Otázky, které by měl vedoucí projektu položit při zahájení nového projektu

Existují klíčové informace, které je důležité shromáždit během několika prvních týdnů práce na novém projektu, který nastaví tón a bude řídit zbytek projektu. Mezi důležité prvky patří:

Proč se podnikání u tohoto projektu pohybuje kupředu
Kdo je hlavní osobou pro celý projekt
Zda je termín splatnosti cíle tvrdá čára v písku
Jaká jsou kritéria úspěchu projektu?

Tento článek poskytuje přehled všech klíčových prvků, které budete muset shromáždit, abyste měli jistotu, že se váš projekt dostane správnou nohou.

Rozumí podnikání hodnotové nabídce?

Toto je možná nejdůležitější otázka, na kterou se můžete zeptat. Rozhodnutí o tom, zda se navrhovaná práce promění ve formální projekt, by mělo do značné míry vycházet z obchodního případu, který by měl obsahovat hodnotovou nabídku spojenou s touto prací. Jako projektový manažer, pokud nemůžete najít obchodní případ, projděte kanály, které máte k dispozici, a zjistěte, zda nenajdete takový, který by tyto informace prohlédl. Pokud neexistuje žádný obchodní případ, znamená to, že se podnik připravuje na práci, která nebyla jasně promyšlená, a existuje riziko, že podnik může utratit spoustu peněz, ale na oplátku nedostane nic.

Než se v projektu pohnete kupředu, je vaším úkolem zvednout rudou vlajku na nezbytné strany a pracovat na vytvoření obchodního případu a související hodnotové nabídky, pokud ještě neexistuje. Než budete pokračovat v projektu, chcete mít všichni jasno v tom, o jaký případ jde.

Pokud je však projekt řízen z mnohem vyšší úrovně, můžete získat tlak na to, abyste se vzdali vytváření obchodního případu a pokračovali v postupu s projektem. Toto je obchodní rozhodnutí a pokud máte zdokumentováno, že jste se pokusili vytvořit obchodní případ, měli byste mít pokryté své základny pro případ, že by se projekt stal jámou na peníze a C-suite se začne ptát, proč je podnikání dokonce i spuštění tohoto projektu.

Jasné porozumění hodnotové nabídce pomáhá zajistit, aby se podnik neposunul vpřed s projekty, které nevrátí žádnou hodnotu.

Ukončete blog včel

Existuje sponzor výkonného projektu?

Je důležité se před zahájením projektu ujistit, že víte, od koho bude směr na vysoké úrovni pro projekt pocházet. Pokud pracujete na projektu, kde je zapojeno mnoho starších lidí, může kdokoli z nich začít chovat, jako by pořádali show, i když tomu tak není. Vždy by měl existovat výkonný sponzor, který poskytuje vedení a vedení na vyšší úrovni, a odtud by měly pocházet pochodové příkazy. Tato osoba bude rozhodující při určování toho, jaké jsou v konečném důsledku požadavky na projekt, a bude také někým, na koho se může vedoucí projektu opřít, aby stáhl další vedoucí představitele zpět do řady a prolomil bariéry, aby pomohl udržet věci v pohybu.

Spustil podnik podobný projekt?

Musíte se zeptat a zjistit, zda podnik spustil projekt podobný projektu, na kterém budete pracovat dříve. Pokud podnik provozuje podobný projekt, můžete vykopat všechny dokumenty a artefakty spojené s tímto projektem a využít tyto informace pro svůj projekt. Například pokud existuje dokument odrážející poučení, můžete se vyhnout některým chybám, které tento projekt trápily. Dále byste se mohli podívat na některá rizika, která projektový tým dokumentoval v celém projektu, a zjistit, zda jde o legitimní hrozby pro váš projekt. Také byste se mohli podívat na členy projektového týmu, abyste zjistili, zda existují lidé, kteří jsou stále ve společnosti, kterou byste mohli prozkoumat a zapojit se do svého projektu. I když tyto lidi nemůžete do svého projektu vtáhnout,měli byste být schopni oslovit a vést s nimi rozhovor o podobném projektu, na kterém pracovali.

Jak získat požadavky na projekt od zúčastněných stran

Existuje datum, do kterého musí být projekt hotový?

Někdy je konečným termínem, který bude předložen pro projekt na začátku, měkké datum a pokud toto datum sklouzne, nemá žádný skutečný dopad. Pokud je však cílové datum, které bylo pro váš projekt předloženo, obtížné datum - datum je nepružné a není zde žádný prostor pro sklouznutí - musíte to vědět. Vědomí, že datum je nepružné, by vás mělo přimět plně analyzovat práci, kterou je třeba udělat, a být velmi realistický a upřímný v harmonogramu, který sestavíte. Navíc, pokud máte po sestavení poctivého harmonogramu pocit, že existuje riziko, že se projekt nemusí k tomuto datu dokončit, můžete si s majitelem firmy na začátku projektu promluvit o tom, jak snížit rozsah projektu.

Mít jasné definice úspěchu umožňuje obchodnímu okruhu zpět po určité době a ověřit, že získává hodnotu, kterou předpokládal, kdyby se rozhodl pokročit s projektem.

Strayer University

Co bude definovat úspěch projektu?

Definice úspěchu projektu je další nezbytnou součástí nového projektu. Tato informace je něco, co byste měli být schopni odvodit po prozkoumání hodnotové nabídky v obchodním případě. Například pokud pracujete jako projektový manažer pro kabelovou společnost a hodnotovou nabídkou spojenou s tímto projektem je to, že v průběhu roku uvidíte 10% nárůst u předplatitelů, pak byste měli zvážit definici úspěchu jako vidět 10% nárůst počtu předplatitelů jeden rok po dokončení projektu. Je dobré mít alespoň dvě až tři metriky, které můžete použít k měření úspěšnosti projektu.

Jaké dovednosti bude projektový tým potřebovat?

Nikdy není příliš brzy začít přemýšlet o tom, koho chcete zahrnout do projektového týmu. Zdroje jsou na některých místech velmi omezené a každý chce ve svém týmu ty nejlepší lidi. Ve výsledku je důležité začít vytvářet seznam dovedností, které byste chtěli vidět ve svých týmech, abyste mohli začít identifikovat lidi, které chcete do projektu vtáhnout, zkontrolovat jejich dostupnost a potenciálně si na ně nárokovat po celou dobu, kdy máte pocit, že je ve svém projektu budete potřebovat.