Řízení projektů: monitorování a řízení lidí

Obrázek Gerd Altmann z Pixabay

Sledování a ovládání

Účelem implementace nebo provedení plánu projektu je přinést očekávané výsledky.

Jako projektový manažer musíte řešit jakýkoli problém ve fázi implementace, jakmile o něm víte. Nejlepší způsob, jak přistupovat k řešení problémů, je těšit se na to, co lze udělat, nikoli zpětně na to, co by bylo možné udělat, aby to zmařilo. Pokud chcete najít nejlepší řešení, musíte problém identifikovat a porozumět mu.

Řízení a kontrola osob jsou dvě kritické části při řízení projektu ve fázi implementace. Jsou vzájemně propojeny; problém v jednom z nich může způsobit nebo vést k problému v druhém.

Jak se projekt provádí, můžete řídit monitorováním, kontrolou a opětovným plánováním. Musíte také řídit lidi a postupy.

Monitorování

Monitorování znamená dohled nad probíhajícími aktivitami, aby bylo zajištěno, že jsou v kurzu a podle harmonogramu k dosažení celkového výkonnostního cíle. Cíle definují, čeho má být dosaženo a kdy a jak to bude provedeno.

Implementaci plánu projektu sledujete pomocí nástrojů pro pravidelné shromažďování informací o pokroku.

Stanovujete metody správy proměnných žádoucím způsobem. Tyto metody se nazývají monitorovací mechanismy. K tomu je třeba popsat:

• Typ požadovaných informací.
• Množství a podrobnosti požadovaných informací.
• Formální a neformální metoda získávání informací, jako je pozorování, rozhovory s odborníky, schůzky a zprávy.
• Poskytování informací, ať už ústních nebo písemných, osobně, telefonicky, poštou, e-mailem nebo na virtuální schůzce.

Přezkoumání

Pokrok měříte porovnáním informací o pokroku s plánem, pokud jde o tři omezení kvality, harmonogramu a nákladů:

• Kvalita dokončené práce.
• Datum dokončení.
• Náklady na práci.

Jakmile budete mít zavedeny dobré monitorovací systémy a budete dostávat pravidelné informace, můžete měřit postup projektu podle času, nákladů a kvality provedené práce.

Většina softwarových balíčků vám umožňuje měřit pokrok zapamatováním si „základních“ informací, tj. Informací v počátečním bodě. Jakmile zadáte nová data, počítač je zobrazí oproti základnímu plánu, abyste mohli porovnat a analyzovat postup.

Plánování znovu - Plánujte znovu nebo jiným způsobem

Musíte znovu naplánovat, kdykoli proces kontroly ukáže nekonzistenci mezi plánovaným a skutečným dokončením kdykoli, nebo když se změní cíle projektu.

Zkoumáte jakýkoli problém ve fázi provádění z lidské i technické stránky, protože se navzájem ovlivňují. Je užitečné rychle vyřešit problém, protože i jednoduchý problém se může zhoršit a ohrozit úspěšné dokončení celého projektu.

Chcete se vyhnout přijetí vysoce rizikového řešení problému, pokud postrádá zálohu pro případ, že by se něco pokazilo, protože by to ohrozilo provedení projektu.

Při opětovném plánování byste hlavní cíl projektu změnili pouze jako poslední možnost. Když změníme hlavní cíl, mohli bychom být vedeni k něčemu, co se nazývá „dotvarování rozsahu“, které je považováno za škodlivé.

Rozsah projektu je sdílené porozumění mezi zúčastněnými stranami o tom, co jde do projektu a co definuje jeho úspěch. Rozsah je přesně definovaná charakteristika a funkce produktu nebo práce nutná k dokončení projektu.

Dotvarování rozsahu znamená neustálé nebo šílené změny hlavního cíle kdykoli po zahájení projektu. To se může stát, když obor není definován, zdokumentován nebo kontrolován vhodným způsobem.

Každou změnu rozsahu musíte odkázat na sponzora projektu, který ji musí nejprve schválit.

Proces monitorování, kontroly a opětovného plánování má trvat po celou dobu trvání projektu.

Opětovné plánování je nutné, pokud projekt zjevně nedosahuje svých cílů nebo pokud se cíle změnily. Jedná se o situaci, kdy musíte použít scénáře What-if (viz můj článek 2 o zásadách řízení projektu) o úkolech a činnostech, které je ještě třeba provést.

Vedení lidí

Vy jako projektový manažer jste zodpovědní za projekt. Přijímáte odpovědnost za každodenní běh projektu, za řešení vašeho týmu a řešení sporů.

Pokud nastane problém, vyhněte se pokušení hledat obětního beránka, protože by to mohlo zdržet hledání řešení. Obecně platí, že při řešení problému je lepší vyjednávat než konfrontovat.

Tým vedete efektivně, když objasňujete roli a odpovědnosti každého člena týmu, objasňujete úrovně autority a odpovědnosti, nastavujete realistická očekávání, poskytujete podporu členům týmu a přijímáte rozhodnutí, která jsou realistická.

Efektivně motivujete své členy týmu, když je zapojíte do rozhodování, delegujete bez mikrosprávy, stanovujete realistické osobní cíle pro tým a pro každého člena týmu a odměňujete příspěvky.

Vyjednáváte tím, že se budete ptát, abyste zjistili povahu konkurenčních požadavků, víte, že tyto požadavky jsou platné, diskutujete o řešeních s týmem, prezentujete výhody a slabosti alternativních řešení, vysvětlujete, proč a jak byl přijat postup při řešení situace, a porozumění nepochybně globální cíl projektu.

Spojujete se vytvářením komunikačních a monitorovacích systémů, správou toku informací v týmu, sdílením informací s týmem, sponzorem projektu a všemi zúčastněnými stranami, žádáním o zpětnou vazbu na veškerou komunikaci a zapojením týmu do rozhodování o zvýšení jejich motivace k vlastní svou práci.

Osobní akční plán

Řízení projektu nemusí být ve velkém měřítku. Neomezuje se pouze na velké projekty, jako je výstavba nového nádraží nebo vylepšení stávajícího.

Některé z informací uvedených v mých třech článcích o zásadách projektového řízení můžete použít k vytvoření osobního akčního plánu. Mohli byste například rozhodnout o třech oblastech svého života, o kterých si myslíte, že by jim nějaké zlepšení prospělo.

Zapište si své cíle způsobem, který vám bude jasný, stanovte si realistické časové plány a jednoduché, ale účinné postupy pro sledování a zkontrolujte svůj pokrok.

Rád bych od vás slyšel o osobním projektu, který hodláte uskutečnit a na který byste mohli použít některé informace uvedené v mých třech článcích.

Řízení projektů: Definování cílů

• Řízení projektů: Definování cílů

  Praxe řízení projektů je dobře zavedená. Má natažený rozsah v různých průmyslových odvětvích. Nyní platí několik podniků a organizací v oblastech, jako je marketing, finance, vývoj produktů, služby zákazníkům a vláda

Řízení projektu: plánování

• Řízení projektu: Plánování

  Plánování je důležité k nalezení nejlepšího postupu, vyjasnění toho, co je třeba udělat, kontrole toho, co je mimo naši oblast odborných znalostí, a umět delegovat a nastavit práce pro ostatní.

Jak jsem se stal certifikovaným spolupracovníkem v oblasti projektového managementu

• Jak jsem se stal certifikovaným spolupracovníkem v oblasti projektového managementu

  Vyznačte se celoživotním vzděláváním