu myšlenek nebo obsahu mezi jednotlivci, skupinami nebo jednotlivci a skupinami. Komunikace se skládá z:

• Zdroj: osoba nebo lidé, kteří vytvořili zprávu.
• Zpráva: obsah komunikace.
• Střední: způsob přenosu komunikace (e-mail, telefon, osobně atd.).
• Přijímač : publikum nebo osoba, které je komunikována. Přijímací dovednosti zahrnují efektivní poslech a čtení.

V obchodním prostředí komunikujeme nasloucháním problémům ostatních a společným řešením každodenních problémů.

1.2 Vysvětlete důvody, proč byste měli znát publikum, komu je komunikace prezentována

Pokud svému publiku rozumíte, můžete s ním efektivněji komunikovat a přesvědčit ho.

Abyste zajistili, že vaše zpráva bude dobře přijata, musíte se dozvědět, co vaše publikum očekává, v jaké náladě je a jaké otázky by od vás mohly chtít zodpovědět.

1.3 Vysvětlete účel poznání zamýšlených výsledků komunikace

Pochopení „zamýšleného výsledku“ komunikace znamená pochopení jak vaší vlastní zprávy, tak toho, jak ji publikum může přijmout.

Publikum může být:

• Jediný spolupracovník
• Řada lidí na schůzce
• Místnost plná lidí

Při komunikaci byste měli vědět, zda se snažíte:

• Předávat informace
• Přesvědčit
• Bavit

Efektivita vaší komunikace závisí na tom, jak dobře rozumíte tomu, jak se váš účel mísí s pozicí a očekáváním publika.

1.4 Popište různé způsoby komunikace a kdy je použít

Komunikaci lze klasifikovat jako: verbální nebo neverbální, formální nebo neformální.

Slovní

• Verbální komunikace je nejdůležitější, běžný a efektivní typ komunikace. Přímý rozhovor a poslech nám pomáhá porozumět emocionálním potřebám ostatních.
• Efektivní verbální komunikace má co do činění s tím, jak dobře posloucháte ostatní, stejně jako s tím, jak s nimi mluvíte.

Neverbální

• Neverbální komunikace znamená psaní, ale také odkazuje na znakovou řeč, mimiku a gesta. Neverbální komunikace je méně účinná než verbální komunikace - vždy je lepší být přímá - ale stále je důležité, abyste si vybrali neverbální podněty.
• Neverbální komunikace může zlepšit verbální komunikaci. Řeč těla a mimika jsou obvykle upřímné a mohou pomoci vyjádřit upřímnost.
• Někteří lidé - včetně, ale nejen těch, kteří jsou nedoslýchaví - primárně používají neverbální komunikaci ve formě znakové řeči, gesta a mimiky.

• Neformální komunikace jsou osobní interakce, ke kterým dochází náhodně po celý den. Mohou souviset s prací nebo ne, slovně nebo neverbálně.
• Některé příklady jsou: chat o něčem, co v práci nefunguje v práci, rychlý e-mail s dotazem na stav projektu nebo lístek s žádostí o improvizovanou schůzku.

Formální komunikace

• Některé typy komunikace odpovídají oficiálním očekáváním nebo protokolu, jsou nějakým způsobem zaznamenávány nebo jsou plánovány a zkoušeny předem.
• Příkladem formální verbální komunikace by byla skriptovaná prezentace. Neverbální formální komunikace zahrnuje písemné položky, jako jsou výroční zprávy, pracovní podmínky a smlouvy.

Výsledek 2: Pochopte, jak komunikovat písemně

2.1 Identifikujte relevantní zdroje informací, které lze použít při přípravě písemné komunikace

Zdroje informací lze klasifikovat jako primární nebo sekundární.

Primární zdroj

• Během události se vytvoří primární zdroj. Tento typ informací shromažďuje osoba přímo v kontaktu s incidentem nebo událostí.
• Těmito zdroji mohou být deníky, dopisy, noviny, soudní spisy, rozhovory, průzkumy atd.
• Primární zdroje jsou obvykle nefalšované a jsou nejblíže samotným událostem.

Sekundární zdroj

• Tento typ informací je filtrován přes někoho odebraného z primární události.
• Tyto zdroje lze interpretovat nebo analyzovat z literatury primárního zdroje a zahrnují knihy, interpretační dokumenty nebo zprávu o události zvenčí.
• Sekundární zdroje obvykle interpretují událost a mohou být vytvořeny po ní.

2.2 Popište komunikační principy pro používání elektronických forem písemné komunikace v podnikatelském prostředí

Elektronickou komunikací se rozumí e-mail, fax nebo jakákoli písemná komunikace přenášená a ukládaná elektronicky.

• Efektivní elektronická komunikace vyžaduje určitý stupeň technického zvládnutí. Měli byste být dostatečně dovední k přenosu informací prostřednictvím telekomunikačních technologií a vědět, jak používat požadovaný software.
• Při výběru elektronické komunikace pro výměnu informací byste měli pečlivě přemýšlet a rozhodnout, který je nejlepší a nejúčinnější způsob komunikace.
• V kancelářském prostředí byste měli být schopni interpretovat informace z elektronických zdrojů a mít dobré parafrázovací dovednosti.

2.3 Vysvětlete různé styly a tóny jazyka a situace, kdy mohou být použity pro písemnou komunikaci

Hovorové, neformální a formální psaní jsou různé styly s vlastními očekáváními a výsledky. Styl psaní, který používáte, závisí na vašich záměrech, médiu a publiku.

• Příležitostný jazyk je neformální a konverzační. Takto píšete v přátelských textových zprávách nebo chatech. Pravděpodobně v práci používáte uvážlivě příležitostný jazyk, zejména se svými nadřízenými. Příležitostný jazyk je způsob, jakým mluvíte se svými vrstevníky.
• Hovorový jazyk je podobný a odkazuje na jazyk, který používáme ke komunikaci s rodinou a blízkými přáteli. Hovorový jazyk zahrnuje slang a dialekt.
• Formální jazyk se používá v obchodní komunikaci a používá se, když na něj chcete narazit jako na profesionální a autoritativní. Záleží také na použitých slovech a tónech. Při formálním psaní by váš jazyk měl mít správnou syntaxi, slovní zásobu a gramatiku.

2.4 Vysvětlete důvody pro výběr a používání jazyka, který vyhovuje účelu písemné komunikace

Komunikace je proces výměny informací, nápadů, myšlenek, pocitů a emocí prostřednictvím řeči, signálů, psaní nebo chování. Jazyk, který používáme, by měl být snadno srozumitelný, přesný a taktní.

Každý typ zprávy - stížnosti, minuty a stížnosti, abychom jmenovali alespoň některé - vyžaduje různé úrovně taktu.

• Zejména při psaní něčeho zásadního se vždy snažte oslovit organizaci nebo skupinu obecně, místo aby to bylo osobní.
• Začněte s kladnými body před negativními, aby přijímač nebyl okamžitě uveden do obrany.
• Vysvětlete fakta přímo, namísto vágního nebo nepřímého jazyka.
• Během psaní nepoužívejte tučná nebo všechna velká písmena. V písemné komunikaci to vypadá nepřátelsky.

2.5 Popište způsoby organizace, strukturování a prezentace písemných informací tak, aby splňovaly potřeby různého publika

Při organizování, strukturování a předkládání písemných informací mějte na paměti následující:

• Při prezentaci si předem připravte všechny potřebné dokumenty. Mezi ně mohou patřit prezentace PowerPoint (nebo podobný software pro prezentaci), letáky nebo skript pro sebe.
• Udržujte dokumenty ve správném pořadí, aby komunikace probíhala bez záměny nebo chyb. Předem zkontrolujte objednávku.
• Při prezentaci si ujasněte své cíle. Poskytněte úvod o tom, co se chystáte představit, o vašich motivech při prezentaci, proč jsou účastníci přítomni a proč je téma důležité.
• Prezentujte svou práci krok za krokem a v případě potřeby jasně použijte vhodné reference.
• Na závěr vysvětlete, jak byly splněny všechny vaše cíle.
• Udělejte si čas na zodpovězení otázek.

2.6 Popište způsoby kontroly přesnosti obsahu písemných informací

Jakákoli písemná komunikace musí být přesná, profesionálně formátovaná a bez pravopisných nebo gramatických chyb. Před dokončením dokumentu, který má být odeslán příjemcům, zkontrolujte následující položky.

Zkontrolujte přesnost bodů

• Nepřesnosti mohou poškodit vaši reputaci a reputaci vaší organizace. V závislosti na problému se účinky mohou pohybovat od trapných až po katastrofální.
• Podrobnosti, které je třeba dvakrát zkontrolovat, zahrnují: data, jména, statistiky, události a nabídky.
• Pokud si nejste něčím jistí, nezapomeňte se poradit s někým, kdo má znalosti nebo zkušenosti.

Zkontrolujte pravopis a gramatiku

• Většina textových procesorů a e-mailových systémů má zabudované kontroly pravopisu. Použijte však svůj úsudek, protože nejsou vždy přesné, zvláště pokud jde o jména lidí nebo oborový žargon.
• Před dokončením si dokument vždy dvakrát přečtěte.
• Požádejte někoho, aby vám dokument přečetl a upravil. Nové oči si všimnou chyb, které jste zmeškali.

Použijte šablonu

• Mnoho organizací má interní styly pro různé dokumenty. Všechny budou k dispozici jako šablony, do kterých můžete snadno zadávat informace.
• Pokud komunikace nemá předepsanou šablonu, měli byste prozkoumat správný styl v závislosti na potřebách vaší organizace nebo oddělení. Požádejte své kolegy nebo vyhledejte podobné dokumenty, abyste získali představu o správném stylu.

2.7 Vysvětlete účel přesného použití gramatiky, interpunkce a pravopisu

• Správná gramatika, interpunkce a pravopis zajistí, že váš čtenář bude mít při čtení vaší komunikace snadný čas a zefektivní komunikaci.
• Pokud dokument obsahuje faktické chyby, čtenáři mají sklon nedůvěřovat celé věci. Vnímaná nespolehlivost by mohla mít negativní dopad na vaši reputaci, a tím i na postavení ve vaší organizaci.

2.8 Vysvětlete, co znamená prostá angličtina a proč se používá

Prostá angličtina je jazyk, který zdůrazňuje jasnost a vyhýbá se technickému jazyku nebo žargonu. Je to obzvláště důležité, když mluvíte s lidmi mimo vaši profesi, kteří potřebují technický jazyk přeložený do něčeho srozumitelnějšího.

Prostá angličtina:

• Lze jej použít ke komunikaci s kýmkoli, bez ohledu na jeho čtenářské dovednosti nebo znalosti.
• Jasné a přímé, s ničím skrytým, bez zbytečných slov nebo nápadů.
• Bez technického žargonu nebo slangu.

2.9 Vysvětlete účel korektury a kontroly písemné práce

Měli byste zkontrolovat všechny písemné práce. Existuje pro to několik důvodů:

• Gramaticky správné psaní dobře odráží vaši profesionalitu a náročnost i vaši organizaci. Ostatní vás budou soudit podle toho, jak vyleštěná je vaše písemná práce.
• Dobře napsaná próza je pro vašeho čtenáře méně časově náročná než text s chybami, takže písemná komunikace je efektivnější.

Veškerá písemná práce, od e-mailu přes zápis ze schůzky až po formální zprávy, by měla být korekturou chyb.

2.10 Vysvětlete účel uznání práce, která je důležitá a práce, která je naléhavá

V naší každodenní práci máme řadu úkolů, některé důležité, některé naléhavé a některé s nízkou prioritou. Všechny úkoly mají termíny, které je třeba splnit. Důležitost a naléhavost jsou však dvě různé věci. Některé úkoly mohou být obojí, ale rozpoznání, které úkoly jsou