Jak uspořádat skupinový rozhovor: proces, aktivity a nápady

Čtěte dále a dozvíte se tipy a triky, jak vést skupinový rozhovor.

Dylan Gillis

Co je skupinový rozhovor?

Skupinové rozhovory mohou být pro uchazeče o zaměstnání i pro zaměstnavatele skličující zkušeností. Skupinový rozhovor je, když je k pohovoru v prostředí skupiny pozváno více uchazečů o roli.

Skupinový rozhovor se někdy mylně považuje za panelový. Panelový rozhovor je místo, kde za výběr úspěšného kandidáta odpovídá více než jedna osoba. Použití panelu selektorů při skupinovém pohovoru může být výhodnější, pokud je počet kandidátů na skupinovém pohovoru střední až velké velikosti. Úlohou facilitátora při skupinovém pohovoru je vytvořit prostředí, ve kterém uchazeč o zaměstnání může přirozeně reagovat, což umožní zaměstnavateli vybrat uchazeče, který nejlépe odpovídá dané pozici.

Metody výběru

Náborář by měl rozhodnout o metodách výběru před umístěním na otevření. Mezi ně mohou patřit promítání telefonů, skupinové rozhovory, panelové rozhovory, testy způsobilosti a individuální rozhovory. Je běžné používat několik kol metod výběru - použití více rozšíří úspěšnost výběru kandidáta, který odpovídá roli.

Pokud existuje mnoho žádostí, může výběrové řízení vylepšit telefonické prověřování žadatelů. To platí zejména v případě, že role vyžaduje použití telefonu, jako jsou úlohy v prodejních, recepčních a call centrech. Náborář může použít telefonický screening jako nástroj vedle předloženého životopisu a motivačního dopisu pro krátký výběr kandidátů a jejich pozvání na skupinový pohovor.

Výhody

Jednou z hlavních výhod skupinového pohovoru je to, že šetří čas ve srovnání s pohovorem s více kandidáty jeden na jednoho. Proč se setkávat se dvěma možnými kandidáty ve dvouhodinovém intervalu, když se můžete setkat s dvaceti? Skupinový pohovor vám umožní rozšířit počáteční skupinu kandidátů.

Umožňuje také porovnat a vyhodnotit kandidáty vedle sebe a je ideálním nástrojem pro výběr rolí, které zahrnují týmovou práci. Skupinové prostředí poskytne kandidátům příležitost vzájemně komunikovat, aby bylo možné vyhodnotit jejich osobnost, konkurenceschopnost, otevřenost, vůdčí schopnosti, komunikační dovednosti a znalosti role a zaměstnavatele.

Formulář žádosti o zaměstnání lze použít k získání dalších informací, jako je dostupnost uchazeče a jeho rozhodčí. Zahrňte doložku, která vám umožní získat a použít soukromé informace.

Příprava

Jakmile bude volné místo rozpoznáno, vyberte místo, datum a čas skupinového pohovoru. Naplánujte si, že se svoláte na místě, kde bude malé přerušení. Umístěte na pozici několik týdnů před datem. Nezapomeňte uvést datum skupinového rozhovoru. Tím je zajištěno, že žadatelé, kteří si přečtou, jsou informováni o procesu skupinového pohovoru a datu pohovoru, když podávají přihlášku.

Prvním krokem v procesu výběru je prověřit kandidáty na základě jejich přihlášek. Jak již bylo zmíněno dříve, screening telefonů může ohromně pomoci. Pokud máte velký počet kandidátů, nebudete chtít prověřovat každého člověka. Posuďte uchazeče na základě výběrových kritérií a obrazovky telefonu, které vyberete jako vhodné pro jejich životopis a motivační dopis. Během hovoru můžete klást otázky o možných mezerách v jejich historii zaměstnání, informovat se o jejich důvodech pro opuštění předchozích pozic a poskytnout jim další informace o roli, jako jsou očekávání a výdělečná kapacita. Možná budete chtít do svého screeningu zahrnout hodnotící kritéria, abyste mohli určit, kteří kandidáti obdrží pozvánku na skupinový pohovor.

Před skupinovým pohovorem budete muset vytvořit agendu. To, co zahrnete do své agendy, bude záviset na zdrojích, které máte k dispozici. Když žadatelé dorazí, možná budete chtít, aby vyplnili přihlášku. Formulář žádosti může obsahovat několik otázek, na které jste se dosud nezeptali nebo které si nyní přejete potvrdit, že jsou na pohovoru, například jejich dostupnost pro danou roli.

Mezi další body programu patří:

• Krátké přivítání s průchodem agendy.
• "Kdo jsem?" To dává každému kandidátovi příležitost představit se selektorům. Můžete také požádat každého kandidáta, aby odpověděl na konkrétní otázku, která selektorům poskytne podrobné informace, které pomohou s eliminačním procesem.
• Přehled očekávání role. Pokud máte zaměstnance, který aktuálně zastává tuto pozici, pozvěte ho k účasti na procesu pohovoru. Mohou odpovědět na otázky, které skupina může mít ohledně role, a pomáhat při výběru jejich nového člena týmu.
• Alespoň dvě skupinové aktivity, které jsou rozmanité a doplňkové. Skupinové aktivity by měly být strukturovány s cílem povzbudit uchazeče, aby se přirozeně vyjadřovali, a umožnit selektorům, aby každého uchazeče hodnotili podle hodnot a kvalit, které zaměstnavatel u zaměstnance požaduje. Činnosti by také měly být navrženy tak, aby pomohly selektorům vyhodnotit úroveň dovedností a znalostí kandidátů.
• Prohlídka pracovního prostředí. To je zvláště cenné, pokud pracovní prostředí zahrnuje spotřební zboží, jako je zábavní podnik nebo klub zdraví, staveniště nebo továrna. Neformální prohlídka vedená na konci skupinového pohovoru a usnadněná selektory může poskytnout cenné informace o kandidátovi.
• Písemné testování s výběrem z několika možností, jako je gramotnost, matematická gramotnost, pracovní znalosti, situační testy a testy osobnosti. Tyto testy lze také provést v jiném kroku procesu pohovoru.
• Závěr zahrnující shrnutí náborového procesu a informace o tom, kdy od vás mohou kandidáti očekávat další slyšení.

Den před skupinovým pohovorem buď volejte, nebo SMS účastníkům skupiny potvrďte svou účast. Připravte si snadno čitelné jmenovky a vytiskněte žádosti účastníků a jakékoli výsledky předchozích rozhovorů, jako jsou odpovědi na telefonické prověřování a hodnocení.

Vedení skupinového rozhovoru

Role facilitátora

Úlohou facilitátora při skupinovém pohovoru je zajistit, aby uchazeči měli stejnou příležitost poskytnout selektorům jistotu, že mohou úspěšně vykonávat požadovanou roli. Úlohou facilitátora by měla být koordinace činností skupinových rozhovorů s cílem dosáhnout požadovaných vlastností a dát kandidátům příležitost ukázat, že mají dovednosti a znalosti, aby byli v roli úspěšní.

Pro zprostředkovatele není vždy nutné, aby se uchazeči cítili dobře, i když to může pomoci podpořit přirozené a upřímné odpovědi na otázky a činnosti. Facilitátor musí průběžně vést rozhovor z jedné činnosti do druhé a dodržovat plán. Vysvětlení účelu každé činnosti a poskytnutí jasných pokynů o tom, co se od každé osoby vyžaduje, může snížit počet opakujících se otázek.

Selektory

Selektory na skupinovém pohovoru by měly pocházet z oboru. Selektory nemusí nutně být přímými manažery nebo řediteli - mohou být také členy týmu. Vybraným osobám by měl být před zahájením skupinového pohovoru poskytnut briefing a jakýkoli materiál, který by jim mohl pomoci zaznamenat jejich myšlenky na kandidáty během pohovoru. Je také užitečné projít si firemní hodnoty a kritéria role, která jim pomohou při rozhodování. Účast by měla být podporována a každý selektor by se měl představit na začátku relace.

Kandidáti

Poskytněte kandidátům počáteční čas a po příjezdu je požádejte o vyplnění přihlášky. Dejte každému člověku jmenovku, kterou bude nosit, aby facilitátoři mohli kandidáty snadno oslovit jménem. Na začátku pohovoru shromážděte vyplněné přihlášky a další materiály, které by uchazeči chtěli poskytnout, například aktualizované životopisy, osvědčení nebo seznamy rozhodčích. Pokud proces pohovoru bude trvat několik hodin, možná budete chtít poskytnout kandidátům malou přestávku a příležitost se občerstvit.

První dojmy kandidáta by neměly být zapomenuty. Pokud máte recepčního, který se bude s kandidáty setkat a pozdravit, zeptejte se na jeho názor na uchazeče, abyste zjistili, kteří z nich udělali dojem a proč.

Poskytnout všem uchazečům příležitost ukázat své znalosti o roli a jejich dovednostech. Můžete se dozvědět mnoho o uchazečích zapojením do konverzace o jejich pracovních a životních zkušenostech.

Během pohovoru vyzvěte kandidáty, aby kladli otázky týkající se role. Pro selektory (zejména členy týmu) je to dobrá příležitost k účasti. Nejhlasitější kandidát, který se pokusí ovládnout skupinový pohovor, nemusí být nutně nejlepšími kandidáty na danou pozici. Při krátkém výběru vezměte v úvahu hodnoty společnosti a základní kritéria.

Další kroky pro výběr vašeho zaměstnance

Ihned po skupinovém pohovoru sejměte selektory, abyste prodiskutovali každého z kandidátů, provedli výběr (pokud existovali působiví kandidáti) a vysvětlení k pohovoru. Moderátor by měl selektorům poskytnout příležitost prozkoumat aplikace a jednotlivé výsledky skupinových aktivit. Sdílejte obavy a pochvaly o kandidátech a poskytněte neocenitelnou zpětnou vazbu o procesu skupinového pohovoru.

Po skupinovém pohovoru se můžete rozhodnout pro krátký výběr, kteří kandidáti budou pokračovat do další fáze výběrového procesu.

Mezi další kroky patří:

• Psychometrické testování
• Individuální rozhovory
• Panelové rozhovory
• Testování v košíku
• Zkoušky způsobilosti
• Kontrola referencí.

Obraťte se na všechny kandidáty, abyste jim poděkovali za čas a trpělivost během procesu výběru. Skupinové rozhovory mohou být stresující a mohou kandidáty odrazovat od pokračování v procesu, protože to znamená jít mimo jejich komfortní zónu. Uchazečům je třeba vždy poděkovat za jejich úsilí při účasti na skupinovém pohovoru.