Jak používat pert graf pro řízení projektu

Co je PERT?

PERT, technika hodnocení a kontroly projektu, je metoda podrobného plánování projektu, která zahrnuje tyto dvě složky:

• Průměr PERT: Technika přesného odhadu času a nákladů pomocí statistického průměrování.
• Graf PERT: graf, který umožňuje podrobné plánování všech projektových aktivit.

PERT byl vyvinut NASA, ale není to žádná raketová věda. Matematika je jednoduchá - sčítání a odčítání - a stejně ji provádí jakýkoli softwarový program pro správu projektů. Logika je také jednoduchá.

• Odhadujeme čas pro každý úkol s přihlédnutím k optimistickým, pravděpodobným a pesimistickým odhadům.
• Rozvrhneme plánovací kalendář, který zahrnuje všechny pracovní činnosti a také bere v úvahu závislosti mezi činnostmi, tj. Které činnosti je třeba provést, než je možné provést ostatní.

Podívejme se na každý z těchto dvou prvků techniky PERT: odhad PERT a graf PERT. Dokončíme to tím, že promluvíme o tom, jak proměnit graf PERT na plán projektu v reálném světě, který se nazývá Ganttův diagram.

Obsah

• Odhad PERT

  Vypočítejte realistický odhad času, který zabere provedení každého úkolu

• Graf PERT

  Představujeme klasický graf PERT

• Výrazy v grafu PERT

  Glosář pro PERT

• Od grafu PERT po skutečný svět

  Pojďme si vzít naše úkoly a dostat je do kalendáře!

• Použití PERT ve vašem projektu

  Odhad a harmonogram PERT snižují náklady a potíže

Optimistické a pesimistické odhady

Některé odhady jsou optimistické, jiné pesimistické. Použijte PERT k získání realistického odhadu od kteréhokoli z nich!

Sid Kemp

Odhad PERT

Když se někoho zeptáte, „jak dlouho bude trvat vykonávání této práce?“ obvykle dostanete odpověď se zkreslením. Někteří lidé jsou neustále pesimističtí a zjišťují - nebo vám říkají -, že práce bude trvat déle, než pravděpodobně bude. Takto vypadají dobře, když to zvládnou dříve. Jiní jsou neustále optimističtí, představují si, jak se potápějí a dělají práci plnou čerstvé energie, a nenarazili na žádné problémy. Jejich odhady jsou nereálně nízké, protože nikdo nemá pořád pořádnou energii a hodně štěstí.

Aby to lidé nesnadnili, lidé nevědí, že to dělají. Obvykle jde o nevědomý zvyk.

Jak tedy získáme realistický odhad? Děláme to tak, že se zeptáme na tři otázky týkající se každé úlohy, kterou je třeba udělat, a poté provedeme speciální výpočet nazývaný průměr PERT.

Co odhadujeme?

Chceme odhadnout čas, který bude trvat dokončení každé malé části našeho projektu. Odhad a plánování PERT by mělo být prováděno na podrobné úrovni pomocí seznamu aktivit, který je vytvořen ze struktury rozpisu práce. PERT není součástí časného odhadu před vytvořením WBS. Je součástí podrobného odhadu, spoléhá se na plán rozsahu projektu, přičemž WBS se provádí na podrobné úrovni, a kompletní seznam aktivit. Odhadujeme úsilí (množství práce) potřebné k dokončení každého úkolu a počet osob přiřazených k úkolu.

Nejlepší je, když si každý pracovník vytvoří svůj vlastní seznam aktivit a odhad PERT. Jako projektový manažer můžete každou osobu v týmu naučit, jak to dělat. Nebo, pokud to již znají, mohou pracovat ve dvojicích, navzájem si klást otázky týkající se odhadu PERT a také navzájem kontrolovat práci.

Tři otázky PERT

Místo toho, abyste se zeptali „Jak dlouho bude trvat vykonávání této práce,“ položte tři otázky:

• Pokud práce půjde opravdu hladce a bez problémů, jak dlouho to bude trvat? (Optimistická odpověď)
• Pokud to děláte, když jste unavení a narazíte na problémy, jak dlouho to bude trvat? (Pesimistická odpověď)
• Vzhledem k těmto odpovědím, jak dlouho to pravděpodobně bude trvat? (Pravděpodobná odpověď)

Zeptejte se na otázky v tomto pořadí, pravděpodobná odpověď bude poslední. Tímto způsobem se lidé, kteří jsou vždy obvykle optimističtí nebo pesimističtí, přizpůsobí a poskytnou realistickou odpověď, která je ve skutečnosti docela realistická. S trochou praxe v tom může být kdokoli opravdu dobrý.

Všechny tři odhady zadáme do tabulky pod nadpisy „pesimistické“, „pravděpodobné“ a „optimistické“, jak ukazuje tabulka 1.

Výpočet průměru PERT

Použití tří čísel jako odhadů pro každou podrobnou položku by plánovače pobláznilo! Zabráníme tomu tím, že vyřešíme tři odhady na jediné číslo, průměr PERT. Logika spočívá v tom, že pravděpodobný čas je pravděpodobnější než pesimistický nebo optimistický, ale na všech třech číslech záleží. Při použití O, L a P pro optimistické, pravděpodobné a pesimistické je to naše rovnice: (O + (4xL) + P) / 6 = PERT Odhadovaný čas. Pravděpodobně se vynásobí čtyřmi, protože říkáme, že je čtyřikrát větší pravděpodobnost, že skutečný čas bude odpovídat pravděpodobnému času, než že bude odpovídat optimistickému času nebo pesimistickému času.

Odkud sakra pochází 6? (Každý se na to ptá, když to učím ve třídě.) To je jednoduché: Máme celkem šest datových bodů: 4 pravděpodobnosti, 1 optimistický a 1 pesimistický. Chcete-li získat průměr, vydělíme součet celkovým počtem datových bodů. (Podívejte se na postranní panel o mnoha typech průměrů a vše bude mít smysl.)

Průměr PERT je uveden v pravém sloupci tabulky č. 1.

Mnoho typů průměrů

Někteří lidé si myslí, že existuje jen jeden způsob výpočtu průměru: Sečteme všechny položky a vydělíme je celkovým počtem položek. Ve statistikách je to vlastně jeden ze tří běžných typů průměrů a říká se mu průměr . K dispozici je také medián a režim . I lidé obeznámení se statistikami si mohou myslet, že existují pouze tři typy průměrů. Ve skutečnosti jich však je nejméně tucet.

Například u olympijských sportů, které jsou hodnoceny, se konečné skóre počítá tímto způsobem: Eliminujte nejvyšší a nejnižší skóre, poté vezměte průměrný průměr zbytku skóre. Tím se eliminuje předpojatost vycházející ze soudců z domovské země a primárního soupeře. To je zvláštní typ průměru.

Průměr PERT, který počítá pravděpodobné skóre jako čtyřikrát pravděpodobnější než optimistický čas nebo pesimistický čas, je dalším typem středicího průměru. Je založen na jednoduché myšlence, že pravděpodobná událost je ve skutečnosti pravděpodobnější než extrémní události. Na základě statistické teorie, práce s normální křivkou a směrodatnou odchylkou, byla zvolena čtyřikrát vyšší pravděpodobnost.

Tabulka č. 1: Výpočet průměrného času PERT pro úkol

Pro každý úkol pracovník poskytuje 3 odhady: Optimistický, Pravděpodobný a Pesimistický. Tabulka vypočítá průměr PERT jako (Optimistic + 4xLikely + Pessimistic) / 6. V tomto případě (3 + 4x6 + 18) / 6 = 45/6 = 7,5.

Úkol	Optimistický	Pravděpodobně	Pesimistický	Průměr PERT
Instalace Framistatu	3	6	18	7.5

Používáte PERT?

Obrázek č. 1: Uzel grafu PERT

Toto je formát jednoho uzlu v grafu PERT. Každá aktivita získá jeden uzel. Za starých časů je projektoví manažeři používali k doplnění harmonogramu projektu - ručně!

Sid Kemp

Graf PERT

Kupodivu graf PERT už téměř nikdy nevidíme, i když je ústředním prvkem každého podrobného harmonogramu projektu.

Tato část představuje několik výrazů, které jsou pro vás pravděpodobně nové. Možná si ji budete chtít přečíst, přečíst si další část Podmínky v grafu PERT a poté se vrátit a přečíst si tuto část znovu. Dejte si s tím trochu času a všechno to bude dávat smysl. Také je dobré si při čtení přečíst obrázek č. 2: Zjednodušený graf PERT

Graf PERT byl vyvinut jako nástroj pro výpočet. V sedmdesátých letech minulého století projektoví manažeři vyplňovali všechny názvy jednotlivých aktivit a odhady PERT pro čas. Každý úkol na seznamu aktivit projektu by dostal pole, které se v grafu PERT nazývá uzel. Ukázkový uzel je zobrazen na obrázku č. 1. Potom by nakreslily šipky označující závislosti, například když jeden úkol nemohl začít, dokud jiný nedokončil. Pak udělali průchod vpřed, spočítali čas na všechny úkoly, které jdou vpřed, vypočítat plán předčasného spuštění, včetně dat předčasného a pozdního spuštění. Pokud se budeme řídit plánem Early Start, začneme každý projektový úkol co nejdříve. Pak by projektový manažer přidal udělat zpětnou přihrávku , přidání všeho zpět, od konce projektu, a výpočet posledního data, kdy každý úkol může skončit (datum pozdního dokončení) a posledního data, kdy může každý úkol začít (datum pozdního začátku).

Pokud například úkol 2 nelze spustit, dokud úkol 1 není hotový, pak úkol 2 závisí na úkolu 1. Řekněme, že úkol 1 je „Ship Framistat“ a úkol 2 je „Install Framistat“. Je zřejmé, že Framistat nemůžeme nainstalovat, dokud nebude dodán a dorazí. Úkol 1 začíná 1. den a trvá 4 dny. Datum předčasného zahájení úkolu 1 je den 1 a doba trvání je 4, takže předčasný konec je den 4. Úkol 2 může začít o den později, v den 5. Průchod vpřed nám umožňuje vypočítat načasování každého úkolu způsobem, určení data předčasného zahájení a předčasného dokončení. Zpětný průchod začíná od konce projektu a odečte dobu trvání od pozdního konce, aby se vypočítal datum pozdního začátku pro každý úkol.

U některých úkolů se časné a počáteční datum zahájení liší. Tyto úkoly mají float. V obyčejné angličtině to znamená, že můžete úkol spustit v určité datum, nebo jej můžete nechat plavat po určitý počet dní a spustit jej kdykoli až do pozdního data zahájení. To nebude vadit, protože projekt bude hotový ve stejný den, ať už je to jakkoli.

Ostatní úkoly mají nulový pohyb. Jejich předčasné datum zahájení je stejné jako jejich pozdní datum zahájení. Pokud jeden z těchto úkolů začíná o den později, skončí o den později a pozdě posune nějaký další úkol. To půjde až do konce projektu a projekt bude doručen o den později. Úkoly, které mají nulovou float, jsou na kritické cestě. To znamená, že chceme zajistit, aby každý z těchto úkolů byl proveden včas. Neexistuje žádný plovák: Zpoždění zahájení libovolného úkolu na kritické cestě zpozdí dodání projektu.

Graf PERT se počítá bez odkazu na skutečný kalendář. Den 1 je první datum projektu a poslední datum je určeno podle toho, jak dlouho bude trvat, než všechny úkoly provedete ve správném pořadí.

Se všemi těmito informacemi mohli vytvořit Ganttův diagram, což je snadno zobrazitelný kalendář založený na grafu PERT.

Nyní používáme software pro řízení projektů. Zadáme datum zahájení a ukončení projektu, poté odhadovaný čas PERT pro každý úkol. Jdeme do roztomilých grafických programů a vytváříme mezi úkoly odkazy nebo závislosti. Klikneme na tlačítko pro výpočet a na Ganttově diagramu se zobrazí kalendář projektu v plné barvě s milníky. Nejste rádi, že máte počítač?

Pokud vám to nedávalo smysl, podívejte se na níže uvedený seznam podmínek plánu PERT.

Graf PERT si můžete prohlédnout v jakémkoli softwaru pro správu projektů, ale nikdo to neudělá, protože se těžko čte. A nikdo nikdy nevytiskne jeden - kromě obrovských tapet. Nezapomeňte, že každý projektový úkol má vlastní rámeček, jako rámeček na obrázku 1. A dokonce i malý projekt pravděpodobně bude mít desítky úkolů. Velké projekty mají desítky tisíc úkolů - nebo více.

Pokud už nikdo nepoužívá graf PERT, proč se o nich dozvědět? Existují dva velmi dobré důvody. Nejprve jsou všechny pojmy v grafu PERT nezbytné pro dobré řízení projektu. Potřebujete vědět, jak pracovat s analýzou kritické cesty a mít plán pod kontrolou, jinak bude váš projekt doručen pozdě. Za druhé, možná budete chtít získat certifikaci jako Project Management Professional a PERT určitě bude na zkoušce!

Obrázek č. 2: Zjednodušený graf PERT

Tento zjednodušený graf PERT zobrazuje úkoly 1 - 5, z nichž každý nemůže začít, dokud není dokončen předchozí úkol, na kritické cestě a úkol 6, který musí být proveden po úkolu 1 a před úkolem 5, s floatem

Sid Kemp

Podmínky v grafu PERT

Graf PERT potřebuje svůj vlastní glosář. Tady jsme!

• Data v grafu PERT začínají 1. dnem, prvním dnem projektu, a končí datem ukončení projektu, které se počítá, když provedeme předání. Graf PERT není v reálném kalendáři. To přijde později, po dokončení PERT analýzy.
• Závislost mezi dvěma úkoly říká, že tyto dva úkoly jsou propojené. Nejběžnějším druhem závislosti je dokončení od začátku. To znamená, že úkol A musí být dokončen, než můžeme zahájit úkol B. Například musíme udělat nákup a přinést si jídlo domů, než budeme vařit večeři. Existují i ​​jiné typy závislostí, například když musí úkoly začínat ve stejnou dobu nebo končí ve stejnou dobu. Ale 90% všech závislostí je od začátku do konce a vytváří řetězec úkolů potřebných k dokončení projektu. Závislostem se také říká odkazy.
• Předčasný start je nejstarší datum, kdy může daný úkol začít. První úkol na projektu má počáteční datum jednoho. Úkol, který je s tímto úkolem spojen, však nemůže začít, dokud není splněn první úkol atd.
• Doba trvání je počet dní (nebo hodin), které bude potřeba k dokončení úkolu.

• Předčasné dokončení je nejčasnější datum, kdy lze úkol dokončit. U jednoho úkolu je předčasné dokončení = předčasné spuštění + doba trvání.
• Předat dál je výpočet prováděný u každého úkolu, který určuje jeho předčasné datum zahájení a předčasné dokončení. Předání dále určuje celkovou dobu trvání projektu a datum dokončení projektu.
• Celková doba trvání projektu je doba, kterou bude trvat celý projekt, všechny úkoly, začátek až do konce, vypočítaná podle předávacího kola. Rovná se délce kritické cesty.
• Datum dokončení projektu je číslo dne, kdy bude projekt dokončen. Projekt vždy začíná první den. Takže projekt s dobou trvání 50 dnů skončí v den 50, a to je datum dokončení projektu.
• Backward Pass je druhý výpočet pro každý úkol na projektu, počínaje datem dokončení projektu a zpětným chodem k prvnímu úkolu. Vypočítává pozdní datum dokončení a pozdní datum zahájení každého úkolu.
• Pozdní datum dokončení je poslední datum, které může úkol dokončit bez zpoždění projektu.
• Pozdní datum zahájení je poslední datum, kdy může být úkol zahájen bez zpoždění projektu.
• Float je počet dní, kdy můžeme nechat úkol plavat, aniž bychom jej spustili po dřívějším datu zahájení. Lze jej vypočítat dvěma způsoby. Float = Late Start Date - Early Start Date, and also Float = Late Finish Date - Early Finish Date.
• Kritická cesta jsou všechny úkoly, které mají nulový pohyb, tj. Úkoly, které mají stejné počáteční a pozdní počáteční datum. Datum jejich předčasného dokončení je samozřejmě stejné jako datum jejich pozdního cíle. Každá z těchto úloh musí začínat a končit včas, aby byl projekt dokončen včas.

Od grafu PERT po skutečný svět

Na grafu PERT projekt začíná 1. den a končí datem ukončení projektu, které jsme vypočítali, když jsme sestavili graf PERT v předním průchodu. Ale kdy je den 1? A kdy bude projekt hotový? Odpověď na to přichází s uvedením grafu PERT do kalendáře reálného světa. To je těžší, než to zní. Dokonce i po dokončení diagramu PERT vyžaduje vytvoření pracovního plánu v reálném světě nebo Ganttův diagram pro náš projekt zohlednění těchto věcí:

• Pracovní kalendář, včetně víkendů a svátků, kdy se nepracuje.
• Řešení konfliktů zdrojů. Co když je jeden zaměstnanec s určitou dovedností přiřazen ke dvěma úkolům současně? Nebo co když je jedno pracoviště nebo vybavení, například zasedací místnost nebo buldozer, potřeba pro dva různé úkoly současně? Tyto konflikty je třeba vyřešit, což může plán prodloužit.
• Vyrovnání zdrojů. Pokud společnost přiřazuje určitý počet zaměstnanců k celému projektu, nemusí to odpovídat projektu podle plánu v grafu PERT. Graf PERT může ukázat, že jeden týden potřebujeme pouze 10 lidí a příští týden 50. Nemůžeme platit 40 lidem, aby seděli a první týden nic nedělali. Vyrovnání zdrojů upravuje úkoly, takže používáme všechny lidi, které máme neustále k dispozici, ale také to může prodloužit délku projektu.
• Volba počátečního nebo koncového data. Vedení poté zvolí, že projekt bude zahájen k určitému datu. Nebo se rozhodne, že skončí k určitému datu, a proto musí začít k určitému datu. Toto datum je často ovlivněno praktickými úvahami, jako jsou peníze dostupné pro projekt v novém fiskálním roce. A má to důsledky na dobu trvání projektu. Dvouměsíční projekt, který začíná 15. září, pravděpodobně skončí do 15. listopadu. Stejný projekt, který začíná 15. listopadu, pravděpodobně nebude dokončen do 15. ledna, protože musíme vzít v úvahu svátek díkůvzdání, Vánoce a Nový rok.

Když jsme projekt umístili do kalendáře reálného světa, nazýváme ho Ganttův diagram. Ganttův diagram je nástroj pro správu a podávání zpráv, který povede projekt k úspěchu.

Používání PERT ve vašem projektu

Když učím kurzy projektového řízení, zjistím, že každý, kdo studoval projektový management, se naučil PERT, ale téměř nikdo jej nikdy nepoužíval. To je pochopitelné - zdá se být opravdovým problémem vytvořit pro každý úkol tři časové odhady a všechno to přemýšlet. To se zdá dávat smysl jen udělat rychlý seznam úkolů a skočit a dostat se do práce.

Může se to tak zdát, ale to vůbec není pravda. Realita je taková, že odhad a plánování PERT trvá velmi málo času a je zcela užitečné. Ve skutečnosti vám odhad a plánování PERT ušetří spoustu času a potíží s každým projektem.

Když učím projektový tým dělat odhady PERT, myslí si, že to bude problém, ale nakonec si to užijí. Klíčové je, že si představují práci, narážejí na problémy a řeší je. Vážně se dívají na to, co je optimistické, realistické a pesimistické. Výsledkem je, že jsou nadšení, že si mohou sednout a dělat práci. A také vědí, co je před nimi. Často vidí problémy a udělají poznámku, aby je vyřešili včas, provedli trochu výzkumu a zkontrolovali věci předem.

Existují dva výsledky toho, že tým vytvořil graf PERT. Jedním z nich je, že vedení má velmi reálný a spolehlivý pracovní plán a harmonogram projektu. Druhým je, že každý člen týmu je jasný, připravený jít a nadšený z práce. Jak práce začínají, tým běží jako dobře naolejovaný stroj. Byly předvídány problémy a tým pracoval, než problémy způsobily zpoždění. Tým často zjistí, že pracuje předčasně a všichni - tým, manažeři i zákazníci - jsou s prací a výsledky spokojeni.