Řízení projektu: plánování

Nástroje a techniky plánování

Fotka od annca z Pixabay

Plánování je hlavní metodou, kterou můžeme použít k řízení a regulaci prováděného projektu. Provedení projektu znamená uvedení plánu do praxe s cílem dosáhnout očekávaných výsledků.

Ve fázi plánování projektový manažer promyslí celý projekt, komunikuje a řídí jednotlivce, kteří budou dělat práci, a najde nejlepší uspořádání, ve kterém musí být práce provedena nebo provedena.

Projektoví manažeři musí naplánovat nalezení nejlepšího postupu, ujasnit si ve svých myslích, co je třeba udělat, zkontrolovat, co je mimo jejich oblast odborných znalostí, a vědět, jak delegovat a stanovit díla pro ostatní.

Zde je několik plánovacích nástrojů, které můžeme použít k plánování projektu.

Ganttův diagram

Obrázek OpenClipart-Vectors z Pixabay

Ganttův diagram je grafické znázornění plánu projektu. Zobrazuje úkoly, jejich trvání, jejich sekvence (nebo pozice v čase) a celkovou dobu trvání projektu. Představuje všechny tyto informace ve vzájemně propojené formě a je to jednoduchý způsob, jak sdělit plán projektu.

Připravujeme Ganttův diagram, který kombinuje informace o úkolech a dobu trvání našeho projektu. Taková tabulka nám pomáhá pochopit proces nezbytný k dokončení projektu. Pomáhá nám také získat přesné pochopení celého trvání projektu, sdělit o něm informace a poskytnout standard pro hodnocení a odhad, pokud potřebujeme provést další rozhodnutí.

Je Ganttův graf zcela spolehlivý? Spíš ne. Nemůžeme se spoléhat na Ganttův diagram, který nám poskytne podrobnosti o tom, proč jsou úkoly seřazeny v pořadí, v jakém se objevují. Také se nemůžeme spoléhat na Ganttův diagram, který nám ukáže, které úkoly jsou rozhodující pro dobře načasované dokončení projektu, nebo že ukáže dopad změn na závislosti nebo posloupnosti úkolů. Závislost úkolů je logický vztah mezi úkoly nebo milníky. V závislosti na úkolu se úkol nebo milník spoléhá na jiné úkoly, které se mají provést, zcela nebo částečně, než je lze provést.

Analýza kritických cest

Obrázek Nuggetkiwi, Wikimedia Commons

Kritickou cestou je pořadí činností projektu, které hodnotí nejdelší celkové trvání a určuje nejkratší možnou dobu k dokončení projektu.

Graf kritické cesty nebo síť ukazuje, které úkoly jsou kritické nebo zásadní pro včasné dokončení projektu.

Software pro kritické cesty automaticky vypočítává účinky změn ve vztahu k závislostem mezi úkoly. Díky své provozní rychlosti software rychle aktualizuje jakoukoli změnu dat úlohy a jejích zdrojů.

Softwarové programy se používají při plánování projektu a přidělování zdrojů úkolům, vyrovnání zdrojů, kalkulaci nebo odhadu nákladů, struktuře rozpisu prací a struktuře rozpisu organizace.

Zde jsou některé programy pro správu projektů prezentované v abecedním pořadí: Accelo , Asana, Backlog, Easy Projects , inMotion , pondělí .com, ProWorkFlow, Workamajig , Workfront a Wrike . Pokud se chcete o tomto softwaru dozvědět více, můžete navštívit web GetApp®, který publikuje uživatelské a redakční recenze softwaru a aplikací pro firmy.

Scénáře co kdyby

Ve fázi plánování je nutné ověřit náklady a čas vzhledem k cílům.

Při změně dat se použijí scénáře typu What-if. Počítačový software poté přepočítá nové trvání, přidělení zdrojů a náklady, aby nabídl možné možnosti.

Pokud plánovací software ukáže, že požadované datum dokončení přesahuje povolený čas nebo náklady, musí projektový manažer prozkoumat tři možnosti:

• Zjistěte, které úkoly lze provádět paralelně nebo které lze částečně pokrýt, a poté tyto úkoly znovu připojte k síti paralelně. Počítač poté odhadne kratší dobu trvání projektu.
• Zadejte nové povinné datum dokončení a počítač vypracuje nové datum zahájení.
• Zjistěte, zda lze dobu trvání kritických úkolů zkrátit. Toho lze dosáhnout přidáním více zdrojů, delší pracovní dobou, snížením kvality, která sníží množství práce, nebo použitím prefabrikace.

Pokud plánovací software ukáže, že náklady budou vyšší než přidělený rozpočet, může projektový manažer buď snížit počet zdrojů, zkrátit plán nebo snížit kvalitu dodávky.

Vysvětlení pojmů a výrazů

Zde je vysvětlení některých slov nebo výrazů použitých výše:

• Alokace zdrojů přiřazuje zdroje, jako je čas, osoby a nástroje, řadě úkolů ke splnění termínu.
• Vyrovnání zdrojů je technika, která upravuje počáteční a cílové datum v souladu s omezením prostředků tak, aby vyvážila poptávku po zdrojích s dostupnou nabídkou.
• Struktura rozpisu práce rozdělí projekt na menší součásti, kde se každá soustředí na výstup.
• Struktura organizačního rozdělení je model, který podrobně popisuje organizační rámec pro plánování projektů, správu zdrojů, sledování času a výdajů, alokaci nákladů, vykazování výnosů a zisků a správu práce.
• Sledování času udržuje záznam o odpracovaných hodinách.
• Sledování výdajů udržuje záznamy o tom, co bylo utraceno.

Řízení projektů: Definování cílů

• Řízení projektů: Definování cílů

  Praxe řízení projektů je dobře zavedená. Má natažený rozsah v různých průmyslových odvětvích. Nyní platí několik podniků a organizací v oblastech, jako je marketing, finance, vývoj produktů, služby zákazníkům a vláda

Řízení projektů: Monitorování a řízení lidí

• Řízení projektů: Monitorování a řízení lidí Řízení

  projektů nemusí být ve velkém měřítku a neomezuje se pouze na velké projekty. Některé z informací uvedených v mých 3 článcích o zásadách projektového řízení můžete použít k vytvoření osobního akčního plánu.