Techniky odhadu času a nákladů na řízení projektu: přehled

Obrázek č. 1: Odhad času a nákladů ve vztahu k plánování projektu

Počáteční plánování umožňuje včasný odhad, zatímco podrobnější plánování umožňuje přesnější odhady.

Sid Kemp

Potřeba odhadu času a nákladů projektu

V podnikání je účelem většiny projektů vydělat peníze. To vyžaduje, aby projekt buď vydělal více, nebo ušetřil více, než kolik stojí jeho realizace. Projekt stojí peníze, dokud není hotový, a až poté, co je hotový, začne zlepšovat výsledek hospodaření společnosti. Každý rok má také podnik jen tolik peněz, kolik může vynaložit na projekty. Ještě před zahájením projektu tedy vedoucí pracovníci chtějí odpovědi na čtyři otázky:

• Kolik bude projekt stát?
• Jsme si jisti, že nepřejdeme rozpočet?
• Jak dlouho bude projekt trvat a kdy bude dokončen?
• Jsme si jisti, že nezmeškáme pozdě?

To jsou velmi rozumné otázky. Stejné věci žádáme, když předáváme auto k opravě nebo opravujeme klimatizaci. Přesto více než polovina všech projektů - i těch dobře spravovaných - běží pozdě nebo překračuje rozpočet. Odpovědi na tyto otázky pomocí odhadů, na které se můžeme spolehnout a zavázat se, je tedy velkou výzvou.

Ve světě projektového řízení nazýváme manažery, kteří věnují peníze a organizační úsilí směrem k projektu, sponzory projektu a jejich závazek je zásadní pro náš úspěch jako projektových manažerů. Pokud se do projektu nezapojí, zůstanou po celou dobu odhodláni, dodají potřebné zdroje a odstraní překážky, náš projekt selže. A jejich požadavek na odhad času a nákladů je z jejich pohledu zcela rozumný.

Je také velmi obtížné, někdy nemožné, zajistit. Podle definice je projekt „jedinečným úsilím o vytvoření jedinečného produktu nebo služby“ (PMI Lexicon). Pokud je každý projekt jedinečný a nikdy předtím se neuskutečnil, jak se dozvíme, kolik to bude stát? Jak víme, jak dlouho to bude trvat? Jak provedeme odhad nákladů na neznámé? A jak si můžeme být jisti, že máme pravdu? Pokud nemáme pravdu, budeme vypadat špatně, když vyčerpáme rozpočet nebo doručíme pozdě, nebo obojí.

Jedná se o skutečné otázky a mají skutečné odpovědi. Naučil jsem přes 3 500 projektových manažerů, jak plánovat projekty, odhadovat náklady a čas a dodávat je včas a v rámci rozpočtu. Napsal jsem tři různé knihy řízení projektů s technikami odhadu času a nákladů. A od mých klientů a studentů jsem viděl vše od vynikajících odhadů, které dokážou vyhrát konkurenční nabídky, až po systémy řízení, které znemožňují dobrý odhad. Dobré odhady jsou však možné. A získáváme spoustu autorit, které nám usnadňují práci, když jako projektoví manažeři dobře odhadujeme naše projekty.

V tomto článku se dozvíte, jak můžeme jako projektoví manažeři vytvářet přesné a spolehlivé odhady. Dozvíte se: co potřebujeme k vytvoření odhadu; jaké typy odhadů jsou možné; a základní postupy pro přípravu každého typu odhadu. Podrobné pokyny pro techniky odhadu jsou příliš velké na to, aby se vešly do tohoto článku. Ale budete znát název správné techniky odhadu a jak ji používat. A budete mít příklad, který budete následovat. Odtud to pravděpodobně uděláte sami. Pokud tomu tak není, můžete snadno najít podrobné pokyny v učebnici projektového řízení nebo v příručce PMBOK, příručce Institutu pro správu projektů k tělu znalostí v oblasti projektového řízení.

Tento článek ukazuje, jak co nejlépe odhadnout čas a náklady, jak na začátku projektu, tak později, když je plánování téměř dokončeno, jak je znázorněno na obrázku č. 1.

Počítač, který běží po celou dobu

Jeden z mých klientů poskytoval vládním agenturám počítačové systémy. Než jsem s nimi pracoval, agentura požádala o počítač pro jejich e-mailový systém, který by „běžel po celou dobu“. Projektový manažer s tím běžel a koupil počítač v hodnotě 1 milionu dolarů, který by fungoval 24 hodin denně, 7 dní v týdnu, s duální automatickou zálohou všeho. Když to řekl klientovi, byli šokováni. „Ale my máme otevřeno jen 16 hodin denně. Nepotřebujeme, aby běžela celou noc. A určitě za to nebudeme platit!“

Společnost uvízla v počítači, který klient nechtěl, za 1 milion dolarů. A skutečné řešení stálo mnohem méně než polovinu toho, co projektový manažer předpokládal, že bude potřeba.

Lekce: Nedělejte předpoklady a nepředpokládejte, že rozumíte tomu, co váš klient znamená, když používá určitý jazyk. Zkontrolujte každý detail jasným a definovatelným způsobem.

Předpoklady: Co musíte mít, než vytvoříte odhad času a nákladů

Představte si, že za vámi přišel přítel a řekl: „Kolik mě bude stát koupě nového auta?“ Neexistuje způsob, jak na tuto otázku odpovědět, aniž byste se zeptali: „Jaké auto chcete?“ A co když odpoví: „Ach, já o autech nic nevím. Jen mi dejte auto, které pro mě bude fungovat. Kolik to bude stát?“

V takové situaci nemůžeme odhadnout náklady na auto. Musíme spolupracovat se svým přítelem a klást otázky typu „Jak velká je vaše rodina?“ „Řídíš do práce?“ a „Co rád děláš na dovolené?“ Pokud náš přítel s námi toto všechno pracuje a my známe auta, pravděpodobně mu vybereme dobré auto a potom mu sdělíme cenu. Ale pokud náš přítel řekne: „Nemám čas odpovědět na všechny vaše otázky! Jen mi řekněte, kolik stojí auto!“ pak jsme zpátky nikam. Nebo říkáme něco jako, mezi 12 500 USD, pokud chcete Hyundai, a 85 000 USD, pokud chcete Cadillac. To je pravdivá odpověď, ale ne velmi užitečná.

Jako projektoví manažeři se neustále nacházíme v této situaci. Například klient může chtít nový web. Ale opravdu neví, co je dobré webové stránky pro jeho podnikání. Prostě ví, že jeho současný nefunguje. Víme, že webová stránka může stát mezi 1 200 až 15 000 USD a může trvat dva týdny až čtyři měsíce, v závislosti na tom, jaké funkce jsou pro konkrétní firmu potřebné. Ale dokud neznáme jeho podnikání, nemůžeme udělat odhad času ani nákladů.

Závěrem je toto: Než budeme moci připravit přesný odhad času nebo nákladů, musíme s klientem definovat rozsah projektu. V případě, že pojem „rozsah“ není znám, znamená to „to, co děláme“. Definice celého rozsahu je jasným vyjádřením toho, co děláme tímto projektem. Další informace o tom najdete v části Jak rozvrhnout plán řízení projektu.

Kromě jasného prohlášení o rozsahu potřebujeme ještě tři věci:

• Musíme eliminovat nevyslovené předpoklady. Například náš přítel požádal o „nové“ auto. Myslel tím zcela nový, letošní model, nebo měl na mysli „nový pro mě“ a nákup ojetého vozu by byl v pohodě. Nevíme, dokud se nezeptáme. Skutečný případ katastrofy odhadu nákladů na projekt, jako je tento, najdete na postranním panelu „Počítač, který běží pořád“.
• Musíme se rozhodnout, jak bude projekt proveden, a získat souhlas se základním přístupem od klienta. Nepotřebujeme znát všechny podrobnosti. Musíme však znát obecný přístup. Například pokud má náš projekt zřídit montážní závod, budeme chtít vědět, jestli zákazník očekává, že to brzy přeroste. Pokud ano, pak je pravděpodobně nejlepším nápadem pronajmout nemovitost, spíše než ji kupovat nebo se dlouhodobě najímat. A náklady na projekt zahrnující pronájem nemovitosti se zcela liší od nákladů na projekt zahrnující nákup nebo pronájem budovy.
• Potřebujeme znát současnou situaci. Pokud chce klient nový web, musíme vědět vše o jeho starém webu, o tom, co funguje a co ne. Potřebujeme také vědět o jejich tištěných marketingových materiálech, popisech produktů a obrázcích jejich produktů. Vytvoření webové stránky z aktuálního katalogu stojí mnohem méně než vytvoření webové stránky od nuly, kde musíme zajistit získání fotografií a popisů pro desítky projektů.

Tento příběh ilustruje příběh. Jednou byl projekt na odvodnění bažiny. Výkonný ředitel kraje se zeptal: „Kolik bude stát vypuštění tohoto bažiny?“ Manažer projektu odpověděl: „Záleží na tom, kolik aligátorů je tam.“ „No, jak víme, kolik aligátorů je tam?“ „Vypustíme močál a uvidíme, kolik jich vyčerpá.“

To je velký problém s odhadem času a nákladů. Než budeme moci provést přesný odhad nákladů, musíme dostatečně naplánovat, abychom věděli, co zákazník opravdu chce, a udělat dostatek práce na projektu, abychom zjistili, o co ve skutečnosti jde. Vedoucí pracovníci však často chtějí přesný odhad nákladů ještě před zahájením projektu.

Budete potřebovat ještě jednu věc a já jsem o tom napsal článek: Pochopení klíčových faktorů dobrého odhadu času, nákladů nebo čehokoli jiného.

Nyní, když jsme stanovili problém, pojďme se podívat na některá řešení.

Naše případová studie: Jednoduchý odhad nákladů na web

Množství práce, které je zapotřebí k vypracování dobrého odhadu nákladů, závisí na velikosti projektu, který děláte, a také na tom, jak dobře jste vy a tým obeznámeni s prací na projektu. Zde popsané techniky odhadu vám mohou poskytnout dobrý odhad nákladů na projekt za pár hodin u projektu, který stojí méně než 10 000 USD. Stejné techniky, které se uplatní během několika týdnů, mohou odhadnout náklady projektů na přibližně 100 000 USD. A stejné techniky, pečlivě aplikované s velkým množstvím výzkumu, lze použít k odhadu projektů, které budou stát miliony dolarů. Ale to bude trvat měsíce práce a do odhadu nákladů a času bude zahrnuto mnoho dalších užitečných projektových plánů.

Protože se zaměřujeme na techniky, budeme pracovat s velmi jednoduchým malým projektem: První web pro novou startupovou společnost, obsahující 40 stránek textu a grafiky, a nákupní košík s asi 200 produkty. Tiskový katalog se všemi obrázky a popisy produktů již byl hotový. Společnosti se ale nelíbí rozvržení katalogu a pro web potřebuje nové umělecké dílo a koncepční návrh, který také použije pro budoucí tiskový marketing.

Tabulka 1: Součty včasného odhadu

Součást projektu	Nízký	Střední	Vysoký
Hosting (první rok)	300 $	360 $	396 $
Grafika	2 500 $	3 500 $	5 000 $
Webové stránky	1 824 $	2280 $	3 420 USD
Katalogové položky	1 920 $	2 400 $	3 600 $
Běž žít	300 $	500 $	600 $
Celkový	6844 $	9 040 USD	13 016 USD

Techniky včasného odhadu nákladů a času

Jak jsme již řekli, nejbližší odhad nákladů musí přijít poté, co bude jasně definován rozsah projektu, dohodnut přístup k projektu a vyjasněny předpoklady. Když to bude hotové, ale zatím nemáme podrobný plán pro provedení všech prací, můžeme vytvořit předběžný odhad nákladů. Časný odhad nákladů se institutem projektového řízení nazývá řádově odhad nákladů . Když jej vytvoříme, poskytneme rozsah, ve kterém jsme si téměř jisti, že náklady na projekt klesnou. Ale je to docela velký rozsah. Dolní konec je 50% našeho odhadu a horní konec je dvojnásobek našeho odhadu. Pokud si tedy myslíme, že projekt bude stát 100 000 USD, můžeme s jistotou říci, že projekt bude stát mezi 50 000 až 100 000 USD.

Prezentace odhadů pořadí

Když poskytneme odhad s tak velkým rozsahem, sponzoři projektu budou pravděpodobně balističtí. Většina sponzorů projektů chce a potřebuje mnohem přesnější odhad mnohem dříve, než je možné. Vyžaduje vzdělávání vzestupně, to znamená naučit naše šéfy, co je realistické, abychom jim pomohli pochopit, že odhad řádu je to nejlepší, co mohou udělat i ti nejlepší projektoví manažeři na světě, a to na začátku projektu, ještě než je plán téměř kompletní. V této fázi je prostě příliš mnoho neznámých, aby bylo možné poskytnout realističtější záruku.

Pro nás a naše sponzory máme několik dobrých zpráv o časném odhadu projektu:

• Pokud provádíme typ projektu, který je týmu známý, můžeme si být jistější, že náklady nebudou o moc vyšší než střed našeho odhadu.
• Pokud dokážeme ovládat rozsah, můžeme omezit projekt na dostupný rozpočet dodáním některých, ale ne všech funkcí.

Řekněme například, že jsme vytvořili odhad mezi 50 000 až 200 000 USD a sponzor říká: „Opravdu můžu vytvořit rozpočet pouze 120 000 USD, a pokud to překročí, možná dokážu vytlačit celkem 150 000 USD. Můžeme odpovědět, 100 000 USD je pravděpodobné a je velmi dobrá šance, že přijdeme pod 120 000 $. Pokud chcete záruku na 150 000 $, pak souhlaste, že pokud to budeme absolutně muset, můžeme snížit dvě z pěti položek na seznamu udělá projekt za 150 000 $ nebo méně. Pravděpodobně dostanete vše, co chcete. Pokud ne, získáte tři nebo čtyři nejdůležitější věci a poslední nebo dvě můžeme udělat s rozpočtem pro příští rok. “

Rozdělení našeho ukázkového projektu na několik velkých kusů

Většina projektů může být rozdělena na několik velkých částí a odhady sestavené z částí jsou vždy lepší než odhady vytvořené z projektu jako celku. Podívejme se tedy na části projektu webových stránek v našem příkladu. Budeme zahrnovat:

1. Hosting: Nastavte hosting a drátový model pro web eCommerce s nákupním košíkem
2. Grafika: Vypracujte nový grafický design: barvy, obrázek webu, logo, klíčové obrázky pro každou ze 7 produktových řad
3. Webové stránky: Vytvořte 40 stránek textu a grafiky
4. Katalog položek: Vytvořte nákupní košík 200 položek katalogu ze stávajících názvů produktů, popisů produktů a obrázků
5. Zveřejnit: Vyzkoušejte celý web, opravte problémy a vydejte se

Získání vysokých a nízkých odhadů pro každý kus

Naším prvním krokem je přijít na nejlepší způsob, jak získat odhad nákladů pro každou z pěti částí projektu uvedených výše. Pro položky jedna, dvě a pět je naším nejlepším řešením vytvoření odhadu na základě skutečných nákladů na provedení stejných věcí pro podobné weby pro minulé zákazníky. U položky č. 1 můžeme pravděpodobně dokonce uzamknout pevnou cenu. U položky č. 2 mluvíme s grafikem. Může říci: „No, záleží to. Pokud znají obecný styl podnikání a líbí se jim moje první nápady, je to jedna věc. Pokud však nemají tušení, co chtějí, a mají výbor, který rozhoduje, a poté, co dělám grafiku, začnou měnit názvy svých produktových řad, mohlo by to stát mnohem víc. “ Pokud máme dobrou komunikaci s klientem, můžeme se pokusit získat odpovědi na tyto otázky. Ale řekněme, že ne.Poté požádáme grafiky, aby odhadli náklady pro nejlepší a nejhorší scénáře, a to jsou naše nízké a vysoké odhady.

Položky 3 a 4 lze nejlépe odhadnout pomocí metody lopaty. Metoda popsaná pro položky 1, 2 a 5 však také bude fungovat.

Položka 5 je podobná položce 2. Například pokud jsou všechny prodeje v kontinentálních USA, je testování nákupního košíku standardní. Pokud potřebujete mezinárodní přepravu, spolu s mezinárodními daněmi a tarify, bude zapotřebí mnohem více testování. V tomto případě jsme šli ke klientovi a ten řekl: „Ach, jsme v USA a právě teď prodáváme pouze v USA. Takže v našem odhadu pro uvedení do provozu jsme dostali docela úzké rozmezí nízkých a vysokých vidíte v tabulce č. 1.

Tato metoda poskytuje dobrý časný odhad nákladů a nákladů. Odhad nákladů je uveden v tabulce č. 1. Časový odhad je vytvořen podobným způsobem, kdy je od každého pracovníka nebo vedoucího týmu požadován nízký, pravděpodobný a vysoký odhad, jak dlouho bude práce trvat, a tyto odhady se sčítají.

Klíčovou výhodou tohoto přístupu je, že i když je jedna část odhadována příliš nízko, další část bude pravděpodobně odhadována vysoko. Celkový odhad má tedy větší šanci mít pravdu než kterákoli jiná část. To je hlavní důvod, proč rozdělit projekt na části a odhadnout každý zvlášť, místo toho, abyste se pokusili odhadnout celý projekt najednou.

Přesnost se liší podle odvětví

Jak přesný je náš odhad? To se hodně liší podle odvětví a také podle dalších projektových a týmových faktorů. Ve stavebnictví, kde společnosti sestavují konkurenceschopné nabídky na stavbu silnic pro projekty financované státem, které obecně volí nabídku s nejnižšími náklady, jsem viděl projekt ve výši 25 milionů dolarů odhadovaný na poslední dolar. Nabídka, která je příliš vysoká, smlouvu nezíská a nabídka, která je příliš nízká, bude pro společnost znamenat finanční ztrátu.

Stavební projekty lze odhadnout tak přesně, protože metody, materiály a náklady jsou velmi standardní.

Na druhou stranu jsou projekty informačních technologií (IT) notoricky špatně odhadovány. Nejhorší případ, o kterém vím, byl IT projekt odhadovaný na 2 000 $, který nakonec stál více než 170 000 $ - ale to byl extrémní případ. Skutečné výsledky, které nakonec zdvojnásobí nebo ztrojnásobí odhad času nebo nákladů, jsou však příliš běžné. Jedním z důvodů je to, že nástroje, techniky a prostředí se ve světě IT rychle mění. Dokonce se stává, že program je napsán, řekněme, pro jednu verzi systému Windows, a poté musí být před vydáním znovu vytvořen pro jinou verzi systému Windows.

Jak provedeme nejlepší odhady, jaké můžeme ve svém vlastním odvětví udělat? Klíčové je důsledné, úplné plánování a sledování projektového řízení a zkušenosti získané při zlepšování našich metod na konci každého projektu. A při provádění každého odhadu se zeptejte: „Jak je můj tým obeznámen s tímto přesným typem práce? Pracovali jsme už někdy spolu? Co je nového a odlišného v tomto projektu?“ Čím častěji váš konkrétní tým dříve prováděl tento typ práce, tím přesnější může být váš odhad. A zároveň, když odhadujete práci pomocí nových nástrojů a metod nebo vyvíjíte experimentální prototypy nebo pracujete s novými klienty, vezměte to v úvahu a nechte více prostoru pro neočekávané.

Techniky odhadu pozdních nákladů

Později v procesu plánování projektu můžeme vytvořit mnohem přesnější odhad. A také je to mnohem snazší. PMI volá odhad pozdního času a nákladů zdola nahoru, protože odhadujeme každou podrobnou aktivitu a sečteme je všechny, abychom získali součet. PMI říká, že skutečné náklady budou při odhadu zdola nahoru -10% až +15% odhadovaných nákladů. A rozptyl plánu je stejný. To znamená, že pokud je odhad 100 000 USD, očekává se, že skutečné náklady na projekt klesnou mezi 90 000 a 115 000 USD. Pokud se očekává, že projekt poběží 100 dní od začátku do konce, pak je velmi pravděpodobné, že bude probíhat mezi 90 a 115 dny. S tímto menším rozsahem je pro sponzory projektu mnohem snazší pracovat.

Odhad opožděného času a nákladů vyžaduje podrobný plán projektu včetně:

• Struktura rozpisu práce (WBS) - podrobný seznam všech komponent projektu
• Seznam aktivit - seznam veškeré práce, která bude provedena, a kdo ji bude dělat.
• Podrobné informace o nákladech, například hodinové sazby za mzdu, práci na dohodu a další položky, jako jsou kancelářské prostory nebo vybavení.
• Plán nákupu, včetně odhadovaných, nebo pokud je to možné, potvrzených nákladů na každou položku, která má být zakoupena.
• Plán rizik

V ideálním případě bude podrobný odhad nákladů součástí úplného plánu projektu, ve kterém je věnováno všech devět oblastí znalostí projektového řízení, jak je popsáno v článku, který jsem uvedl výše, Jak rozvrhnout plán projektu.

Se všemi těmito informacemi je vytvoření podrobného odhadu nákladů poměrně snadné - ve skutečnosti je to jednodušší než vytvoření předběžného odhadu. Jednoduše spočítáme náklady (čas a materiály) na každou aktivitu projektu a vymyslíme celkovou částku. V rámci tohoto procesu můžeme použít odhad PERT. PERT znamená Technika hodnocení a kontroly projektu a je to způsob, jak získat jediný odhad nákladů pomocí středícího průměru optimistických, pravděpodobných a pesimistických odhadů pro každou řádkovou položku. PERT se můžete naučit přečtením Jak používat PERT graf pro řízení projektů.

Osvědčený postup pro odhad nákladů zahrnuje zahrnutí rizika do rovnice. Součástí řízení rizik je, aby zahrnovala pohotovostní plány, tedy plány pro práci, kterou může dělat, když dojde k události riziko. Řekněme, že stavíme novou budovu na Floridě. Jsme si vědomi rizika, že v případě hurikánu budeme muset staveniště odstavit až na dva týdny. Naplánujeme harmonogram, který dokončí stavbu, i když dojde k hurikánu, pomocí víkendových přesčasů po hurikánu. To samozřejmě zvyšuje náklady. Můžeme představit rizikové faktory jako pohotovostní fondy. Můžeme například říci: „Odhadované náklady na stavbu této budovy jsou 1 milion dolarů. Pokud však dojde k velkému hurikánu, budeme potřebovat mimořádné finanční prostředky ve výši 50 000 dolarů, abychom mohli projekt dokončit včas.“

Sledování projektové práce a přizpůsobení odhadu

Po přijetí plánu, harmonogramu a odhadu nákladů je projektová práce na vašem projektu dokončena a můžete začít pracovat. Formálně se tomu říká provádění a kontrola projektu. Poprava znamená vykonat práci. Kontrola znamená sledovat práci a zajistit, aby byla práce načas a v rámci rozpočtu. Proces sledování dokončených prací (dodávky rozsahu) oproti času a nákladům se nazývá analýza získané hodnoty (EVA). Jak děláme EVA, snažíme se zajistit, abychom dodávali v rámci rozpočtu. Dozvídáme se také, že jsme odvedli dobrou práci, když jsme udělali náš odhad.

Sledování skutečného času a nákladů při práci je velmi důležité ze dvou důvodů. Nejprve jsou tato data užitečným vstupem pro budoucí odhady. Zadruhé, na konci projektu každý den porovnáme naše odhadované náklady se skutečnými náklady, řádek po řádku a náš plánovaný plán s naším skutečným plánem; a vytvořte dokument s poučením. Získané zkušenosti zahrnují lepší metody odhadu nákladů pro náš další projekt.

Techniky odhadu