Příprava jako klíč k úspěchu

Pixabay

Příprava se může zdát nudná a časově náročná, když vše, co opravdu chcete udělat, je ponořit se do projektu a začít mít pocit, že jste něco dokázali. Zvláště když jsou termíny těsné. Ale unce prevence může zmírnit libru zásahu. Když na začátku projektu strávíte čas organizováním a mapováním plánu, může vám to později ušetřit spoustu promarněného času při opakování práce nebo při pomyšlení na pomocníky, protože nevíte, jakou práci jim dát dále. Kromě toho může mít čas na dodržení správných postupů zabránit tomu, aby se později objevily problémy, které ztrácejí čas, špatně prezentovat společnost klientům a zbytečně stresovat a znepokojovat spolupracovníky.

Skok z pracovníka na manažera

Jak postupujeme po podnikovém žebříčku odpovědnosti, můžeme se ocitnout v přechodu z role včely na pozici vedoucího, i když naše pracovní pozice toto slovo neobsahuje. Úkolem včely je plnit rozkazy a odškrtávat věci z pověstného seznamu úkolů tak rychle, jak je to rozumně možné. Ale když se přesunete do manažerské role, hluboce zakořeněná myšlenka „musím to udělat“ může ve skutečnosti bránit vaší schopnosti řídit.

Manažeři musí udělat krok zpět od shonu a naučit se trávit čas přípravou, delegováním a komunikací. Z myšlení včelího dělníka se tyto věci zdají velmi nehmotné a mohou ve vás působit pocit, že jste nic neudělali. Ignorování těchto požadavků na roli však může znamenat, že ti, které spravujete, ve skutečnosti nic nedělají, protože jste si nenašli čas na to, abyste jim řekli, co je třeba udělat, nebo jste si neudělali dostatek času na to, aby pochopili, na co se ptáte pro. Je také důležité, aby manažeři zvážili potřeby každého jednotlivého pracovníka a přizpůsobili svůj styl komunikace a výuky potřebám tohoto pracovníka, aby maximalizovali svůj potenciál.

Vědění je moc

Jednou z nejlepších metod přípravy na budoucí události je zdokumentovat ty aktuální. Vědění je moc. Pokud si nyní budete chtít podrobně zdokumentovat, co jste právě udělali pro vyřešení problému nebo konfiguraci funkce, znamená to, že příště je třeba udělat totéž, můžete tento úkol delegovat na někoho jiného, protože vše, co vy je třeba je nasměrovat na článek, který vysvětluje, co je třeba udělat. Nyní, když si nyní zdokumentujete proces, který se bude opakovat, vám ušetří dvě hodiny za 3 měsíce a znovu za 6 měsíců a znovu a znovu a znovu, pokaždé, když tento proces nebudete muset vymyslet znovu a pak to udělat, nebo nauč to někoho jiného. Nevynalézejte znovu kolo, dokumentujte vynález a pak ho nechte udělat někomu jinému.

Plánování projektu, abyste se soustředili

Podívat se na rozsah celého projektu může být skličující, dokonce až ohromující. Když je projekt rozdělen na malé části a konkrétní úkoly, je snadné se soustředit na každý malý úkol a efektivně přecházet z jednoho na druhý. Plánování projektu a identifikace úkolů a termínů je klíčovým krokem k přípravě na další práci. Tomuto procesu se lze naučit. Můžete se naučit organizovat sebe a svou práci, a tím získáte více práce za méně času a méně stresu. Když se potýkáme s novým projektem, první věcí, kterou je třeba určit, je termín. Dále rozdělte projekt na klíčové tematické bloky práce. To budou vaše milníky. Odhadujte termíny pro každý milník, abyste splnili svůj konečný termín. Pokud používáte Planner, organizátor stylu Kanban,tyto milníky se stanou vašimi sloupci nebo segmenty. Poté vezměte každý milník a rozdělte jej dále na úkoly nezbytné k dosažení tohoto milníku. Uspořádejte tyto úkoly postupně a voila, máte plán projektu, který vás udrží na místě.

Denní a týdenní příprava

Možná, že vaše práce není založená na projektech nebo zahrnuje více projektů. Denní a týdenní příprava se poté stává klíčem k udržení soustředění a dosažení cílů. Na začátku každého dne neskočte jen na první e-mail, který uvidíte, a začněte odpovídat. Začněte každý den přípravou.

Udržujte seznam úkolů, včetně kalendáře
Zkontrolujte stávající úkoly
Zkontrolujte veškerou novou komunikaci a přidejte položky do seznamu úkolů. Pokud se jedná o konkrétní datum, například schůzku, přidejte do kalendáře odkaz na tyto úkoly.
Upřednostněte seznam úkolů
Pomocí kalendáře a seznamu úkolů určete úkoly, které očekáváte do konce dne
Nyní začněte pracovat.

Každé pondělí si projděte seznam úkolů a kalendář, abyste získali představu o tom, jak bude vypadat váš týden. Blokujte všechny potřebné velké časové úseky pro schůzky nebo velké úkoly.

Klíčové body

Příprava je nezbytná, není volitelná
Připravenost zvyšuje efektivitu, šetří čas a peníze
Nedostatečná připravenost ohrožuje spokojenost zákazníků
Nedostatečná příprava zvyšuje stres zaměstnanců, úzkost, absence a vyhoření.
Připravte se prostřednictvím správy seznamů úkolů a procesů dokumentace.