Jak efektivně využívat systém diářů při práci

Mike Tinnion (CC0) přes Unsplash (upraveno pomocí Canva)

Je udržován systém deníků, který velmi efektivně a efektivně využívá čas a dokončí úkoly a schůzky. Pomáhá organizaci jako celku a pomáhá řídit i můj vlastní čas a čas jiných lidí. Deníky lze spravovat ručně nebo elektronicky.

Osobně mám oba typy diářů. V aplikaci Outlook mám svůj elektronický kalendář, který je sdílen s mým manažerem a dalšími správci. Mám také manuální deník, který lze použít v případě nouze.

Proč je důležité mít manuální deník?

Manuální deník, který používám, je svázaná kniha se třemi dny na stránku, protože pro každý den nemám mnoho záznamů.

Jak jsem zmínil výše, tento deník používám pouze v případě nouze. To zahrnuje případy, kdy jsem nemocný nebo jsem mimo práci a nemám přístup do svého elektronického deníku nebo když jsou počítačové systémy nefunkční a Outlook není přístupný.

Jaké jsou výhody elektronického diáře?

Jak jsem již zmínil, elektronický deník, který vedu, je v kalendáři aplikace Outlook v pracovním počítači.

Výhody elektronického kalendáře jsou následující:

• Jsem schopen zdůraznit možný konflikt mezi schůzkami.
• Potřebuji zadat pravidelně se vyskytující události pouze jednou.
• Není použit žádný papír.
• Existuje ochrana heslem.
• Mám k němu přístup odkudkoli.
• Na obrazovce jsou připomenutí schůzek.
• Automaticky sděluje změny všem zúčastněným, jejichž systémy jsou propojeny s mým.

Jak mohu použít svůj deník?

Svůj deník používám pro věci, jako jsou upozornění a schůzky.

Nejběžnější položky v mém deníku budou:

• schůze panelů
• týmové schůzky
• stacionární objednávky
• školení
• návštěvy
• příprava pořadů jednání
• roční dovolená
• další kancelářské úkoly
• dozor
• další týdenní a čtrnáctidenní úkoly, které se opakují s určitou frekvencí (to zajistí, že mi nebudou chybět)

Někdy si musím rezervovat schůzky a poslat pozvánky na schůzku kolegům nebo jiným delegátům, a to se děje elektronicky.

Takto řídím tyto typy schůzek.

• Snažím se zadat co nejvíce podrobností, jako je datum, místo konání, doba trvání, návštěvníci atd.
• Zřídka se setkávám se situací, kdy je schůzka zrušena nebo odložena, ale pokud k tomu dojde, ujistím se před tím, než s ní souhlasím, zkontrolovat účinky, které bude mít požadovaná změna.
• Shromažďuji také všechny relevantní informace, abych zajistil, že každý, kdo se účastní schůzky nebo schůzky, má přístup ke všem příslušným podrobnostem, aby zde nebyl prostor pro nedovolenou komunikaci.
• Obvykle vyřizuji žádosti a změny od ostatních účastníků v chronologickém pořadí, ale upřednostním ty nejnaléhavější požadavky, pokud se budu zabývat velkým množstvím z nich.
  • Když budou dohodnuty nějaké požadavky nebo provedeny změny, ujistím se, že jsou kontaktováni všichni zúčastnění a že je to pro ně výhodné, než budou změny potvrzeny.
• Rovněž dbám na to, aby měl každý účastník schůzky nebo schůzky dostatek času na plánování, cestování a další potřeby, aby schůzka proběhla bez problémů.

Jsem si vědom toho, že deníky musí být udržovány aktuální, jakmile budou dohodnuty změny. Ujistil jsem se, že jsem odstranil všechny zrušené schůzky. Deník, který není udržován úplně aktuální, může riskovat nejrůznější zmatky. Rovněž to podkope důvěru a povzbudí lidi, aby buď cítili potřebu kontrolovat opatření, což je ztráta času, nebo, co je ještě horší, vést si vlastní vlastní deník.

Jedna závěrečná poznámka

Jako laskavou poznámku prosím nekopírujte nic, co zde zadáte, a zobrazte to ve svém souboru. Toto zde bylo publikováno čistě proto, aby vám pomohlo získat představu / pochopení toho, co očekávají, že budete mít přehled. Budete se muset vztahovat ke své vlastní pracovní oblasti a organizaci a držet se jí při přípravě souborů. Děkujeme vám za spolupráci.

© 2012 livingsta