Úroveň NVQ 3: Objednávání produktů a služeb v oblasti obchodu a správy

Získání diplomu na úrovni 3 v oboru podnikání a administrativy vyžaduje důkladnou znalost objednávání produktů a služeb.

Úvod do této jednotky

Tato jednotka je volitelná jednotka úrovně 3 skupiny B s 5 kredity, což je docela dlouhá jednotka. Po dokončení této jednotky bude kandidát schopen identifikovat a používat různé produkty a služby, psát specifikace produktů a služeb a zajistit, aby produkty a služby odpovídaly očekáváním a standardům organizace nebo společnosti.

Uchazeč by měl být schopen vysvětlit důvod, proč jsou vybrány kvalitní výrobky, avšak s nejlepší hodnotou za vynaložené peníze. Měli by také být schopni vysvětlit, jak vyjednat nejlepší poměr ceny a kvality. Uchazeč bude muset vědět, jak a proč udržovat dobré vztahy s dodavateli a poskytovateli služeb, a také vědět a rozumět tomu, co je dodavatelský řetězec a jak funguje.

Kromě tohoto článku je zde i osobní prohlášení, které pokrývá většinovou část jednotky!

1.1 Identifikovat různé zdroje informací o produktech a službách pro organizaci.

Společnosti vždy hledají informace o produktech, které používají, v různých zdrojích a poskytovatelích, aby se mohly dobře rozhodovat, co potřebují, aby jejich podnikání bylo efektivní. Procházejí náklady na výrobky s různými společnostmi; zkoumají cenu jednotlivých služeb a hledají nejlepší shodu, tj. produkt, který nejlépe vyhovuje jejich organizaci, pokud jde o náklady a kvalitu. Informace o nich lze získat prostřednictvím katalogů, webových stránek, novin, letáků nebo vyzváněním a návštěvou společností.

1.2 Vysvětlete, jak používat různé zdroje informací o produktech a službách.

Informace o produktech a službách jsou k dispozici online nebo v brožurách nebo je lze získat přímo od společnosti. Tyto informace je třeba použít k identifikaci služby nebo produktu, který nejlépe vyhovuje potřebám společnosti a zaměstnanců. Různé zdroje také pomáhají porovnávat různé produkty a služby, aby bylo možné vybrat ten správný. Můžeme je požádat, aby nám zaslali vzorky a katalogy, abychom se podívali na náklady a kvalitu. Také u hromadných nákupů můžeme požadovat nabídky a vybrat si tu nejlepší.

1.3 Popište, jak napsat specifikaci produktu nebo služby.

Specifikace je popis toho, jaké položky chcete koupit a co musí dodavatel citovat a poskytnout.

Při psaní specifikace produktu:

• Pokyny musí být jasné a krátké.
• Musí zahrnovat náklady, množství a určit, zda se jedná o dodávku nebo odběr.
• Musí také obsahovat příručky nebo poznámky k bezpečnosti a ochraně zdraví.
• Ujistěte se, že rozumíte tomu, co je požadováno.
• Důkladně prozkoumejte trh tím, že budete hovořit s různými dodavateli ohledně cenových a dodacích lhůt
• Identifikujte možná rizika spojená s nákupem produktů
• Jasně chápat zboží a služby jednotlivých poskytovatelů

1.4 Identifikujte zdroje produktů a služeb, které splňují očekávání kvality organizace.

Při výběru produktů a služeb pro organizaci nezapomeňte získat nabídky od různých poskytovatelů služeb a společností, abyste mohli porovnat různé služby a vybrat tu, která je nákladově efektivní. Druhou věcí, kterou je třeba mít na paměti, je kvalita. Porovnejte různé služby a navštěvujte společnosti, abyste zjistili, jaké služby poskytují, a byli svědky kvality služeb, než se rozhodnou koupit. Kvalita pro organizaci znamená hodně.

Po dokončení výše uvedeného porovnejte a vyberte nejlepší službu, která je nákladově efektivní a kvalitní, a kupte si je.

1.5 Vysvětlete účel výběru produktů a služeb, které splňují očekávání kvality organizace.

Každá organizace si to před nákupem produktů dobře rozmyslí. Kupují pouze věci, které jsou požadovány. Aby byli úspěšní ve svém podnikání, musí nakupovat produkty nebo služby s jasným pochopením toho, jaké jsou požadavky jejich klientů. Pouze v případě, že organizace vybere produkty a služby, které splňují očekávání kvality, bude schopna poskytovat nejlepší služby pro své klienty.

Je to také nezbytné pro výhody pro zaměstnance pracující pro organizaci. Aby byla organizace úspěšná a efektivní, musí se kvalita šířit mezi všechny lidi, oddělení, činnosti a funkce.

1.6 Popište, jak vyjednat nejlepší poměr ceny a kvality.

Vyjednávání nejlepší hodnoty za peníze je důležité, abyste měli přehled o svém rozpočtu a také ušetřili na výdajích. Před vyjednáváním shromážděte co nejvíce informací o produktech nebo službách, které chcete zakoupit, a poté se ujistěte, že služba nebo produkt jsou pro organizaci kvalitativní a užitečné. Zkontrolujte stejný produkt u různých společností; můžete to udělat online průzkumem, kontrolou brožur, vyzváněním společností nebo jejich osobní návštěvou.

Jakmile se rozhodnete, přejděte na požadovanou cenu a zůstaňte pevně na tom. Pokud dodavatel nesouhlasí, měli byste být připraveni odejít. Mohou se k vám vrátit k jednání nebo vám jiná společnost může poskytnout konkurenceschopné ceny.

1.7 Vysvětlete účel rozvoje a udržování dobrých vztahů s dodavateli a způsoby, jak toho dosáhnout.

Udržování dobrých vztahů s dodavateli je dobrou obchodní praxí. Je přínosem jak pro organizaci, kterou jste vy, tak pro dodavatele. Dodavatelé vám mohou nabídnout nabídky a být flexibilní při podnikání, pokud máte s nimi dobrý vztah. Vždy se ujistěte, že vyřídíte všechny účty včas, buďte ohleduplní k obchodním zástupcům, zadávejte objednávky v dostatečném předstihu, poskytněte dodavateli dostatek času na to, aby vám to včas doručil, než abyste to dělali na poslední chvíli, a nakonec buďte velmi opatrní o poškozeném nebo chybějícím zboží. Musí to být řešeno opatrně.

1.8 Popište dodavatelský řetězec a jeho fungování.

Podle Wikipedie a dalších definic na internetu,

V dodavatelském řetězci probíhají různé činnosti, jako je transformace produktu z přírodního zdroje nebo surovin na konečný nebo hotový produkt, který bude dodán klientovi nebo zákazníkovi. Dodavatelský řetězec se skládá ze všech zúčastněných stran, jako je produkční tým, společnost, dodavatel, organizace, které je dodáván, a zákazníci, kteří jej kupují. Jsou to v zásadě výrobci, dodavatelé nebo velkoobchodníci, maloobchodníci a spotřebitelé.

Stručně řečeno, dodavatelský řetězec dostává produkt od dodavatele ke spotřebiteli a každý jednotlivec zapojený do řetězce přispívá do dodavatelského řetězce.

2.1 Popište postupy pro objednávání a dodávky produktů a služeb pro organizaci.

Objednávání a dodávka produktů a služeb pro organizaci je velmi důležitý úkol, protože zahrnuje péči o zákazníky. Výrobky mohou zahrnovat základní věci, jako jsou kancelářské potřeby, jako je tiskový materiál, stacionární zařízení, IT zařízení atd., Které mohou stát spoustu peněz. Služby mohou zahrnovat jakoukoli službu převzatou od jiné organizace nebo poskytovatele. Například naše organizace přijímá služby od NHS a domovů péče.

Při objednávání služeb a produktů musí odpovědná osoba objednat dostatečné množství, aby nedocházelo na sklad a neovlivňovalo fungování organizace. Například pokud vyčerpáme obálky, tiskový materiál atd., Může to na organizaci ovlivnit různými způsoby.

Při objednávání produktů je třeba dodržovat následující postupy:

• Při objednávání kancelářských potřeb uveďte jasné a přesné podrobnosti o produktech včetně kódu produktu, pokud je to možné.
• Měla by být uvedena velikost, barva a všechny další podrobnosti
• Ujistěte se, že jste obdrželi objednávkový formulář schválený vedoucím kanceláře
• Objednávku lze provést prostřednictvím objednávkového formuláře nebo prostřednictvím katalogů v systému a v naší kanceláři se provádí na SRM.
• Když je doručena stacionární objednávka na dodávku, měla by být položka po položce důkladně zkontrolována, aby bylo zajištěno, že všechny požadované dodávky v objednávce byly správně dodány a ve správném objednaném množství.
• Objednávka žádosti je podepsána osobou, která kontroluje dodávky, aby prokázala, že s dodanou objednávkou je dohodnuto.
• Jakákoli položka, která bude i tak shledána nesprávnou nebo poškozenou, by měla být co nejdříve vrácena a vyměněna dodavatelem, aby nedošlo ke zbytečnému zpoždění.

2.2 Popište potřeby a priority pro objednávání a dodávku produktů a služeb pro organizaci.

Při objednávání produktů a služeb pro organizaci zkontrolujte, zda jsou pro organizaci skutečně zásadní a jak to pomůže hladkému chodu organizace, jaké jsou klady a zápory, kdo to potřebuje a jaké budou další výhody používání těchto produktů a služeb. Upřednostňujte také produkty podle jejich potřeb a objednávejte pouze ty nejdůležitější, protože objednání všeho požadovaného může způsobit problém později v rozpočtovém roce.

2.3 Vysvětlete účel organizačních zásad pro přijímání darů a pohostinství.

Je důležité, aby organizace měla zavedenou písemnou politiku, která reguluje vztah mezi společností, jejími zaměstnanci a vnějším prostředím. Každá organizace má zásady týkající se přijímání darů. V naší společnosti je nepřijatelné přijímat dary nebo pohostinství bez povolení nebo vyzrazení . To objasňuje standardy pro organizaci a sděluje zaměstnancům, co se od nich očekává, a chrání společnost nebo organizaci. Přijímání dárků může vést k podezření na nevhodné chování.

Podle politiky v oblasti darů a pohostinství

3.1 Vysvětlete účel monitorování a hodnocení postupů při objednávání a dodávkách produktů a služeb a způsoby, jak toho dosáhnout.

Monitorování a hodnocení postupů při zadávání veřejných zakázek je nedílnou součástí řízení organizace. Během procesu zadávání veřejných zakázek je zapojena vysoká úroveň pozornosti a koncentrace. Jakákoli objednávka musí být sledována a vyhodnocována, aby nedošlo ke ztrátě organizace.

Monitorování: V tomto procesu jsou produkty průběžně kontrolovány. Objednávky jsou sledovány, aby se zjistilo, zda jsou dokončeny v požadovaném čase a zda je splněn cíl, který zahrnuje rozpočet a další potřeby. Monitorováním lze v případě problémů provést nezbytná opatření a zabránit špatným postupům.

Hodnocení: Totoprovádí se k analýze pokroku směrem k cílům a cílům, které již byly stanoveny. Ve všech organizacích by produkty a služby měly být hodnoceny měsíčně, čtvrtletně nebo ročně v závislosti na jejich kapacitě nebo schopnostech. Pomáhá sledovat, zda byly cíle a plány splněny, a tím připravuje cestu pro budoucí plány.

Toho lze dosáhnout pomocí

• Vytvořte kontrolní seznam, abyste zjistili, zda jsou dodržovány postupy zadávání veřejných zakázek. Připravte kontrolní seznam s diskusí mezi členy týmu a členy organizace, stejně jako u všech, nejen u vás
• Pokud existují nějaké obavy, lze je identifikovat podle tabulky nebo grafu. Lze identifikovat rizikové oblasti a hledat řešení od zkušených lidí.
• Měli byste sledovat a sledovat každé zadávání veřejných zakázek, a to prostřednictvím celého zadávacího procesu.
• Vždy také určete, zda byla použitá metoda zadávání zakázek vhodná pro získávané zboží nebo služby.
• Zdokumentujte všechny zakázky a transakce.

3.2 Popište opatření, která lze podniknout ke zvýšení efektivity při objednávání a dodávkách produktů a služeb.

Efektivitu při objednávání a dodávkách produktů a služeb lze zlepšit následujícími způsoby:

• Objednávejte prostřednictvím systému poskytovaného společností, abyste předešli problémům.
• Vyberte si nákladově nejefektivnější a nejkvalitnější společnost
• Pokud objednáváte pravidelně, například jednou za měsíc, vždy si mějte seznam položek, které si chcete objednat, aby vám neunikly žádné položky.
• Pokud neobdržíte objednávku včas, ověřte si u dodavatele, jaký je důvod.
• Ujistěte se, že jste vybrali správné položky se správnými kódy a množstvím, a vždy zkontrolujte, zda byly správcem schváleny objednávky nad limit.
• Jakmile je objednávka dodána, zkontrolujte fakturu a zboží na faktuře a odešlete ji do centrálního platebního týmu, aby byl dodavatel zaplacen včas.

3.3 Popište způsoby, jak získat lepší poměr cena / výkon u poskytovaných produktů a služeb.

Veškeré veřejné zakázky na zboží a služby musí vycházet z hodnoty za peníze. Hodnota za peníze není o dosažení nejnižší počáteční ceny, ale o kvalitě a nákladech na kvalitativní služby

Lepší hodnoty za peníze z nákupu lze dosáhnout mnoha způsoby:

• Získání vyšší úrovně nebo kvality služeb za stejnou cenu.
• Vyhněte se zbytečným nákupům, protože to zbytečně utrácí peníze.
• Zajištění kvalitativního uspokojení potřeb uživatelů.
• Vždy můžete spolupracovat s jinými odděleními a zadávat hromadné objednávky, protože z hromadného nákupu mohou být lepší slevy.
• Vztah mezi vámi a dodavatelem musí být dobrý, aby bylo zajištěno nákladově efektivní podnikání.

Proč je důležité vybrat produkty a služby, které představují nejlepší poměr ceny a kvality?

Při výběru produktů a služeb je důležité vybrat ty, které kdykoli představují nejlepší poměr ceny a kvality. To je důležité, protože:

• Má správnou rovnováhu mezi náklady a kvalitou a tyto služby jsou nejspolehlivější.
• Nejlepší poměr ceny a kvality zanechává dodavatele i zákazníka šťastného, ​​protože rovnováha vylučuje neshody.
• Pomáhá budovat vztah mezi zákazníkem a dodavatelem
• Tyto produkty vydrží déle a ušetří tolik dalších drobných výdajů. Když se například podíváte na náklady na drahý produkt, bude to mnohem levnější ve srovnání s celkovými celoživotními náklady na produkt, který byl původně zakoupen levněji, a poté na něm byly během jeho životnosti další malé náklady.
• Dodací lhůty budou rychlejší, čímž se ušetří ztráty v podnikání a jeho provozu.
• Platební podmínky budou flexibilní a ceny se často neliší.
• Tímto způsobem ušetříte na penězích, aniž byste obětovali kvalitu, ale nejlepší poměr cena / výkon vždy neznamená úsporu peněz. Například dodavatel, který poskytuje kvalitní služby s rychlou odpovědí za vyšší cenu, může být stále nejlepší hodnotou za peníze, protože za vynaložené peníze jste dostali kvalitní služby.