Plánujte a organizujte schůzky: diplom nvq úrovně 3 v oboru podnikání a správy

Projděte si důležité aspekty plánování a organizace schůzek v této jednotce.

Foto Christina @ wocintechchat.com na Unsplash

Úvod do této jednotky

Tato jednotka je volitelnou jednotkou skupiny B na úrovni 3 s celkovým počtem 5 kreditů. Tato jednotka pomáhá uchazeči pochopit opatření a činnosti potřebné pro plánování a organizaci schůzek, jak se připravit na schůzku, jak podpořit průběh schůzky a jak na schůzku navázat.

Pro tuto jednotku byl také zahrnut příklad osobního prohlášení!

1.1 Vysvětlete roli osoby při plánování a organizaci schůzky

Aby schůzka fungovala efektivně, je nutné dobré plánování a příprava. Tyto dva kroky trvají hodně času.

Při plánování schůzky zvažte následující:

• Zjistěte základní podrobnosti schůzky: typ schůzky, rozpočtovanou částku, kterou lze utratit, počet účastníků, místo konání, kde se bude konat, a další podrobnosti.
• Zjistěte cíl schůzky
• Zjistěte roli každého člověka účastnícího se týmu.
• Uspořádejte kontrolní seznam a vložte do kalendáře všechna data, abyste se ujistili, že se různé schůzky nebo události navzájem nekolidují.
• Pokud bude nutné pravidelně sledovat schůzky, aby bylo možné sledovat provedené akce, lze do elektronického kalendáře umístit schůzku, která se opakuje každý měsíc nebo každé čtrnáct dní.

Při organizování schůzky zvažte následující:

• Plně pochopte účel schůzky
• Zjistěte časová omezení lidí, kteří se budou účastnit schůzky, abyste určili nejlepší čas pro pořádání schůzky tak, aby nebyla v rozporu s jinými schůzkami.
• Vyberte místo snadno přístupné všem účastníkům.
• Naplánujte si délku setkání s ohledem na návštěvníky a počet otázek, které je třeba projednat.
• Naplánujte si, jaké občerstvení bude poskytnuto a kdo to bude mít na starosti.
• Shromážděte položky agendy a připravte je ve správném formátu a pořadí.
• Pokud je třeba zodpovědnosti rozdělit mezi různé lidi, udělejte si seznam, kdo bude co dělat!
• Ujistěte se, že osoba zajišťující schůzku ví, čeho je třeba na schůzce dosáhnout a jak dlouho má schůzka trvat.

1.2 Popište různé typy schůzek a jejich hlavní rysy

Existují různé typy schůzek. Schůze se liší s ohledem na:

• Počet lidí účastnících se schůzky
• Účel schůzky
• Velikost organizace
• Osoba předsedající schůzi
• Délka schůzky

Základní typy schůzek jsou následující.

• Stálá schůzka: Jedná se o schůzku, která se pravidelně koná každý týden nebo čtrnáctidenně s manažerem, pokud jde o jakýkoli probíhající projekt. Tyto schůzky trvají až do dokončení projektu a mají obecný formát pro pořad jednání a zápisy.
• Tematické setkání: Setkání uspořádané za účelem projednání konkrétního tématu týkajícího se práce nebo projektu.
• Prezentace: Setkání konané obecně za účelem informování týmu o změnách provedených v procesech a postupech. Na tomto setkání je přednášející nebo dva, a na konci mají účastníci možnost klást otázky.
• Konference: Setkání organizované se značným plánováním a strukturou a moderované předsedající osobou. Počet účastníků závisí na účelu konference.
• Nouzové setkání: Setkání, které proběhlo najednou bez většího předchozího upozornění s cílem řešit jakoukoli interní nebo externí krizi organizace. Schůze se musí účastnit všichni členové týmu.
• Seminář: Setkání se koná hlavně pro vzdělávací účely a je vedeno odborníky z určité oblasti.

1.3 Vysvětlete, jak plánovat schůzky, které plní dohodnuté cíle a cíle

Schůze je třeba plánovat s velkou pozorností a podrobností, protože hrají velmi důležitou roli při dosahování cílů organizace. Nejdůležitější je připravit kontrolní seznam pro schůzku.

Kontrolní seznam schůzky:

• Zkontrolujte, zda byly stanoveny konkrétní a realistické cíle.
• Zkontrolujte, zda je místo setkání přístupné všem.
• Zkontrolujte, zda jsou data a časy vhodné pro všechny účastníky.
• Zkontrolujte, zda si předseda je vědom agendy.
• Připravte program, který dokáže splnit všechny cíle.
• Zkontrolujte, zda je program vytištěn a připraven, zdroje připravené na schůzku a všechny pozvánky byly odeslány.
• Zkontrolujte, zda jsou předseda, minutový pracovník a přednášející připraveni a zda je vše připraveno.

Plánování: Naplánujte si schůzku společně s předsedou a všemi účastníky, včetně typu schůzky, jejího účelu, dostupného rozpočtu, počtu účastníků, místa konání a dalších základních podrobností.

Požadavky na místo konání: Při výběru místa konání schůzky se podívejte na účel schůzky a počet účastníků a na to, zda je místo konání v dobrém dosahu. Zeptejte se na místě konání a zjistěte, zda mají veškeré vybavení potřebné pro schůzku. Pokud je to nutné, informujte také předsedu a účastníky a v případě potřeby získejte informace o jejich očekáváních od místa konání, aby nedocházelo k problémům nebo neúspěchům schůzky.

Cíloví účastníci a pozvánky: Jasně uveďte seznam účastníků schůzky a pošlete pozvánky na schůzku. Zeptejte se, na co budou mluvit a jak dlouho budou potřebovat. Tímto způsobem můžete vypočítat délku schůzky.

1.4 Vysvětlete účel dohody ve zkratce pro schůzku

Stručný přehled je krátkou poznámkou o tom, o čem setkání je: účel, kdo se ho zúčastní a proč se ho zúčastní.

Stručný obsah umožňuje zaměřit se na cíle schůzky a její výsledky, což pomáhá efektivnímu budování týmu.

Dobrý brief musí být krátký, jasný a soustředěný, sčítající všechny myšlenky, které je třeba sdělit. Tímto způsobem získáte jasnou představu o tom, co se snažíte dělat, bez jakýchkoli nejasností.

Stručný přehled musí být velmi jasný ohledně cílů schůzky ve vztahu k podnikání.

Velikost místa konání je důležitým hlediskem pro schůzku.

1.5 Vysvětlete, jak určit vhodná místa pro různé typy schůzek

Při výběru místa pro schůzku nebo konferenci je třeba mít na paměti několik věcí.

• Vhodnost : Zkontrolujte, zda je místo konání dostatečně velké, aby pojalo všechny účastníky schůzky.
• Místo : Zajistěte, aby místo konání bylo na místě přístupném všem účastníkům schůzky.
• Dostupnost : Zkontrolujte, zda je místo konání volné k požadovanému datu, abyste předešli zklamání na poslední chvíli. Může to způsobit další problémy, protože nevíte, že místo není k dispozici po provedení všech opatření a příjezdu všech účastníků.
• Velikost : Zkontrolujte, zda se v místě konání mohou ubytovat všichni účastníci a zdroje, které budou potřebovat, a zda je k dispozici pomoc s využitím potřebných zdrojů.
• Vybavení : Podívejte se na místo konání a zjistěte, zda tam můžete uspořádat schůzku bez jakýchkoli problémů s využíváním zdrojů.
• Cena : Zkontrolujte také, zda místo konání zapadá do rozpočtu a zda je nákladově efektivní.

1.6 Popište typy zdrojů potřebných pro různé typy schůzek

Následuje seznam základních zdrojů potřebných pro schůzku.

• Psací materiál: dělat si poznámky na schůzce.
• Zpětný projektor: k předvedení nebo zobrazení dokumentů nebo snímků.
• Suchá lepenka: Pomůže tomu, kdo prokáže, jasně zapsat věci nebo nápady pro účastníky, aby nevznikly žádné pochybnosti.
• PC / laptop: používají se ve spojení s zpětným projektorem pro zobrazování prezentací nebo dokumentů.
• Informační výtisky pro ostatní účastníky: Patří sem agendy a další papírování, které mohou účastníci vyžadovat, aby mohli schůzku bez problémů sledovat.

1.7 Nástin hlavních bodů, které by měly být pokryty agendou a dokumenty k jednání

Pořad jednání je připraven před schůzí a je rozeslán všem účastníkům. Je to seznam témat, která budou předložena k diskusi.

Pořad musí obsahovat:

• stručný popis cílů schůzky
• seznam témat, která mají být pokryta
• seznam uvádějící, kdo a jak dlouho se bude věnovat jednotlivým tématům.
• Čas, datum a místo schůzky a veškeré další informace, které budou účastníci potřebovat, aby mohli vést informovanou diskusi o tématu schůzky.

Dokumenty o schůzce jsou záznamem z

• přítomní
• čas začátku a konce schůzky
• všechna diskutovaná témata; nic by nemělo být vynecháno.

1.8 Vysvětlete účel a potřeby účastníků schůzky a zvláštní požadavky a poskytněte jim informace požadované pro schůzku

Organizátor schůzky bude muset zajistit, aby byly splněny potřeby všech účastníků. Přijďte vždy připraveni, pokud vám bylo přiděleno něco konkrétního. Pokud plánujete konferenční hovor, nezapomeňte to udělat předem. Můžete být požádáni, abyste si přinesli jídlo nebo pití.

• Pokud se právě účastníte schůzky, měli byste si přinést alespoň dvě pera a dostatek papíru, abyste si mohli dělat poznámky.
• Pokud jste zodpovědní za organizování jídla a pití pro účastníky, zkontrolujte, zda některý z účastníků nemá zvláštní dietní požadavky.
• Pokud židle nebo reproduktor potřebuje notebook a projektor, ujistěte se, že jsou nastaveny a připraveny.
• Pokud je účastník fyzicky postižený a vyžaduje zvláštní přístupová opatření, ujistěte se, že je v místě konání zařízení pro tuto osobu.
• Zeptejte se v místě konání na datum a čas schůzky a na to, zda bude místo konání k dispozici po celou dobu.
• Pokud účastníci potřebují adresu a pokyny, ujistěte se, že jsou podrobnosti zaslány e-mailem v dostatečném předstihu.

Informujte všechny externí účastníky o účelu schůzky a jednotlivých úkolech.

1.9 Popište požadavky na ochranu zdraví, bezpečnost a zabezpečení, které je třeba vzít v úvahu při organizování schůzek

Zdraví, bezpečnost a zabezpečení jsou nejdůležitějšími faktory, které je třeba při jednání vzít v úvahu.

• Zkontrolujte, zda je místo konání bezpečná struktura pro daný druh schůzky.
• Zkontrolujte, zda jsou elektrické vodiče řádně zajištěny a nesahají po podlaze.
• Ujistěte se, že používané zařízení, jako jsou notebooky a OHP, je v dobrém provozním stavu a prošlo testy ICT, aby se předešlo problémům s bezpečností.
• Zajistěte, aby veškeré důvěrné dokumenty přijaté na schůzku nezůstaly pozadu a byly bezpečně přeneseny zpět. Také se ujistěte, že k těmto dokumentům má přístup pouze oprávněná osoba.

1.10 Vysvětlete účel a výhody briefingu předsedy před schůzí

Předseda schůze by měl být o schůzce informován, aby věděl, co na schůzce očekávat. Někteří předsedové mají na svém harmonogramu hodně práce, a proto nemohou věnovat veškerou pozornost jednomu projektu nebo oblasti. Osoba odpovědná za informování předsedy je osoba odpovědná za zajištění hladkého průběhu schůze.

1.11 Vysvětlete účel přivítání a poskytnutí vhodného občerstvení účastníkům

Účelem přivítání a poskytnutí vhodného občerstvení účastníkům je, aby se cítili vítáni a uvolněni, a aby měli dobrou náladu, aby byli pozorní a mohli se účastnit. Vhodné občerstvení také zabrání tomu, aby se lidé cítili unavení.

1.12 Popište typy informací, rad a podpory, které mohou být během schůzky poskytnuty

Nejviditelnějším druhem podpory, o kterou byste mohli být požádáni, je věnování minut. Můžete být požádáni o poskytnutí pořadu jednání a dalších podpůrných dokumentů. Mezi další typy informací a podpory mohou patřit IT zdroje, jako je projektor, notebooky nebo dokonce jídlo a pití.

1.13 Popište typy problémů, které se mohou během schůzky vyskytnout, a jak je vyřešit

Během schůzky mohou nastat různé problémy. Mohou pocházet od lidí účastnících se schůzky nebo ze zdrojů použitých při schůzce.

Problémy v ICT

Notebook nebo projektor použitý pro schůzku nemusí správně fungovat kvůli konfliktu se softwarem. Většinou problém není v připojení k intranetu. Takové problémy lze vyřešit, pouze pokud má člověk oprávnění správce provádět změny v systému. Pokud ne, je třeba vyhledat radu od IT technika.

Problémy s účastníky

Kromě toho mohou nastat schůzky. Mezi typy konfliktů na obchodních jednáních mohou patřit:

• Profesní rozdíly: Vznikají kvůli rozdílným názorům. Pokud tyto rozdíly zůstanou nevyřešeny, mohou zkazit pracovní vztahy.
• Boj o moc a osobnostní problémy: Vznikají, když se jednotlivci nebo skupiny navzájem nelíbí. Vycházejí spíše z osobností lidí než z pracovních konfliktů.

Řešení konfliktu

Toto je několik přístupů a technik, které můžete použít k řešení konfliktů.

Konflikty mohou být o:

• Neshody ohledně pracovních zátěží
• Rozdíly v názorech
• Neshody ohledně přestávek na oběd, dovolené za kalendářní rok, svátků atd.
• Rozdíly týkající se různých způsobů práce.

Konflikty lze vyřešit následujícími způsoby:

• Musí být vedeny osobní diskuse, při nichž budou lidé jasně naslouchat. Jsou nezbytné k podrobnému pochopení problému a také k poznání závažnosti problému
• Rotas lze změnit nebo doplnit tak, aby vyhovoval potřebám a vyřešil případné konflikty
• Když pouhé osobní diskuse nevyřeší konflikty, musí se do toho zapojit vedení.
• Pokud je problém závažný a dotčená osoba si přeje provést postup stížnosti, pokud jde o konflikt, je třeba provést stížnostní řízení.

1.14 Vysvětlete, co by mělo být zahrnuto do záznamu z jednání a účel zajištění přesnosti a schválení záznamu

Zápis by měl obsahovat všechny informace týkající se rozhodnutí přijatých na schůzi a akcí, které je třeba přijmout do určité doby. Když jsou zaznamenána rozhodnutí, umožňuje to všem zúčastněným lidem sledovat věci a připomíná jim, co je třeba udělat. Veškeré pochybnosti nebo nejasnosti, které nastanou po schůzce, lze vyjasnit doporučením a projetím zápisu.

Zápisy musí být jasné a stručné. Osoba provádějící zápis musí být připravena před schůzkou, být během schůzky pozorní a ostražití a zapsat si zápis po schůzce.

Před schůzkou

Minutista by neměl být aktivním účastníkem schůzky, protože může být obtížné zvládnout oba úkoly. Vytvořte šablonu pro zaznamenávání minut ze schůzky a nezapomeňte ponechat prázdné místo pro zaznamenávání poznámek. Uveďte následující informace:

• Datum a čas schůzky
• Účel schůzky
• Jméno vedoucího schůzky nebo předsedy
• Přiřazené položky akce
• Rozhodnutí učiněna
• Opatření, která je třeba přijmout
• Jakékoli další problémy
• Datum příští schůze

Před schůzkou shromážděte od organizátora co nejvíce informací. Požádejte o seznam účastníků a také informace o účelu schůzky.

Rozhodněte se, jak chcete zaznamenávat poznámky. Pokud vám nevadí spoléhat se na pero a poznámkový blok, zkuste použít magnetofon.

Během jednání

Když lidé vstupují do místnosti, zrušte jejich jména ve vašem seznamu účastníků nebo si zapište jména, jakmile lidé vstoupí do zasedací místnosti. Pokud existují noví lidé, o kterých nevíte, požádejte předsedu nebo osobu samotnou, aby je představila týmu. Je také dobré představit všechny přítomné, protože návštěvníci nebo někteří účastníci nemusí vědět, kdo je na schůzce přítomen. Úvod vám také pomůže zaznamenat do zápisu, kdo byl k čemu přidělen.

Minutista musí být velmi opatrný posluchač, který neodvádí mysl do ničeho jiného, ​​aby si mohl poznámky přesně zapisovat. Pokud přesně nerozumíte tomu, jaké rozhodnutí bylo učiněno nebo jaké akci bylo přiřazeno, požádejte vedoucího schůzky o objasnění.

Po jednání

Po schůzce si projděte poznámky a přidejte všechny další body, které jsou vynechány, a objasněte případné pochybnosti, abyste neztratili přehled o tom, co bylo na schůzce projednáno. Napište své poznámky do šablony, kterou jste vytvořili před schůzkou, což usnadní jejich čtení a používání.

Při psaní poznámek:

• Postupně očíslujte stránky, abyste nebyli později zmatení.
• Zaměřte se na akční položky, ne na diskusi.
• Buďte objektivní.
• Pokud potřebujete nahlédnout do jiných dokumentů, přiložte je v příloze nebo uveďte, kde se nacházejí.
• Po dokončení psaní zápisu požádejte předsedajícího schůzky, aby zkontroloval, zda dokument neobsahuje chyby.

Dobré minuty zajistí, že rozhodnutí a akce vyplývající ze schůzky nebudou ztraceny nebo zapomenuty. Slouží také jako záznam pro budoucí reference, a proto jsou důležitými dokumenty pro hladký chod organizace.

1.15 Vysvětlete, jak zaznamenávat akce a v případě potřeby postupovat

Jakákoli akce projednaná na schůzi musí být poté zaznamenána. Následná opatření mohou zahrnovat jednotlivce nebo tým jako celek. Pokud má tedy následná schůzka něco společného s vámi nebo s vaším týmem, před další schůzkou týmu se ujistěte, že je kompletní. Pokud to souvisí s jiným týmem nebo osobou z vnější organizace, pronásledujte telefonicky nebo e-mailem, abyste zjistili, zda byl úkol sledován.

1.16 Vysvětlete účel shromažďování a hodnocení zpětné vazby účastníků ze schůzky

Zpětná vazba je odrazem výkonu jednotlivců v týmu. Každý člověk v týmu pracuje jinak. Z našeho pohledu může určitá situace vypadat dobře, ale musíme vidět věci i z pohledu pozorovatele. Zpětná vazba dává šanci pochopit pohled jiných lidí na způsob, jakým pracujeme.

Zpětná vazba může být pozitivní, negativní nebo neutrální.

Zpětná vazba může být poskytnuta mnoha způsoby a je důležité věnovat pozornost co největšímu počtu z nich. Zpětná vazba vyjadřuje způsob, jakým lidé vidí způsob, jakým pracujeme, a jak je možné jej zlepšit. Ne všechna zpětná vazba jsou nutně přesná.

Účelem shromažďování a hodnocení zpětné vazby ze schůzky je:

1. Protože organizace pracuje pro své zákazníky, je zákaznický servis velmi důležitý pro hladký chod organizace. Musíme tedy poslouchat zpětnou vazbu, abychom zlepšili služby zákazníkům.

2. Získání zpětné vazby vám pomůže rozlišovat mezi tím, co je správné a co špatné. Také se dozvíte, co je potřeba nebo co je zásadní a co ne, čímž vám pomůže zlepšit vaši efektivitu.

3. Žijeme v komunitě, která má různé kultury a víry. Shromažďování zpětné vazby vám tedy pomůže zlepšit práci s různorodou komunitou.

4. Pracujeme s lidmi, kteří mají v komunitě různé osobnosti a vztahy a charaktery. Získávání zpětné vazby nám pomáhá efektivně pracovat způsobem, který vyhovuje každému člověku v komunitě.

5. Zpětná vazba vám řekne, zda je způsob vaší práce úspěšný nebo ne. Pomůže vám také zvážit alternativní způsoby, jak zlepšit svůj výkon.

6. Zpětnou vazbou zjistíme, zda jsme někomu ublížili, nebo jsme se cítili nepříjemně nebo jsme někoho nerešpektovali. Mohli bychom to udělat neúmyslně, takže zpětná vazba nám pomáhá tyto chyby identifikovat.

7. Zpětná vazba nám pomáhá soustředit se spíše na to, co účastníci schůzky vyžadují, než na to, co požadujeme my.

Použití zpětné vazby od účastníků:

1. Můžeme použít zpětnou vazbu k lepšímu pochopení potřeb komunity.

2. Můžeme jej použít k pochopení změn v komunitě.

3. Můžeme jej použít k vylepšení samotného programu.

4. Zpětná vazba pomáhá rozvíjet organizační kulturu, která zahrnuje a aplikuje to, co bylo získáno od ostatních.

1.17 Popište, jak dohodnout výukové body, aby se zlepšila organizace budoucích setkání

Poznamenejte si problémy, na které narazíte na schůzkách, a diskutujte o nich s manažery. Lidé se tak mohou rozhodnout, jak se s takovými problémy v budoucnu vypořádat.

Problémy je třeba řešit, protože ovlivňují všechny účastníky a návštěvníky schůzky. Pokud nebudou podniknuty žádné kroky, nevyřešené problémy mohou být škodlivé pro hladký chod organizace.