„Objednávání produktů a služeb“: osobní prohlášení (pro obchodní a administrativní zkoušku nvq)

Aby společnosti a organizace fungovaly efektivně, musí být všechny produkty a služby zavedeny ve správný čas. Každá společnost má svého dodavatele. Shromažďují informace o dodavatelích a produktech prostřednictvím různých zdrojů. Naše organizace v minulosti používala __________ (odstraněno z důvodu zachování důvěrnosti) k objednání papírenského zboží a nedávno se přesunula do _______________ (odstraněna z důvodu zachování důvěrnosti) , protože zjistili, že je nákladově efektivnější. Porovnávají se náklady na výrobky a získává se celková nabídka od dodavatelů. Pro služby je vybrána společnost, která poskytuje nejlepší řešení spolu s kvalitou.

Zvoníme dodavatelům a pokud je to možné, zajistíme návštěvu dodavatele, abychom se podívali na kvalitu poskytovaných služeb. Naše společnost bere služby od _____________ (odstraněny z důvodu zachování důvěrnosti) . Obecně je tedy uspořádána návštěva s cílem zkontrolovat, zda jsou v souladu se všemi zásadami a postupy, a také zda to bude pro klienta bezpečnější a lepší místo. Zkontrolujeme také, abychom viděli nabídky, abychom našli nejlepší kvalitu a služby.

Jak požadujeme produkty a služby

Po výběru dodavatele od nich nadále přijímáme služby. Každý měsíc jsou objednávky zadávány podle požadavků na stacionární a každodenní na další služby. Při žádosti o službu nebo produkt se ujistíme, že velmi jasně specifikujeme potřeby a specifikace. Zapíšeme si název produktu, kód, pokud je k dispozici, množství a náklady. To je možné pouze v případě, že jsem si vědom produktů a služeb.

Při výběru produktů a služeb se můj vedoucí kanceláře spojí s dodavateli a obdrží nabídky od různých dodavatelů. Dodavatelé nám také dodávají ukázkové produkty ke kontrole kvality. Po důkladném prozkoumání nákladů a kvality se můj vedoucí kanceláře rozhodne, se kterou společností má jít, a přijímá od nich služby.

Při výběru služeb a produktů je velmi důležitá kvalita. Musí splnit očekávání klientů. Stejně důležité je také to, jak budou tyto služby prospěšné pro zaměstnance.

Další důležitou věcí, na kterou je třeba pamatovat, je nákup pouze produktů, které požadujeme, s ohledem na požadavky klientů a zaměstnanců. Pokud ne, peníze vynaložené na nechtěné předměty se stanou plýtváním. Jasné plánování pomáhá šetřit rozpočet.

Při hledání dodavatelů a produktů obchodní manažer spolupracuje s různými dodavateli, aby získal nejlepší nabídku. To pomáhá organizaci ušetřit peníze a zůstat na vrcholu rozpočtu.

Při kontaktu s dodavateli se každý ujistí, že zachovává profesionalitu, provádí platby včas a pronásleduje objednávky a dodávky. Dbáme na to, abychom objednávku zadali v dostatečném předstihu a poskytli dodavateli dostatek času na včasné dodání produktů nebo služeb.

Objednávání, přijímání a vše, co souvisí s poskytováním a přijímáním zboží a služeb, patří k tomu, čemu se říká dodavatelský řetězec. Dodavatelský řetězec začíná od surovin použitých k výrobě produktu až po dodaný produkt pro spotřebitele, včetně všech, jako je velkoobchod, maloobchod atd. Mezi nimi. Takže každý, kdo je součástí tohoto řetězce, odpovídá za výkon a kvalitu.

Při objednávání produktů věnuji maximální pozornost tomu, abych poskytl jasné podrobnosti o produktech, které požaduji, včetně kódu, velikosti, barvy a dalších požadovaných podrobností. Zkontroluji, zda jsou všechny položky na objednávce nezbytné a kdo je potřebuje. Objednávku upřednostňuji podle potřeb a objednávám jen ty základní. Poté je nechám autorizovat mým manažerem. Objednávky zadávám pomocí systému s názvem ____________ (odstraněno z důvodu zachování důvěrnosti) . Objednávky se zadávají prostřednictvím katalogu dodavatele, který je již v systému k dispozici. Jakmile obdržíme objednávky, důkladně se zkontrolují podle faktury, aby se zjistilo, že jsme obdrželi všechny položky podle faktury, a poté je potvrzení podepsáno. Také pak zboží přijmu objednávku dne ____________ (odstraněno z důvodu zachování důvěrnosti) , aby upozornilo platební tým, že jsme obdrželi objednávku. Systém generuje číslo nákupní objednávky. Poté na fakturu zapíšu číslo nákupní objednávky a zaúčtuji je do platebního týmu, který uvolní platby dodavateli.

Sledování a hodnocení objednávek

Objednávky při zadávání jsou sledovány, aby bylo možné sledovat, co se děje. Objednávky jsou sledovány z hlediska rychlého doručení a kvality, aby se zabránilo vzniku problémů. Objednávky zařízení ICT se provádějí prostřednictvím našeho servisního střediska ICT a sleduje se každý produkt od objednání po dodání.

Objednávky a služby se také každý měsíc vyhodnocují, aby se zkontrolovalo, zda splňují požadovanou kvalitu a výkon. To také pomůže zlepšit výkony a najít způsoby, jak výkony zlepšit, protože to nebude mít vliv na jednoho jednotlivce, ale na tým a organizaci.

Jakmile je monitorování a hodnocení dokončeno, lze je použít ke zvýšení efektivity příslušných postupů. Lze jej vylepšit výběrem správné společnosti a použitím správného systému pro objednávání. Vždy mám seznam položek, které si musím objednat. Týmům také pošlu e-mail s dotazem na jejich požadavky, poté je porovnám a uvedu na objednávku. Pokud neobdržím objednávku včas, spojím se s mým vedoucím kanceláře, který ji zase honí s dodavatelem. Když je přijata objednávka, zboží ji přijmu do systému, aby byl dodavatel včas zaplacen.

Jak zajistíme nejlepší hodnotu ve službách a produktech

Pracujeme jako tým společně při získávání lepší hodnoty za peníze za služby, které poskytujeme a přijímáme. Lepší hodnota za peníze znamená mít správný kvalitativní produkt za levnější cenu. Abychom toho dosáhli, budeme muset vyjednávat s dodavateli nebo poskytovateli služeb, vyhýbáme se zbytečným nákupům. V případě potřeby zadáváme hromadné objednávky, protože to šetří čas a peníze. Abychom to všechno udrželi, udržujeme dobrý vztah s dodavatelem.

Vzpomínám si, že jsem spolupracoval s ____________ (odstraněno z důvodu zachování důvěrnosti) 3 týdny před pokusem o ______________ (odstraněno z důvodu zachování důvěrnosti) pro klienta. _______________ (odstraněno z důvodu zachování důvěrnosti) mě informovalo, že nebudou moci službu poskytovat, protože si nebyli jisti, zda tuto službu někdo požaduje. Okamžitě jsem je informoval o ztrátě pro naši organizaci, pokud tento klient nebyl ___________ (odstraněn z důvodu zachování důvěrnosti) . Naše organizace bude za službu platit peníze, nikdo je neměl, protože jsou __________ (odstraněny z důvodu zachování důvěrnosti) . Paní na telefonu si promluvila se svým manažerem a poté souhlasila, že půjde podle toho, o co jsem žádal. To je jeden ze způsobů, jak se organizaci ušetřily peníze.

Zaměstnanci, kteří pracují pro naši organizaci, nesmějí přijímat žádné dary ani pohostinství bez povolení nebo vyzrazení. Zásady uvádějí, že „ ___________________ (odstraněno z důvodu zachování důvěrnosti) “. Pokud kterýkoli zaměstnanec nedodrží zásady a postupy organizace, bude podniknut formální kroky a může to vést dokonce k propuštění, protože to bude vážné zneužití.

Vždy dostáváme sdělení od poskytovatelů služeb ohledně nových služeb, které poskytují. Posílají nám aktualizované letáky, které dáváme klientům, kteří je potřebují. Jakákoli komunikace, kterou dostávám, je kaskádová s týmem a dalšími odděleními, o kterých si myslím, že je budou vyžadovat.

Při zadávání objednávek mám ______________ (odstraněno z důvodu zachování důvěrnosti) limit pro autorizaci. Také když přijde faktura za větší částku nebo službu, nebo když musí být zadána objednávka za vyšší částku, prohlédnu ji a zkontroluji, zda je to něco, co opravdu potřebujeme, a až poté pokračuji v objednávce.

Při objednávání produktů kontroluji, zda dostáváme to, co chceme. Například při objednávce faxu jsem vyjednával se svým manažerem a týmem ICT o drahém stroji, protože levnější stroj spotřeboval příliš mnoho inkoustu nebo stužek, což stálo více peněz, zatímco drahý stroj spotřeboval méně inkoustu. Předložil jsem argument, že jednou utratím a poté ušetřím peníze, místo toho, abych kupoval levný stroj, za který budeme muset utrácet peníze pokaždé.

Při objednávání produktů a služeb se ujistím, že dodržuji zásady a postupy organizace. Zajistím, aby faktury, které dostávám, byly originální a originální faktury, nikoli kopie faktur. Objednávám produkty pouze u společností, se kterými jsme uzavřeni smlouvu a mohu je objednávat.

Když spolupracuji s ____________ (odstraněno z důvodu zachování důvěrnosti) za poskytování služeb klientům, pokud nejsou k dispozici ___________ (odstraněny z důvodu zachování důvěrnosti) , doporučuji týmu, aby požádal o ___________ (odstraněn z důvodu zachování důvěrnosti) . Tímto způsobem používáme peníze, za které jsme zaplatili, nenecháváme naše služby nevyužité, čímž nebudeme plýtvat ani ztrácet peníze.

Přezkoumání a kontakt s dodavateli a poskytovateli služeb

Při výběru dodavatelů pro papírnictví nebo pečovatelské služby se manažeři a senioři setkávají společně a v případě potřeby zařídí návštěvy poskytovatelů služeb, aby zjistili, zda jsou pro klienty dost dobré, a poté dohodnou smlouvu na služby. Při zadávání objednávky na papírnictví souhlasím s produkty, které spadají do mého autorizačního limitu, a vždy se ujistím, že objednávám požadované produkty, a nikoli ty nežádoucí. Když to překročí můj limit, nechám si poradit od svého manažera a vysvětlím jí, proč je to důležité, než půjdu s objednávkou.

Při kontaktu s poskytovateli služeb si zachovávám profesionalitu. Vyjednávám o službách, které potřebujeme, abychom mohli udělat to nejlepší pro naše klienty. Jak bylo vysvětleno výše, mluvil jsem s domovy, abych zabránil ztrátě peněz pro naši organizaci, která leží v mé pravomoci.

Když jsou služby poskytovány klientům, zasílám smlouvy, které jsou smlouvou mezi poskytovatelem služeb, klientem a naší organizací. My jako organizace se ujistíme, že všichni dodržujeme to, co je podepsáno ve smlouvě. Poskytované služby jsou vždy sledovány a prováděny kontroly, aby bylo zajištěno, že dodržují smlouvy a zákony organizací. Veškeré problémy, které se vyskytnou, jsou přijímány na vyšší vedení a jsou přijímány diskuse a rozhodnutí přijímaná naléhavými schůzkami.

Kontroly jsou prováděny pravidelně za účelem diskuse o poskytovatelích služeb. Jakékoli problémy, ke kterým dojde, jsou brány vážně a přijímané služby jsou dočasně nebo trvale pozastaveny s ohledem na blahobyt klientů.