Úroveň NVQ 3: Vytvářejte dokumenty v obchodním prostředí

Projděte si zásady a postupy související s vytvářením vysoce kvalitních obchodních dokumentů.

Foto Sharon McCutcheon na Unsplash

Úvod do této jednotky

Toto je volitelná jednotka skupiny B na úrovni 3 se 4 kredity. Uchazeči budou mít důkladné znalosti a praktické dovednosti související s účelem výroby vysoce kvalitních dokumentů. Budou potřebovat vědět, jaké zdroje jsou v organizaci / společnosti k dispozici a jak je používat, dodržovat všechny zásady a postupy pro vytváření dokumentů, efektivně využívat zdroje a dodržovat specifikace.

1.1 Uveďte příklady různých typů dokumentů, které mohou být vytvořeny pro obchodní prostředí, a vysvětlete různé styly, které lze použít.

V obchodním prostředí může být vytvořeno mnoho různých typů dokumentů. Mezi ně patří: faxové dokumenty, vizitky, poznámky, agendy, zápisy, tabulky, analytické tabulky, datové listy, dopisy, prezentace a mnoho dalších. Všechny mají různé účely a použití;

Vizitky

Používají se k poskytnutí informací o tom, jak kontaktovat společnost. Mohou to být malé karty.

Faxový dokument

Dalším typem dokumentu používaného v podnikání je faxový dokument; Jsou velmi užitečné v podnikání a jsou nejrychlejšími způsoby přenosu dokumentů. Jsou v papírovém formátu, a to buď barevně, nebo černobíle.

Denní program

Pořady vám říkají, co se bude dít. Pomáhají lidem organizovat se, aby věděli přesně, co by měli dělat a co se bude dít. Jsou-li přenášeny na schůzky, jsou v papírové podobě a lze je distribuovat elektronicky.

Poznámky

Poznámky se používají k neformální komunikaci s organizací a mohou být v papírové nebo elektronické podobě.

Minut

Mají podrobnosti o tom, co se stalo na schůzce. Ty mohou být vytištěny na papíře pro schůzky a mohou být distribuovány elektronicky.

Tabulky

Ty lze použít pro různé účely, od statistických po analytické. Jsou v elektronických formátech, lze je spravovat ve stejné knize nebo jako různé listy podle potřeby.

Analytické grafy

Může jít o grafy nebo diagramy, které pomáhají sledovat statistiky výkonu. Jsou také v elektronickém formátu a lze je v případě potřeby vytisknout na papír.

Datové listy

Tyto listy mohou být ve formátu Word nebo Excel. Lze je použít ke shromažďování konkrétních údajů, která mají být sdělena v rámci organizace nebo mimo ni, nebo také ke sledování statistik a výkonu.

Písmena

Jedná se o dokumenty používané pro různé typy komunikace ve všech odděleních pro různé účely. Existují různé typy dopisů, formální, neformální, obchodní atd.

Prezentace

Jedná se o dokumenty PowerPoint a používají se pro demonstrační účely na schůzkách. Jsou v elektronickém formátu a v případě potřeby je lze vytisknout.

1.2 Uveďte příklady a vysvětlete různé formáty používané pro text.

Při ukládání dokumentu můžete nastavit název souboru a místo, kam chcete soubor v počítači uložit.

Můžete také změnit formát souboru. Při změně formátu se mění design, rozložení nebo písma. Je to úplně jiný formát, zatímco obsah zůstává stejný.

Každý textový procesor má svůj vlastní formát úložiště. Mnoho textových souborů používá prostý text (.txt), formát RTF (Rich Text Format) a také Microsoft Word (.doc) a nyní.docx. Existují však možnosti pro import a export ve formátu Word .

Soubory RTF lze číst v každém balíčku pro zpracování textu a jejich velikost je menší.

PDF je další přenosný formát souboru, který nelze upravovat. Existuje však několik upravitelných, které umožňují určitá pole s textovými poli, která umožňují zadávání dat. Soubory PDF lze převést do aplikace Word a naformátovat a v případě potřeby je převést zpět do formátu PDF. Ale soubory PDF se vždy používají pro hotové dokumenty, které nevyžadují další úpravy. Pokud odesíláte dokumenty ostatním, které nevyžadují nebo by neměly být upravovány, je nejlepší je odeslat jako PDF.

1.3 Jaký je účel a výhody výroby vysoce kvalitních a atraktivních dokumentů?

Dokumenty, které pro svou organizaci vytváříte, jsou obrazem nebo reprezentací vaší organizace. Automaticky tedy vytváří dojem na čtenáře o standardech organizace a o tom, jak si váží svých zákazníků. Kvalitní dokument také dobře vypadá na očích čtenáře a je snadno sledovatelný a čitelný.

Kvalitní dokumenty přitahují zákazníky a dodavatele, čímž zvyšují zisk organizace. Pomáhá při zdokonalování různých oborů a zvyšuje kreativitu v tom, co děláte, což zase přiláká zákazníky. Úhledně vytvořený dokument bude mít krok za krokem vysvětlení nebo plán nebo statistiku toho, co je požadováno, a pomůže identifikovat, řídit a sledovat rizika. To zase pomůže organizaci pečovat a být zodpovědná za své zákazníky.

Kvalita vašich dokumentů je také odrazem vás.

2.1 Vysvětlete různé zdroje potřebné k výrobě vysoce kvalitních a atraktivních dokumentů.

Zdroje, které budete potřebovat k vytvoření vysoce kvalitního a atraktivního dokumentu, jsou

Pro výrobu

1. Vysoce kvalitní kopírka a uživatel kopírky, abyste získali čistý a jasný tisk

2. Vysoce kvalitní tiskárna pro kvalitní výtisky

3. Skener, abyste mohli skenovat dokumenty v jejich původní podobě.

4. Počítač pro zpracování a provoz všech výše uvedených strojů

5. Vysoce kvalitní software, tj. Microsoft Word pro zpracování textu

6. Schopný nebo kvalifikovaný písař k vytvoření dokumentu tak, aby byl dokument připraven v požadovaném formátu a rozvržení

7. Pravděpodobně obal nebo vazba pro ten čistý a dokončený vzhled

Pro kvalitu

1. Obrázky, aby dokumenty vypadaly atraktivně a přátelštěji

2. Čitelné písmo, které si každý bez problémů přečte

3. Slušná velikost písma, aby byla čitelná pro všechny

4. Jednoduché rozvržení pro elegantní a příjemný vzhled.

2.2 Jakými způsoby můžete použít různé zdroje k výrobě vysoce kvalitních a atraktivních dokumentů?

Použitím vysoce kvalitních papírů, kvalitních laserových tiskáren a kvalitního editačního softwaru lze vytvořit vysoce kvalitní a atraktivní dokument.

2.3 Popište různé typy technologií dostupných pro zadávání, formátování a úpravy textu a jejich hlavní funkce.

Různé technologie dostupné pro zadávání, formátování a úpravy textu jsou:

• Počítač s monitorem, klávesnicí a myší nebo notebookem
• Tiskárna, skener
• Software pro zpracování textu

Normální nebo standardní způsob zadávání textu do počítače (nebo za starých časů psací stroj) je pomocí klávesnice. Může to být bezdrátová nebo kabelová klávesnice nebo dotyková podložka v závislosti na zařízení, které používáte. Na klávesnici uživatel stiskne konkrétní klávesu pro každý znak, který potřebuje zadání, a ten se přenese do softwaru pro zpracování textu, který je k dispozici, nainstalován nebo používán v zařízení. Obvykle je to aplikace Microsoft Word, která se běžně používá pro zpracování textu ve většině organizací.

Další formou zadávání textu je skener. Skener může podle potřeby skenovat jako JPEG nebo PDF. V některých případech lze také naskenované dokumenty převést na slovo a provést změny. K dosažení tohoto cíle je k dispozici software.

Technologie dostupná pro zadávání textu

Klávesnice (a myš) slouží k ručnímu zadávání textu. Může být pomalý a / nebo náchylný k chybám v závislosti na dovednostech obsluhy klávesnice. Jsou všeobecně dostupné a obvykle se dodávají s počítačem.

Dokumenty jsou skenovány pomocí skeneru a poté mohou být převedeny na text pomocí softwaru pro optické rozpoznávání znaků. Přesnost převodu závisí na kvalitě systému. Originální dokument musí být velmi jasný a ve vhodném písmu. Ne všechny systémy si poradí s grafikou originálu.

Technologie dostupná pro formátování a úpravy textu

Nejjednodušším dostupným textovým editorem je poznámkový blok. Lze jej použít pouze pro základní úpravy. nemůžete použít příliš mnoho módních písem nebo formátů nebo vkládat znaky. To se v zásadě používá pro úpravy a opravy a nezabírá příliš mnoho místa v paměti, protože jeho velikost je ve srovnání s jinými textovými procesory příliš malá.

Pokud potřebujete hledat módní styly a rozvržení, nejlepší textový procesor bude Microsoft Word. Má řadu vestavěných funkcí, které umožňují vyšší úrovně úprav, oprav a vylepšení textu. Má nespočetné množství dostupných písem, rozvržení, šablon, funkcí, barev atd. Kvůli těmto výhodám je velikost souboru ve srovnání s poznámkovým blokem nebo textovým blokem relativně velká, protože všechny tyto podrobnosti o formátování jsou ukládány spolu se znaky.

K třídění textu a dalších dat se používá další software (tabulkový procesor, databázové aplikace). Používají se také pro statistické a analytické účely.

3.1 Jaké jsou výhody dohody o účelu, obsahu, stylu a lhůtách pro předložení dokumentů?

Všechny dokumenty

• jsou psány konkrétnímu publiku;
• mít konzistentní zprávu
• měl by mít v dokumentu informace, které jsou snadno přístupné, jasné, přesné a čitelné;
• Ve skutečnosti oslovte zamýšlené publikum.
• Mělo by se dostat k zamýšlenému publiku včas

Když píšete dokumenty nebo připravujete dokumenty, vždy musí existovat účel. Dokument také musí mít určité rozvržení nebo styl v závislosti na účelu, pro dokument budou také stanoveny konečné termíny. Všechny tyto aspekty tedy musí být brány v úvahu a dohodnuty s vaším manažerem nebo organizací nebo týmem, podle toho, která politika a postup platí. To rozhodne, zda bude dokument přesnou replikou toho, co je pro organizaci požadováno, a pomůže vám vytvořit dokument bez chyb a takový, který odpovídá požadavkům publika, které oslovíte. Plánováním všech těchto kroků dopředu tedy dokončíte přípravu dokumentu včas s minimální ztrátou času a chybami.

3.2 Popište způsoby organizace obsahu potřebného pro dokumenty.

Než začnete pracovat na dokumentu, musíte to zjistit

• Jak má být dokument předložen
• Informace, které mají být zahrnuty.
• Pro koho je dokument určen
• Jak dlouhý může být dokument
• Účel dokumentu
• Jaké formáty budou nutné
• Vypracujte hrubý návrh
• Vyberte správný jazyk (formální / neformální)

Všechny informace potřebné k přípravě dokumentu by měly být bezpečně uloženy s jasnými názvy souborů, seznamem nebo databází zdrojů. Způsob prezentace a uspořádání hotového dokumentu bude záviset na tom, k čemu má být dokument použit, formátu a obsahu. To tedy musí být dohodnuto s původcem a pravidelně aktualizováno, aby se zajistilo, že je hotový výrobek vhodný pro daný účel. Podnadpisy jsou užitečné, aby bylo snadné najít konkrétní informační bod.

3.3 Popište způsoby integrace a rozvržení textu a netextu.

Text a netext lze snadno integrovat do aplikace Microsoft Office Word. Slovo Microsoft Office umožňuje vkládat obrázky, grafy, obrázky a obtékání textu a pomáhá vám při řešení různých funkcí získat konzistentní formát. Existuje také řada různých funkcí, které lze také použít. Existují také různé další kancelářské aplikace, které pomáhají s integrací a rozložením textu a netextu, například Excel a PowerPoint, pomáhají s integrací textu a netextu do tabulek a snímků. Kterákoli aplikace se použije, je třeba provést formátování a další procesy, s ohledem na to, jak potřebujete, aby vypadal výstupní dokument.

3.4 Jak byste zkontrolovali přesnost vyplněných dokumentů, například pravopis a gramatiku, interpunkci, správnost? Proč bys to dělal?

Většina textových procesorů má kontrolu pravopisu. Když tedy něco zadáte do počítače, bude to neustále kontrolovat kouzlo. Kontrola pravopisu není úplně přesná a pokud zadáte místo požadovaného slova jiné slovo, kontrola pravopisu jej neidentifikuje. Budete potřebovat slovník. Kontrola pravopisu nebude obsahovat všechna slova, takže budete vždy muset přidat nová slova, když je budete ve slovníku potřebovat. Lze také přidat slova a jména, která opakovaně používáte, ale ne ve slovníku, abyste zabránili jejich pravidelné kontrole pravopisu.

Po dokončení kontroly pravopisu je dobré udělat i kontrolu gramatiky, ačkoli kontrola gramatiky není tak dobrá a nevyzvedne všechny gramatické chyby. Nejlepší je tedy dokument přečíst jednou nebo dvakrát sami i po provedení všech těchto kontrol a pokud můžete, je dobré nechat si jej přečíst jinou zkušenou osobou, protože v našem vlastním písemném dokumentu vždy nevidíme všechny chyby.

Přesnost a správnost jsou kontrolovány, protože dokumenty jsou obrazem organizace a musí být na vysoké úrovni. Pomáhá také čtenáři snadno pochopit, co se snažíte vysvětlit nebo představit.

K dispozici jsou jak digitální, tak fyzické úložné řešení pro dokumenty.

3.5 Vysvětlete, proč byste bezpečně ukládali dokumenty. Uveďte příklady toho, jak byste to udělali.

Důležité dokumenty, ať už menší nebo větší, musí být bezpečně a bezpečně uloženy podle zásad a postupů organizace. Může to být digitální úložiště nebo fyzické úložiště v závislosti na potřebách a s přihlédnutím k jeho důvěrné povaze. Digitální úložiště může být zabezpečený server, disk nebo flash disky organizace. Fyzickým úložištěm mohou být kartotéky. V každém případě jsou uloženy pro budoucí použití, a proto jsou důležité. Je rovněž nutné dodržovat zákon o ochraně údajů.

Soubory a záznamy by měly být ukládány v souladu s předpisy, aby byla zajištěna bezpečnost uvedené dokumentace / dat, a je zásadní pro hladký chod firmy. Informace musí být bezpečně uloženy, aby je nebylo možné zpřístupnit třetím stranám bez příslušných povolení. Je to důležité, protože všechna data, která nejsou zabezpečená, lze šířit po celém internetu. Nezapomeňte také uložit svou práci a řádně ji zabezpečit.

Měli byste také vždy uložit změny dokumentu, výkresu nebo tabulky, na kterém pracujete, tak často, jak je to možné - v případě výpadku proudu nebo selhání počítače.

Většina podniků dnes spoléhá na elektronická data, a proto je nejlepší mít dobré zálohovací řešení. Naše organizace zálohuje data každou noc na svůj server a případně na externí média, kdekoli je to nutné, aby nedošlo ke ztrátě dat při nevyhnutelných haváriích.

3.6 Jaký je účel důvěrnosti a ochrany údajů při přípravě dokumentů?

Zveřejnění osobních údajů může mít vážné následky. Pravděpodobně neexistuje důležitější aspekt jakéhokoli podnikání než ochrana dat a důvěrnost. Pomáhá zachránit společnost, její hodnoty a důvěru od zákazníků.

3.7 Jaký je účel a výhody dodržování termínů?

Je důležité dodržet termíny, protože to šetří čas, peníze a zdroje a vždy chceme být před konkurencí.

Účelem a výhodami dodržování termínů je úspora finančních věcí, jako je snižování nákladů, a úspora drahocenného času. Pokud termíny nejsou dodrženy, utratíte více peněz za práci, která čeká na dokončení, a to ovlivní celkový obrat, čímž drasticky ovlivní váš rozpočet.

Nedodržení termínu nepřímo ovlivňuje také různá další vzájemně související oddělení. Příkladem může být finanční oddělení, mzdové oddělení a účetní oddělení a pro jistotu všechna ostatní připojená oddělení. Poté to ovlivní celkový příjem nebo zisk organizace, což bude mít dopad na platy zaměstnanců, zvyšování mezd a bonusy.