9 Oblasti projektového řízení (a proč jsou důležité)

Záležitosti úspěchu projektu

Faktem je, že v životě i v podnikání většina projektů selhává. Ale na úspěchu záleží. Kdykoli projekt selže, ztrácí se čas a peníze. Někdy jsou životy ztraceny, jako při záchranné misi po hurikánu nebo jiné přírodní katastrofě.

Existují dva typy projektů. Jedním z nich je podle obchodního guru Josepha M. Jurana „Problém je naplánován k řešení.“ Pokud takový projekt selže, zbytečně se ztrácí čas, úsilí a peníze a problém stále přetrvává. Druhým typem projektu je snaha proměnit sen ve skutečnost. Když tento typ projektu selže, sen se nikdy nestane skutečností. Například počátkem tohoto měsíce zavřela své brány společnost s velkou vizí. Znám dvacet lidí, kteří přišli o velkou část svých příjmů, a byly tam stovky dalších. A společnost pomohla tisícům, ale je pryč.

Faktem je, že více než polovina všech projektů selhává - a to se týká dobře navržených, dobře řízených projektů a v úspěchu zahrnuje projekty, které jsou dodávány pozdě a nadměrně. Skutečná úspěšnost - projekty, které přinášejí přijatelné nebo skvělé výsledky včas a pod rozpočtem, je mizivě malá.

Můžeme to udělat mnohem lépe. Děláme to tím, že věnujeme pozornost všem částem projektu, tedy správou devíti oblastí projektového řízení, které se vztahují na náš projekt.

V tomto článku

Podíváme se na:

• Definice úspěchu projektu
• Jak definovat cíl projektu
• Devět oblastí projektového řízení
• Jak jsem tyto oblasti použil v reálném příkladu scénáře
• Tři fáze projektu, včetně přípravy, přípravy a následného postupu

Cíl: Úspěch projektu

„Úspěch projektu“ zní jako strašně vágní cíl. Ve skutečnosti to není vágní, ale je to příliš obecné.

Můžeme jej snadno vytvořit konkrétní pro každý projekt. A ve skutečnosti je tato konkrétní definice cíle projektu prvním krokem k úspěchu projektu. Institut pro řízení projektů (PMI) formálně definuje projekt jako „dočasné úsilí o vytvoření jedinečného produktu, služby nebo výsledku“. Klíčové prvky jsou:

• Každý projekt je dočasný. Nebude to trvat věčně. Začne to od určitého data a skončí to později.
• Každý projekt je jedinečný. Každý projekt přináší nový, nový a odlišný výsledek.
• Každý produkt přináší po dokončení nějaký konkrétní výsledek.

Definování cíle projektu

Zde je několik ukázek cílů projektu:

• 20. června budeme mít nádhernou svatbu s 300 hosty.
• Nový čtyřproudý most mezi ostrovem Marcos a pevninou bude pro automobilovou dopravu otevřen 30. listopadu za cenu pod 4 miliony dolarů.
• Naše nejnovější verze softwaru Amazing Planning, verze 10.0, bude vydána 20. srpna za cenu 29,99 $ se všemi známými chybami z beta testu opravenými s náklady na vývoj pod 50 000 $.

Jak vidíte, projekty jsou jak osobní, tak i obchodní. Uvidíte také, že dobrá definice projektu zahrnuje to, co bude dodáno, kdy a kolik to bude stát. (Svatba je zpoplatněna, ale je to osobní. Nezahrnul jsem ji, protože to není vaše věc.)

Tyto příklady ilustrují první tři oblasti projektu, které musíme řídit.

• Rozsah je fantazijní slovo pro to, co děláme.
• Časové adresy: kdy bude projekt zahájen; kdy to skončí, přináší výsledky; doba trvání od začátku do konce; a množství úsilí (osobohodina) práce.
• Cena je definice, kolik bude projekt stát.

Toto jsou první tři oblasti projektu, které definujeme, a nazýváme je faktory Results (r), protože je lze měřit pomocí jasných a definovatelných výsledků. Pokud jde o rozsah, buď je cíle dosaženo, nebo není. S ohledem na čas: Buď je to jednou, nebo je pozdě. Pokud jde o náklady: Buď jsme zůstali v rámci rozpočtu, nebo jsme přešli rozpočet. Chcete-li se dozvědět více o těchto faktorech výsledků a o tom, proč se jim říká Železný trojúhelník, můžete si přečíst Jak rozvrhnout plán řízení projektu.

Ale výsledky (r) faktory nestačí. Pokud budeme pracovat pouze s těmito třemi prvky, náš projekt selže.

Co je devět oblastí projektového řízení?

Rozsah, čas, náklady, riziko, kvalita, komunikace, lidské zdroje, nákup, integrace

Příklad ze skutečného života: Denní výlet

Asi před lety jsme měli s manželkou opravdu zábavný den. Jako projektový manažer chci říci, že to bylo proto, že jsem to řídil jako projekt. Každopádně je to dobrý příklad toho, jak se úspěch projektu spoléhá na více než jen na tři faktory (r): rozsah, čas a náklady.

Naším plánem bylo vzít si sobotu v červnu a sbírat liči (máme rádi plody liči) na farmě liči, kterou vlastníte asi hodinu severně od místa, kde jsme bydleli. Chtěli jsme si domů přinést pět liber liči, což stačilo na to, aby nám vydrželi celé léto. Liči stojí 4 $ / libru a plyn na cestu byl asi 10 $, takže celkové náklady projektu byly 30 $.

Výsledky se spoléhají na procesy

Zní to jednoduše. Většina projektů zní jednoduše. Ale když se zastavíte a přemýšlíte, kolik věcí se pokazí, vypráví to jiný příběh. Zde je spousta věcí, které by se mohly pokazit, uspořádané tak, aby ilustrovaly devět oblastí projektového řízení.

• Rozsah. Pokud jsme se ztratili a nikdy jsme nenašli farmy liči - žádné liči!
• Čas. Pokud bychom začali pozdě, dorazili bychom uprostřed dne. Sbírat liči na horkém slunci není vůbec žádná zábava. A pro jednodenní výlet není žádná zábava selhání projektu!
• Náklady. Jejda! Liči jsou velmi citlivé ovoce. Potřebují chladič a trochu ledu, jinak se pokazí, než se vrátíme domů. Přidejte 5 $ za chladič polystyrenu a 1 $ za led.
• Riziko. Co když se auto porouchá - nešťastný den! Než vyrazíme, nechte si to naladit a zkontrolovat.
• Kvalitní. Vybírejte opatrně! Chceme přivést domů jen ty nejlepší liči.
• Komunikace. V autě, půl hodiny od domova. „Zlato, máš tu mapu?“ „Co! Myslel jsem, že máš mapu?“
• Lidské zdroje. „Zlato, je čas vstát a vybrat liči?“ „Jdi, nemám na to chuť. Kromě toho mě moje kamarádka Barbara vezme na brunch.“ Jednodenní výlet se změnil v rozvod!
• Pořizování. Telefonní hovor v sobotu ráno. „Pane Kempe, moc vám děkuji za to, že jste včera přinesli auto pro vyladění. Bohužel jsme zálohovali a ještě jsme na tom nezačali pracovat.“ „Ale mělo to být provedeno včera v noci!“ „Rozumím, pane, ale ve skutečnosti děláme maximum. Vaše auto by mělo být k dispozici dnes kolem páté hodiny odpoledne. Děkujeme, že jste si vybrali servisní středisko Speedy & Reliable Car Service Center!“ Žádné auto, žádný výlet, žádné liči!
• Integrace. Vrážíme zpět do auta s našimi liči. „Zlato, kde je chladič?“ „Zaplatil jsem za to, myslel jsem, že jsi to odnesl z obchodu.“ „Vynesl jsem to z obchodu a ty jsi ho dal do kufru.“ „Ne, otevřel jsem kufr. Myslel jsem, že jsi vložil chladič.“ „Ale zavřel jsi kufr.“ „Zavřel jsem kufr, protože jsem si myslel, že jsi vložil chladič.“ „Ne, položil jsem chladič na zem, protože jsi neotevřel kufr dostatečně rychle.“ „Takže říkáš, že je moje chyba, že jsi nechal chladič na parkovišti s potravinami!“ Žádný chladič; horké liči; rozzlobená manželka.

Jak můžete vidět, mnoho věcí může jít do špatného procesu byť i jednoduchý jednodenní výlet. O kolik více se může pokazit obchodní projekt ve výši 10 000 nebo 10 milionů dolarů!

Podíváme-li se upřímně, tyto problémy se neustále vyskytují na každém projektu. A proto většina projektů selhává. Úspěch je ale snazší, než byste si mysleli - pokud věnujete pozornost všem devíti oblastem.

Project Lychee: Zábava a úspěch!

Takto vypadá ovoce liči. Každý z nich je o něco větší než hroznový.

Páni! Maják! Pojďme!

1/8

Liči a majáky