Železný trojúhelník managementu

Úvod

Existuje několik úrovní řízení. Nejde o vytvoření hierarchie, ale spíše o delegování a oddělení úkolů, aby bylo možné tyto úkoly dokončit efektivně a včas. Manažeři jsou zodpovědní za týmy, které jsou pod jejich dohledem. To znamená, že přebírají plnou odpovědnost za jakékoli chyby nebo chování svých týmů. Manažeři musí zajistit kvalitu práce, časové plány a rozpočty členů svého týmu. Manažer musí delegovat správné úkoly správným lidem, aby optimalizovali kvalitu, vypracovali plány, které maximalizují využití času a poskytnou rozpočet, který využívá nejmenší částku peněz k vytvoření nejvyššího možného výsledku nebo produkce. Tři klíčové aspekty, které budeme analyzovat, jsou známé jako „železný trojúhelník“ nebo „trojúhelník řízení projektu“. Tři aspekty jsou rozsah, plán (čas) a rozpočet.Kvalita je konečným cílem projektu, a proto spadá do všech tří aspektů. Toto jsou omezení, která omezují kvalitu a výsledek projektu.

Časový plán (čas)

Každý projekt musí být efektivně spravován s ohledem na čas pro každý úkol. Manažer musí vypracovat plán, který pomůže týmu fungovat podle termínů, čímž se zvýší efektivita projektu. Harmonogram bude zahrnovat faktory, jako je čas povolený pro dokončení projektu, termíny mikroúloh a hodiny zaměstnanců a členů týmu denně / na úkol. Cílem plánu je využít co nejmenší čas k získání nejefektivnějšího výstupu. Proto je důležité, aby manažeři prováděli hloubkový průzkum, aby mohli efektivně alokovat čas potřebný pro různé úkoly. Například plánování projektu je docela důležité a mělo by mu být přiděleno hodně času (několik dní), zatímco kreslení myšlenkové mapy by mělo trvat jen několik hodin.Někteří manažeři očekávají, že tyto plány a termíny budou striktně dodržovány, zatímco jiní manažeři mají tendenci umožňovat flexibilitu a plán používají spíše jako vodítko než jako rigidní smlouvu.

Rozpočet (náklady)

Dalším faktorem, který významně ovlivňuje projekt, jsou náklady na celý projekt. Manažer přiděluje náklady na projekt zvážením všech faktorů zahrnutých do projektu. Cílem je najít dokonalou rovnováhu mezi náklady, výkonem a kvalitou. Manažer musí minimalizovat náklady a současně zvyšovat výkon a udržovat standard kvality produktu nebo služby. Při zvažování nákladového aspektu by se měl manažer podívat na následující faktory; platy a mzdy, náklady na vybavení, náklady na materiál, náklady na správu a možné náklady na chyby a chyby. Je to jen několik faktorů. Náklady se mohou lišit v závislosti na velikosti projektu. Například projekt vývojové budovy bude mnohem dražší než reklamní kampaň. Dodatečně,náklady přímo souvisejí s časem v tom, že čím déle bude projekt trvat, tím více bude zaměstnancům třeba platit za odpracované hodiny.

Rozsah (cíle)

Rozsah projektu zahrnuje cíle, krátkodobé a dlouhodobé cíle, požadované výsledky, možné chyby, plán, implementaci, proces kontroly a proces opravy. To je pro manažera nejtěžší výzva, protože bude muset analyzovat tyto faktory ve vztahu k nákladům a času. Manažer musí zajistit, aby celý tým pochopil rozsah projektu a pochopil, co se od každého z nich vyžaduje. To je často omezení, které způsobí selhání projektu, protože cíle manažerů jsou nerealistické ve vztahu k harmonogramu a rozpočtu, nebo členové týmu / zaměstnanci nerozumí rozsahu projektu. Rozsah zahrnuje také opatření k přizpůsobení, pokud a kdy dojde ke změně dalších faktorů. Pokud je například nutné, aby byl projekt dokončen měsíc před očekávaným datem,pak bude muset manažer zvýšit počet zaměstnanců nebo strojů, aby vyrovnal krátký termín.

Kvalita - nejvyšší cíl

Kvalita je konečným cílem každého projektu a výše uvedené tři aspekty představují omezení, která často omezují kvalitu projektu. Rozsah, čas a náklady - to vše přímo ovlivňuje kvalitu projektu. Podívejme se na příklad související s náklady, rozpočet jediného vlastníka klienta pro reklamní kampaň je pouze 100 liber. To omezí cílový trh a dosah, kterého může kampaň dosáhnout. Použijme stejný příklad, pokud jde o aspekt plánu. Klient rozhodne, že kampaň musí být dokončena do dvou týdnů. To způsobí, že se vedoucí zaměří na nižší kvalitu, pokud jde o dosah kampaně. Správce by také mohl zvýšit náklady vůči klientovi, aby kompenzoval snížené časové omezení. Zatím máme klienta, který je ochoten za reklamní kampaň utratit 100 liber za dva týdny.Manažer projektu je nyní omezen na tyto časové a nákladové bariéry. Správce tedy bude muset upravit rozsah projektu. Může to udělat úpravou nákladů. Manažer to může udělat tak, že sníží částku, kterou přidělí každému mikro úkolu, a najme méně kvalifikované zaměstnance. To vede ke zvýšenému riziku potenciálních chyb v průběhu projektu. Dvoutýdenní časový limit znamená, že manažer bude muset upravit čas, který přidělil každému úkolu. Pokud by zaměstnanci spěchali se svými úkoly, snížilo by to kvalitu projektu.Manažer to může udělat tak, že sníží částku, kterou přidělí každému mikro úkolu, a najme méně kvalifikované zaměstnance. To vede ke zvýšenému riziku potenciálních chyb v průběhu projektu. Dvoutýdenní časový limit znamená, že manažer bude muset upravit čas, který přidělil každému úkolu. Pokud by zaměstnanci spěchali se svými úkoly, snížilo by to kvalitu projektu.Manažer to může udělat tak, že sníží částku, kterou přidělí každému mikro úkolu, a najme méně kvalifikované zaměstnance. To vede ke zvýšenému riziku potenciálních chyb v průběhu projektu. Dvoutýdenní časový limit znamená, že manažer bude muset upravit čas, který přidělil každému úkolu. Pokud by zaměstnanci spěchali se svými úkoly, snížilo by to kvalitu projektu.

Naproti tomu uvažujme o velkém konglomerátu. Tento obrovský podnik bude mít finanční prostředky na přidělení tisíců liber na reklamní kampaň, která trvá 6 měsíců. Manažer projektu bude mít flexibilitu pro zvětšení rozsahu projektu, čímž se zvýší jeho kvalita.

Toto video podrobně vysvětlí Železný trojúhelník

Závěr

Závěrem je zřejmé, že manažer má tři omezení, a to plán, rozpočet a rozsah, které ovlivní kvalitu projektu a následně se navzájem ovlivní. Efektivní a dobrý manažer použije zdroje, které má k optimalizaci kvality dosažené z projektu. Za standardních okolností u průměrného manažera je trendem to, že se kvalita projektu zvýší ve vztahu k nákladům a času investovanému do něj. Nadřízený manažer může dosáhnout vysoce kvalitního výsledku s omezeným množstvím zdrojů.