Postupné zpracování pro úspěch projektu

Progresivní zpracování - krok za krokem budujte úspěch projektu

Mnoho lidí se bojí vytvořit dobrý plán projektu - myslí si, že to trvá příliš dlouho. Institute of Project Management (PMI) má řešení s názvem Progressive Elaboration. Je to fantazijní termín pro postupné vytváření dobrého designu, dokud nedosáhneme skvělých výsledků.

Progresivní zpracování

Stížnost, kterou často dostávám od lidí, které trénuji v projektovém řízení, je, že definování projektu musí trvat příliš dlouho, aby se zabránilo katastrofě projektu. Obávají se, že budeme plánovat navždy a nikdy nebudeme dělat žádnou práci. To je skutečná obava a já to analyticky nazývám paralýza . Ale vynikající plánování a design nemusí vést k paralýze analýzou.

Pochopení tří klíčových bodů odemkne myšlenku - a hodnotu - kvalitního designu prostřednictvím postupného zpracování.

• Přesnost není totéž jako detail.
• Získat to správně poprvé je levnější.
• Nemusíme to navrhovat najednou, dopředu.

Přečtěte si další informace.

Přesnost není stejná jako detail

Klíčem k postupnému zpracování je, že můžeme začít na velmi vysoké úrovni s obecným obrazem toho, co chceme. Pak můžeme s projektem pokračovat a postupovat dolů do jemnějších a jemnějších detailů. Tímto způsobem začneme pracovat brzy a při vývoji našeho designu pokračujeme v práci. To zabrání paralýze analýzou.

Abychom to udělali dobře, musíme být velmi jasní: Prohlášení o vysoké úrovni nebo design nemusí být podrobné, ale přesto musí být přesné. Může to být krátké a jednoduché, ale musí to být vše nejasné.

Případová studie: Vylepšení webových stránek pro zvýšení konverzního poměru

V tomto případě, typickém pro mou poradenskou práci, se podíváme na společnost, která má dobrou marketingovou a reklamní kampaň - mnoho lidí přichází na jejich webové stránky. A průzkum trhu ukazuje, že lidé, kteří přicházejí, jsou na svém cílovém trhu. Mají také dobrou a stabilní produktovou řadu - není třeba tam nic měnit. Ale poté, co lidé přijdou na stránky, mnozí nekupují. Musíme zvýšit konverzní poměr, nazývaný také zavírací poměr. Co lze udělat?

Pojďme postupně rozpracovat rozsah tohoto projektu:

• Prohlášení o rozsahu výkonné úrovně: Na webu budou provedeny změny za účelem zvýšení konverzního poměru, tj. Procenta lidí, kteří něco skutečně koupí, z těch, kteří na web přijdou. Jakmile tuto sazbu zvýšíme, chceme zachovat novou sazbu. Vyloučení rozsahu: Nedojde k žádným změnám v marketingu ani v naší produktové řadě. Ty se podívejte dobře.
• Měření na výkonné úrovni: To by zahrnovalo aktuální přepočítací koeficient, studie standardních přepočítacích koeficientů, stanovení cílů pro nový přepočítací koeficient do stanoveného data.
• Prohlášení o rozsahu správy na úrovni: Změny na webu musí zvyšovat míru konverze, aniž by narušovaly provozuschopnost, produktivitu nebo nákupní košík a finanční správu. Změny a jejich důsledky musí být sledovatelné, takže se učíme, co si ponechat, co zahodit a co se stále zlepšovat.
• Přístup k řízení: Management vybere určité produkty, na kterých bude experimentovat. Úspěšné experimenty budou replikovány na všechny příslušné produkty.
• Technické problémy: Níže zkoumáme podrobnosti.
• Technický přístup: Navrhujeme experimenty, testujeme různé možnosti, abychom je mohli porovnat a zjistit, co funguje.

Těchto šest kroků postupně rozpracovává návrh projektu. Každá úroveň myšlení poskytuje více podrobností - podrobnějšího zpracování - jak postupujeme při navrhování a implementaci nových webových stránek.

Všimněte si, že existují nejméně tři různé týmy lidí - pravděpodobně čtyři, pokud máme jak odborníky na technický marketing, tak technické programátory. Každý tým přichází, když je to potřeba, a přidává k detailům nezbytným pro úspěch.

Další zpracování: Ponořte se do marketingových podrobností

Zde je částečný seznam technických detailů marketingu (nikoli webdesignu), na kterých bude projekt pracovat na zvýšení konverzního poměru.

• Méně kliknutí na zavření. Studie ukazují, že čím více kliknutí mezi příchodem na stránku a uzavřením dohody, tím více lidí web opustí. Stránky lze tedy zefektivnit a zvýšit tak míru konverze.
• Vytváření pocitu naléhavosti. Pokud produkt vypadá, že se objeví později, lidé často nákup odkládají - a pak se už nevracejí. Možná se bude muset technický marketingový tým vrátit k vedoucím pracovníkům a zeptat se, zda jsou krátkodobé slevy přijatelným způsobem, jak zvýšit míru uzavření.
• Eliminujte zmatek. Podrobné pokyny a spousta právních jazyků sníží míru uzavření.
• Přímé vstupní stránky. Reklamy by měly směřovat přímo na vstupní stránky, které jsou prodejními stránkami inzerované položky.
• Vítejte zpět. Pomocí souborů cookie, přihlašování zákazníků nebo obojí můžeme přesměrovat vracející se zákazníky tam, kam chtějí nejvíce. Můžeme to také zkontrolovat u výkonného ředitele ohledně vedení kreditních karet v evidenci za účelem zefektivnění budoucích nákupů.

Jak vidíte, na začátku není třeba myslet na žádný z těchto nápadů. Výkonná úroveň stanoví cíl, vedení povede směr a poté technické týmy postupně rozpracují, jak změny dosáhnou cíle.

Umělci vždy používali progresivní zpracování

Toto je raná skica, kde umělec kromě vykreslení celé postavy přidává dvě alternativní hlavy a cylindr. V „Portrét Edouarda Maneta sedícího na židli“ rozpracovává Degas své nápady bez obav z vytvoření finálního díla.

Edgar Degas, muzeum Louvre, Paříž (veřejná doména) přes Wikimedia Commons

Zde je v tomto náčrtu černou křídou koncept zpracován komplexněji jako „Studie pro portrét Edouarda Maneta.“ Vypracování postupuje.

Edgard Degas, Metropolitní muzeum v New Yorku (veřejná doména) přes Wikimedia Commons

Toto kompletní "Leptání 'Portréte Edouarda Maneta, Etuda", sedící vlevo, je bohatým a silným výsledkem Degasova postupného zpracování jeho tématu.

Edgar Degas, Boston Public Library (Public Domain), přes Wikimedia Commons

Správné uvedení do provozu je levnější

U každého projektu existují pouze tři možnosti, pokud jde o kvalitu a výsledky:

• Nejlevnější volbou je nechat si věci definovat hned na první pohled.
• Druhou možností je pokazit to a poté to během projektu opravit.
• Třetí možností je pokazit to a přinést špatné výsledky.

Celkově je tedy lepší být na začátku jasní a přesní. O kolik lepší? Výsledky studií za posledních 40 let ukázaly, že existuje poměr nákladů na prevenci chyby; náklady na opravu chyby během projektu; a náklady na vyčištění nepořádku po skončení projektu. A minimální poměr je 1: 10: 100. Takže chybě, které lze zabránit v další hodině plánování na 100 $ / hod., Bude trvat deset hodin projektového času a 1 000 $ na opravu během projektu, a bude trvat 100 hodin a 10 000 $, pokud budeme muset po dokončení projektu vyvolat. A poměry mnohem vyšší než 1: 10: 100 byly nalezeny, pokud od samého začátku používáme osvědčené postupy v managementu kvality k provádění bezchybného designu.

Lekce: Postupné zpracování - rozvíjení podrobností, jak postupujeme - vždy dává smysl. Nedbalá práce nikdy nedává smysl.

Nemusíme to dělat najednou

Děláme dobrou a jasnou práci na každém kroku. Zároveň nemusíme nechat definovat celý projekt najednou nebo definovat všechny podrobnosti na začátku. Místo toho můžeme pracovat po etapách. V každé fázi jsme jasní a přesní, ale průběžně budeme podrobnější. Tomu se říká progresivní zpracování. Udělat to dobře zahrnuje:

• Počínaje velkým obrazem a postupujícími do detailů.
• Při každém setkání buďte jasní, zapište si výsledky a nechte si je potvrdit.
• Sledování toho, kolik jsme definovali a kolik ještě není definováno.
• Přilákání správných lidí na každé setkání. První schůzky budou pravděpodobně s manažery a manažery na vyšší úrovni. A my, projektoví manažeři, budeme pravděpodobně na všech setkáních. Když se snažíme objevit podrobnosti procesu, pracovního toku a rozhraní, pracujeme více s pracovníky. A protože schůzky budou více technické, potřebujeme více technických lidí (jako jsou programátoři a inženýři) zapojených na straně projektu.
• Pokračujeme, dokud nebudou definovány všechny podrobnosti všech funkcí produktu nebo služby, které vytváříme nebo vylepšujeme. Může se však stát, že budeme mít hodně napsaného programu nebo že bude produkt vyvinut, protože budeme pokračovat v podrobném popisu dalších částí.

Progresivní zpracování projektů, které řeší problémy

Projekty, které řeší problémy, jsou zvláštním případem, kdy je obzvláště užitečné postupné zpracování.

Problém je v tom, že se objevil problém, který společnosti nebo výrobní lince brání v tom, aby fungovala tak, jak fungovala dříve. Cíl je tedy již jasný: nechte tuto d ** mn * d věc fungovat! Zapojení výkonných pracovníků je minimální a manažeři mají jen málo práce, kromě poskytování podpory. Ve skutečnosti, protože manažeři již vědí, co je „věc“ a jak má fungovat, „nechte tuto věc ** fungovat!“ je úplné a přesné prohlášení o výkonném rozsahu na vysoké úrovni.

Případová studie: Zpoždění startu raketoplánu Atlantis v roce 2006

Dobrým příkladem tohoto typu projektu se stalo v roce 2006, kdy problémy s desetiletým palivoměrem, který měřil množství vodíku v palivových nádržích raketoplánu Atlantis, šly na fritu. Měřidlo se stalo nespolehlivým, někdy ukazovalo, že nádrž byla prázdná, když byla plná, a problém byl občasný.

Prohlášení o rozsahu výkonné úrovně by bylo jasné: Opravte palivoměr, abychom mohli létat s raketoplánem!

Jak však zkoumáme úroveň problému po úrovni pomocí progresivního zpracování, najdeme čtyři technické problémy, díky nimž je řešení problému stále obtížnější:

• Rozhodnutí vedení: Pokud víme, že je rozchod vadný, můžeme ho jednoduše vypnout, spolehnout se na další měřidla a stejně létat. O tom se hodně debatovalo. Nakonec však bylo rozhodnuto, že základní bezpečnostní prvek, Main Engine Cut Off (MECO), by bez tohoto měřidla nebyl spolehlivý. Rozhodnutí vedení tedy bylo, že měřidlo musí být opraveno.
• Technický problém: Problém byl přerušovaný. Proto žádný test, který prošel, nebyl důkazem toho, že měřidlo funguje a že raketoplán mohl bezpečně létat. Musel být nalezen konkrétní problém, aby bylo jisté, že byl opraven.
• Podrobný technický problém: Měřidlo nebylo jednoduché zařízení. To zahrnovalo mnoho různých komponent a elektrických konektorů mezi nimi. Některé z nich byly pohřbeny hluboko v elektroinstalaci raketoplánu. Pouhé umístění všech komponent a čištění jejich konektorů byla velká práce. Mnohokrát si inženýři mysleli, že problém vyřešili, ale měřidlo nezkoušelo čistotu.
• Velmi podrobný technický problém: Konstrukční plány raketoplánu možná nebyly přesnou shodou s Atlantis, jak byla postavena. Díly byly upgradovány a vyměněny. Jeden inženýr uvedl, že nalezení všech částí měřidla bylo průzkumnou misí, že stále zjišťují, jak raketoplán funguje!

To ukazuje, jak je nutné postupně vypracovat velmi jednoduchou výkonnou směrnici, aby byla zajištěna úspěšnost. K tomuto zpracování však nemusí dojít v rámci plánování. Jakmile bylo dosaženo každé součásti palivoměru, bylo možné ji vyčistit, otestovat a zdokumentovat. To je míněno progresivním zpracováním projektu, který opravuje problém.

Progresivní zpracování není jen pro rozsah

Ačkoli se tento článek zaměřuje na progresivní zpracování při vývoji definice rozsahu a struktury rozložení práce (WBS), koncept progresivního zpracování je širší. Ve skutečnosti jej lze použít na všech devět oblastí řízení projektu. Zde jsou nějaké příklady:

Postupné zpracování komunikačního plánu projektu

První verzí komunikačního plánu projektu může být jen seznam kontaktů členů týmu a zákazníků projektu. Vypracováváme to:

• Identifikace všech zúčastněných stran projektu a jejich přidání do seznamu
• Rozhodování o tom, jak komunikovat s jednotlivými zúčastněnými stranami
• Rozhodování o tom, jak do projektu zahrnout Hlas zákazníka

Vypracování řízení rizik v projektu

Formální kroky řízení projektových rizik postupně rozvíjejí naši definici projektového rizika - co by se mohlo pokazit - a naši reakci prostřednictvím:

• Identifikace rizik, kde vytváříme náš první seznam rizik.
• Analýza rizik, kde vyhodnocujeme a upřednostňujeme rizika
• Plánování reakce na riziko, kde se rozhodujeme, co dělat, abychom zabránili rizikovým událostem, a co dělat, pokud k nim dojde
• Monitorování a kontrola rizik, kde rizika sledujeme, hledáme nová rizika a zacházíme s nimi, jak k nim dochází.

Z těchto příkladů můžete vidět, že postupné zpracování je standardní praxí pro všech devět oblastí projektového řízení.

Progresivní zpracování a životní cykly projektu

Postupné zpracování lze na různé projekty aplikovat odlišně. Při výběru způsobu postupného zpracování je klíčové propojit zpracování detailu s životním cyklem projektu, který používáte.

Progresivní zpracování v klasickém vodopádu

V klasickém vodopádu nebo životním cyklu vývoje systému (SDLC) předchází provedení veškeré plánování. Proto k postupnému rozpracování rozsahu dochází ve fázích plánování.

Progresivní zpracování s rychlým sledováním

Pokud je klasický vodopád upraven tak, aby umožňoval rychlé sledování, je celý produkt rozdělen na moduly. Jakmile je plánování dokončeno pro každý modul, může vývoj pokračovat u tohoto modulu, zatímco ostatní se stále plánují. V tomto životním cyklu jsou některé moduly zpracovány rychleji než jiné.

Souběžné řízení projektů

Souběžné řízení projektů vyvinula společnost Hewlett-Packard a nyní se široce používá v automobilovém průmyslu. Spojením všech různých specialistů na začátku lze životní cyklus projektu (řekněme uvedení nového konceptu na trh) zkrátit z pěti let na 18 měsíců! Při souběžném řízení projektů je progresivní zpracování prováděno včas a rychle cross-funkčními týmy.

Vývoj softwaru s nulovou vadou

Metoda nulového defektu vývoje softwaru se zaměřuje na přesnost, aby se zabránilo vniknutí chyb do kódu. Včasné zpracování návrhu, následované časným zpracováním samotného kódu, s několika recenzemi, vrhá více očí na problém a vytváří nejkvalitnější software za nejnižší cenu. Vložením 80% úsilí do dobrého designu se drasticky sníží testování a ladění, které jsou drahé.

Spirálový model

Spirálový model byl předchůdcem Agile Development. Zaradí prvky do plánu a pokud dojde ke zpoždění prvku, spadne na pozdější cyklus ve spirále. každá funkce je zpracována tak, jak přichází pro design, a pak znovu, v dalším cyklu, když přijde pro vývoj.

JAD a RAD

JAD, vývoj společných aplikací a RAD, rychlý vývoj aplikací, nejsou skutečné alternativy životního cyklu. Jedná se spíše o techniky vyvolávání požadavků, které ovlivňují životní cyklus. Vývoj se urychlí tím, že se návrháři a programátoři dostanou do těsné blízkosti svých klientů, uživatelů aplikace. Časté schůzky umožňují rychlé postupné zpracování. A tento přístup je klíčovou součástí agilního rozvoje.

Progresivní zpracování v agilním vývoji

Agilní vývoj, nazývaný také Agilní programování, je nejnovějším přístupem k životnímu cyklu projektu a funguje obzvláště dobře s dnešními objektově orientovanými kódy a webovými vývojovými platformami. Programátoři úzce spolupracují se zákazníkem a často trvale bydlí v každém zákaznickém oddělení. Pomocí prototypování a rychlé úpravy aplikací je design spojen s vývojem. Postupné zpracování je neustálý proces v celém projektu.

Co si myslíte o progresivní práci?

Progresivní zpracování udržuje projekt v pohybu

Závěrečná lekce tedy je: Bez ohledu na typ projektu, na kterém pracujeme, a jakýkoli životní cyklus a další metodiky, které zvolíme, neplánujeme a pak jdeme. S postupným zpracováním plánujeme a pokračujeme a plánujeme průběžně.