Obsah:
Setkání se konají často v každé organizaci a hrají velmi důležitou roli při rozhodování o lepších výkonech. Jsem si vědom, že aby schůzka postupovala a proběhla úspěšně, je nutné řádné plánování a organizace. Při plánování schůzky beru v úvahu cíl schůzky, typ schůzky, počet účastníků, místo konání atd. Zkontroluji, zda existují návštěvníci, kteří požádali o schůzku. Pokud ano, také s nimi spolupracuji, abych zjistil, zda jsou data vhodná.
Po plánování schůzku zorganizuji. Zajistím, aby čas schůzky nebyl v rozporu s jinými schůzkami zúčastněných osob. Vybírám místo, kde se mohou ubytovat účastníci účastnící se schůzky. Poskytuji účastníkům čas schůzky a přibližnou délku schůzky. Zajistím, aby bylo zajištěno i občerstvení. Při zajišťování občerstvení zkoumám stravovací požadavky účastníků, pokud někdo má. Je důležité zajistit občerstvení, protože se návštěvníci cítí vítáni a také jim brání v únavě, zvláště pokud to pro někoho byl únavný dlouhý den.
Druhy schůzek
V naší organizaci máme různé typy schůzek, v závislosti na potřebě a počtu účastníků. Máme týmové schůzky, které se konají jednou za čtrnáct dní nebo jednou za měsíc v závislosti na potřebách. Účastníci jsou obecně členové mého týmu a všichni návštěvníci, pokud o to požádali. Máme společné týmové schůzky, což je kombinované setkání pro ____________________________ (odstraněno z důvodu zachování důvěrnosti) týmu, který se účastní spolu s jakýmikoli návštěvníky. Někdy požadujeme mimořádné schůzky, když je třeba projednat naléhavé problémy. Existuje také jedna schůzka, kdy se diskutuje o důvěrných otázkách a také o výkonu jednotlivců. Prezentace se konají, když dojde ke změnám v systémech nebo budou zavedeny nové zásady a postupy, které je třeba s oddělením komunikovat.
Při plánování schůzek se ujistím, že pro schůzku existuje pádný důvod a že místo konání je pro všechny účastníky snadno dostupné. Připravuji agendu a procházím ji předsedkyní, abych se ujistil, že si je vědoma témat, která budou projednána. Informuji ji o tom, o čem bude setkání, kdo se ho zúčastní, kdo se ho nezúčastní, o čem se bude účastnit host, kde se setkání bude konat a jak dlouho bude trvat, a do toho. Je důležité ji informovat, aby byla připravena a věděla, co si předem připravit. Posílám kopii pořadu jednání všem účastníkům a také pozvánky na schůzku v aplikaci Outlook. Informuji je o adrese, kde se schůze bude konat. Pokud někdo pozvání na schůzku odmítne, bude muset zdůvodnit, přijmout souhlas od manažera a zaslat mu omluvu.Také se ujistím, že schůzka může pokračovat s lidmi, kteří se nezúčastní.
Rezervace a nastavení
Při rezervaci míst nebo místností pro schůzky vyhledávám místa nebo místnosti, které jsou schopné pojmout všechny účastníky a že místnost nebo místo má veškerá zařízení potřebná pro schůzku. Objasňuji s místem, nebo zkontrolovat, zda je místo bezpečné konstrukce a všechny elektrické vodiče jsou utěsněny a že splňují zdravotní a bezpečnostní postupy. Pokud existují účastníci se zdravotním postižením, ujistím se, že mají v místě schůzky veškeré potřebné vybavení. Rovněž se ujistím, že místo konání je snadno dostupné a je vhodné pro všechny účastníky. Pokud bylo místo konání rezervováno v dostatečném předstihu, zazvoním jim, abych se ujistil, že je místnost k dispozici pro schůzku, abych na poslední chvíli nezklamal. Veškeré platby, které je třeba provést v místě konání, schvaluje rozpočtový manažer.Rozpočet na občerstvení sdílí všichni zaměstnanci týmu.
Před schůzkou mám všechny zdroje, jako jsou poznámkové bloky, pera a zařízení jako OHP, notebook, projektory, prodlužovací kabely a ethernetové kabely atd., Které jsou pro schůzku nezbytné. Židle a stoly jsou uspořádány podle požadavků. Vytisknu několik kopií pořadů jednání a také zápisy z předchozích schůzek, abych zkontroloval, zda byly všechny akce dokončeny. Pokud nějaké podklady potřebují tisk a distribuci, mám je pro účastníky příliš připravené v ruce. Nastavil jsem notebooky a projektory, pokud jsou na schůzku vyžadovány. Veškeré důvěrné dokumenty, které jsou na schůzku odvedeny, je udržuji v bezpečí, aby se nedostaly do nesprávných rukou a aby si je mohly prohlížet pouze oprávněné osoby.
Plány
Pořad jednání obsahuje datum, název a místo konání, název schůzky, omluvy, jména návštěvníků a seznam bodů, které je třeba projednat. Pokud existují konkrétní témata, která budou projednána konkrétní osobou, je to také uvedeno na pořadu jednání. Program a zápisy se nazývají příspěvky na schůzku a obsahují všechny podrobnosti všech důležitých věcí, které byly na schůzce projednány.
Během jednání
Všichni účastníci schůzky jsou vítáni a je jim poskytnuto občerstvení. Distribuuji agendy a veškeré podklady, které je třeba distribuovat. Pokud má někdo o čemkoli jakékoli dotazy, poskytnu mu jasné informace, a pokud si toho není vědom, přijímám rady a rady od svých kolegů nebo manažerů.
Během schůzek jsem požádán o podporu při zapisování minut a nastavování IT vybavení. Beru také kopie pořadu jednání a předchozích zápisů.
Jsem si vědom, že budu muset být připraven vypořádat se s jakýmikoli problémy, které by během schůzky mohly vzniknout. Pokud dojde k problémům s IT zařízením, pokusím se vyřešit problémy v rámci mých administrativních práv. Pokud to ale má co do činění s tím, obracím se s žádostí o pomoc na technickou podporu IT. Mezi účastníky mohou být problémy kvůli profesionálním a osobnostním problémům. Ty jsou vyřešeny přímými diskusemi, změnami rot, je-li to nutné, provedením stížností atd.
Když zaznamenávám zápisy na schůzce, zaznamenávám vše, co je důležité, protože slouží jako reference do budoucna a pomáhá s rozvojem organizace. Zápisy zapisuji jasně a stručně. Jsem velmi pozorný, aby mi neunikly žádné informace. Vezmu si sebou šablonu s podrobnostmi o všech bodech, které budou na schůzce projednány. Bude mít datum, čas, název schůzky. Obsahuje také podrobnosti o tom, co bylo projednáno, o přijatých rozhodnutích a opatřeních, která je třeba přijmout. Bude také zaznamenáno datum příští schůze, bude-li rozhodnuto. Když začnou schůzka, pokud se objeví noví účastníci a návštěvníci, představíme se jeden druhému. Při psaní zápisů zůstávám ostražitý a při psaní čísluji stránky, abych se později nenechal zmást.
Po jednání
Na konci schůzky shromáždím všechny dokumenty, které je třeba vzít zpět. Odpojuji a balím všechna použitá IT zařízení. Všechny židle a stoly, které byly přeskupeny, jsou uloženy zpět na původní místa, aby se zabránilo překážkám při příští schůzi. Po schůzce prozkoumám poznámky, vypracuji je a napíšu věrnou kopii, než zapomenu, jaké byly diskuse. Poté zašlu hotové zápisy předsedovi buď e-mailem nebo v tištěné kopii a požádám je, aby si je přečetli před tím, než budou odeslány účastníkům. Židle je zkontroluje a provede všechny potřebné změny. Upravuji je, připravuji poctivé kopie a posílám je účastníkům.
Po schůzce sleduji akce, které je třeba sledovat. Buď zazvoním nebo pošlu e-mail lidem, abych se ujistil, že akce byly dokončeny v cílenou dobu.
Další důležitou věcí je shromažďování zpětné vazby od účastníků. Pomáhá mi naslouchat názorům lidí a provádět jakékoli nezbytné zlepšení. Velmi klidně poslouchám zpětnou vazbu a přemýšlím o ní. Může být pozitivní, neutrální nebo negativní. Nenechávám na mě působit negativní zpětné vazby. Místo toho ho používám ke zlepšení svého výkonu a výkonu týmů. Když pracujete jako tým, nezáleží na nápadu nebo výhledu jednotlivce; záleží na pohledu celého týmu. O jakékoli obecné zpětné vazbě se diskutuje a komunikuje s celým týmem, aby se zlepšil výkon týmu.
Všechny problémy na schůzkách jsou zaznamenány a jsou projednávány na schůzkách manažerů a rozhodují o tom, co lze udělat, aby se těmto situacím v budoucnu zabránilo.