Štíhlá kancelář: kancelář 5s

5S Office, The Lean Office

Implementace 5S Office nebo Lean Office může vytvořit obrovské výhody pro vaše podnikání. 5S je stejně použitelný v kanceláři i ve výrobě.

Organizace pracoviště je důležitá bez ohledu na pracoviště.

Příliš mnoho lidí si myslí, že nástroje štíhlé výroby, jako je 5S, jsou pouze pro váš výrobní proces, ale jsou použitelné pro jakýkoli proces a vaše kancelář je jen dalším procesem. Kancelář bere informace, pracuje na nich a převádí je na jinou formu informací, která se nijak neliší od jakékoli jiné formy výroby. Tento štíhlý proces pro vaši kancelář může zlepšit vaše dodací lhůty a mnoho dalších oblastí.

Často zjistíte, že více vašich zpoždění a problémů pochází z vašich kancelářských procesů než z vašich výrobních procesů. Jak často si vaši produkční lidé stěžují, že dostanou oznámení pouze několik dní od šestitýdenní dodací lhůty, kterou zákazník poskytl?

5S pro kancelář

Kroky kanceláře 5S jsou:

• Seiri / Třídit
• Seiton / Set v pořádku
• Seiso / Shine & Check
• Seiketsu / Standardizace
• Shitsuke / Sustain

5S je o zefektivnění pracoviště odstraněním veškerého zbytečného nepořádku, rozložením zbývajících položek ergonomickým a bezpečným způsobem a udržováním a neustálým zlepšováním těchto změn.

5S Odstraní kancelářský odpad

5S efektivní štíhlá kancelář

LeanMan

5S k odstranění kancelářského odpadu

LeanMan

5S v Lean Office

V následujících částech bude popsán každý z kroků kancelářského 5S a způsob jejich použití v kancelářském prostředí. To se nejlépe děje s pomocí odborníka, který vašim zaměstnancům poskytne školení 5S a motivuje je a trénuje v tomto procesu.

Výhody štíhlé výroby, zejména 5S, mohou být překvapivé, není neobvyklé dosáhnout zvýšení účinnosti až o 30% implementací 5S jako součásti štíhlé výroby. Hlavním cílem jakékoli implementace 5S je odstranit odpad z vašich procesů, přičemž tyto odpady představují sedm odpadů štíhlé výroby.

5S Office Sort

5S Seiri v kanceláři

LeanMan

5S Seiri / třídění v Lean Office

První krok 5S je stejně použitelný, ne-li více, z toho, co jsem viděl v kanceláři. Často jsou zde staré dokumenty, spisy, katalogy, kusy vybavení, starodávné vzorky a spousta dalšího nepořádku, který sedí na stole, skrytý za a za skříňkami a obecně zabírá místo a brání nám v cestě.

Buďte pevní v tom, co odstraníte; pokud to není potřeba, smažte to. Příliš mnoho lidí si věci uchovává a hromadí staré katalogy jen proto, že by jednoho dne mohly přijít vhod, ale jak často? Ne příliš často!

Postupujte stejným způsobem jako u jakékoli jiné implementace 5S ve vašich produkčních procesech. Vyhoďte zřejmý odpad, vložte neznámé předměty do karanténní oblasti, označte všechny předměty, které nelze snadno odstranit, pokud nejsou vyžadovány nebo nefungují. (Ano, rostlinu v květináčích si můžete ponechat, ale udržujte ji mimo tok práce!)

Jakmile odstraníte zřejmý nepořádek, zkontrolujte položky v karanténě a dohodněte se na jejich uspořádání jako týmu, pokud je to něco, co je potřeba, dejte to tam, kde je to potřeba, pokud to lze archivovat, proveďte to u každé položky atd.

Office 5S se pokazil

5S Seiton / Set in Order for the Lean Office

To je bod, kdy se mnoho lidí uvolní a v některých případech zachází příliš daleko. Nesnažíme se označovat každý děrovač a sešívačku a mít malé čtverce přilepené na deskách, které identifikují, kam patří, pro každého člena kanceláře, ačkoli to může být rozumný krok pro stůl vedle kopírky, pokud lidé vždy hledají sešívačka tady!

Smyslem kanceláře je zvážit proces a tok kanceláří, nikoli typické stacionární části, které má každý člověk. Zvažte, jaké informace do kanceláře vstupují a kde. Máte na každém stole uspořádané zásobníky? Je práce distribuována do systému holubí díry? Jakkoli jsou věci organizovány, zvažte, jak se dostanou k osobě, která je potřebuje. Pamatujte, že chceme věci přiblížit tam, kde jsou potřeba.

Zvažte umístění kancelářského vybavení. je kopírka uvíznutá ve vzdáleném rohu, kam k ní musí všichni chodit? Je papír pro stroj v opačném rohu kvůli nedostatku místa. Je toner uložen ve skladu, protože je příliš nákladné ho nechat ležet? Kdo to vezme domů? Přeneste jej na nejlepší místo pro ty, kteří to potřebují.

Podívejte se na kancelářské tiskárny: má je každý, nebo jste jako většina moderních kanceláří s několika síťovými tiskárnami? Jsou na správném místě a jsou pro ně spotřební doplňky po ruce, aby si mohli kráčet po věcech?

Zajistěte, aby kartotéky byly správně uspořádány a umístěny tam, kde je to potřeba, ne všechny uložené v řadě na opačné straně kanceláře. Vyhledejte brožury a katalogy, kde jsou lidé, kteří je používají, nikoli v knihovně, do které musí chodit.

Soubory barevných kódů apod. Pro konkrétní oblasti práce, jako je například vytváření všech souborů objednávek zákazníků červenými, souborů dodavatelů modrými atd. Díky tomu bude okamžitě jasné, co je co a kam patří.

Zvažte zde virtuální kancelář a „kartotéky“. Kolik z vašich lidí opravdu ví, jak uspořádat své dokumenty na svých počítačích? Kolikrát jste o něco požádali a pak jste čekali, až někdo prohledá jejich adresáře a hledá dokument, který si není jistý, kam to umístil? Jak často jsi to dělal sám?

5S Office Video

5S Seiso / Shine a zkontrolujte v Lean Office

Stejně jako ve výrobní oblasti důkladně vyčistěte místo a udržujte to tak, přidělte odpovědnost a přesně definujte, co je třeba udělat.

Video Lean Office

5S Seiketsu / Standardizace v Lean Office

Malý rozdíl oproti dílně: Navrhněte a proveďte své audity, ať už v kanceláři nebo na individuální úrovni. Spouštějte také soutěže, stejně jako v produkčních oblastech. Používejte fotografie atd. Po těchto auditech jsem vždy dostal fotografii svého stolu, protože ten můj byl vždy ten nejnepoddajnější! Možná bych se měl pokusit praktikovat to, co kážu.

Kancelář 5S

5S Shitsuke / Sustain v Lean Office

Nejtěžší částí v kanceláři, jak je to v továrně, je často udržování vylepšení 5S, které jsme udělali, a učinit je součástí naší každodenní rutiny. V tomto kroku příliš často selháváme a změny, které jsme provedli, a vytvořená vylepšení pomalu začínají mizet, dokud neztratíme výhody, které jsme získali.

Je velmi důležité, aby se všechny předchozí kroky opakovaly a udržovaly, aby nedošlo ke ztrátě výhod práce, kterou jste odvedli. Zajistěte, aby noví zaměstnanci byli proškoleni v principech štíhlé výroby a 5S a plně pochopili, jak mohou přispět k fungování společnosti jako celku.

Školení pro kancelář 5S

Způsobem, jakým byste implementovali 5S v továrně, budete muset přivést konzultanta nebo školitele, který vám pomůže implementovat tento nástroj štíhlé výroby. Přivedení pomoci zvenčí zajistí, že projekt bude brán vážně a externí školitelé budou mít cenné zkušenosti s tím, co lze udělat pro efektivnější a příjemnější práci v kanceláři pro vaše pracovníky.

Výběr a pronájem školitele pro implementaci 5S office je téměř stejný proces, jakým byste procházeli při pronájmu školitele pro vaše výrobní oblasti.

Potřebujete ve své kanceláři 5S?

© 2010 Tony