Jak se vyhnout rušným signálům při převrácení telefonní linky

Obrázek Gerd Altmann z Pixabay

Přemýšleli jste někdy, jak velké společnosti mohou přijímat tolik současných telefonních hovorů, aniž by dostaly obsazovací signál?

Čekání hovoru umožňují domácí telefony a mobilní telefony. Ty to dobře znáš. Čekání hovoru však nebude fungovat s telefonními systémy. Pokud chcete, aby telefonní systém, například automatická pobočková ústředna, zpracovával více volajících, potřebujete více telefonních linek s možností převrácení.

Obnovení telefonní linky je metoda používaná k umožnění průchodu více volajících směrováním každého volajícího přes další dostupnou telefonní linku.

Je důležité si uvědomit, že převrácení není funkcí vašeho interního telefonního zařízení. Musí to udělat váš poskytovatel telefonních služeb. Musíte požádat telefonní společnost, aby přenesla další volající na další vyšší linku. To je také známé jako lovecká skupina.

Všichni vaši volající vytočí vaše hlavní číslo, ale pokud se používá první linka, další volající zazvoní na další nevyužité lince. Pokud se používají všechny linky, další volající dostane obsazovací signál.

Na druhou stranu čekající hovor umožní přijetí druhého volajícího na jedné lince. To není dobré pro telefonní systém, který je navržen tak, aby směroval každého simultánního volajícího do konkrétního oddělení nebo personálu.

Telefonní systém odpoví na všechny telefonní linky, které zvoní. Pokud váš poskytovatel telefonních služeb nepřenáší obsazené linky na další linku, pak neexistuje způsob, jak telefonní systém může těmto dalším volajícím odpovědět.

Kolik řádků potřebujete?

Jednoduchá odpověď: Jedna linka pro každého volajícího. Pokud tedy potřebujete zvládnout například deset současných volajících, potřebujete deset linek od svého telefonního operátora.

Stále používáte pouze jedno telefonní číslo. Další řádky mají svá vlastní čísla a lze je přímo vytočit. Hlavní myšlenkou však je, že první číslo je jediné nutné. Pokud se linka používá, přejde volající na další bezplatný řádek.

Jinými slovy, první volající zvoní na první fyzické lince a další volající se „převalí“ na další fyzickou linku, která je k dispozici. Toto převrácení pokračuje, dokud nebudou použity všechny řádky.

Pokud jsou všechny linky jsou v provozu, pak další volající bude mít obsazovací tón. Pokud tedy chcete podpořit vysoký objem hovorů ve vaší firmě, musíte si od své telefonní společnosti vyžádat další linky a požádat o konfiguraci těchto linek s přejetím na další linku ve skupině.

Služba převrácení je obvykle poskytována bez dalších poplatků. Telefonní společnost stejně profituje z dodatečných poplatků za linku.

Více příchozích hovorů lze přijmout přejetím na další dostupnou linku.

Proč čekání hovoru není nutné

Mějte na paměti, že telefonní systém je automatický, aby směroval příchozí hovory.

Pokud máte čekající hovor na kterékoli z vašich linek, další volající se NELZE převrátit na další linku. Uvíznou tam a čekají, až osoba na této lince zareaguje na tón čekajícího hovoru.

To funguje dobře pro jednu linku, jako je domácí telefon nebo mobilní telefon. Ale když použijete rollover na další linky, čekající hovor naruší jeho fungování.

Jak funguje telefonní systém PBX při převrácení?

Všechny příchozí linky organizované ve skupině lovu při převrácení jsou připojeny k telefonnímu systému (PBX) a všechny interní telefony jsou připojeny k jeho rozšiřujícím konektorům.

První volající bude vyzvánět na prvním řádku. Další volající projde na druhém řádku atd.

Nezáleží na tom, na které lince volající přijde. Ústředna zachází se všemi volajícími stejně. Pokud systém obsahuje automatizovaného obsluhu, pomůže volajícímu navést požadovaného cíle poskytnutím nabídky možností.

K dosažení stejných výsledků existují dvě metody.

Každému telefonu je přiděleno interní číslo pobočky. Všichni volající vytočí stejné hlavní číslo, výběrem možnosti od automatizovaného operátora zazvoní na požadovanou linku nebo vytočí známé číslo pobočky, pokud to telefonní systém poskytuje.
Každý telefon může mít číslo přímé volby. Poslední čtyři číslice telefonního čísla obvykle představují příponu. Telefonní systém detekuje poslední čtyři číslice a automaticky směruje volajícího na tuto pobočku.

V druhém případě nepotřebujete pro každé číslo samostatný řádek. Potřebujete jen dostatek linek k podpoře maximálního počtu volajících očekávaných v nejhorších dobách načítání.

Jak funguje volání na více linkách?

Vyvolání funguje u různých modelů pobočkových ústředen odlišně. Když některý interní personál vyzvedne linku, většina telefonních systémů vyžaduje, aby volající stiskl 9 pro vnější linku. Systém bude poskytovat oznamovací tón z jedné z dostupných vnějších linek.

Některé pobočkové ústředny automaticky vydávají oznamovací tón z jakékoli dostupné vnější linky bez vytočení čísla 9, takže lze uskutečňovat hovory bez stisknutí jakékoli jiné klávesy.

Obrázek Pete Linforth z Pixabay

Abych to shrnul, vše zváženo

Jste-li ten, kdo odpovídá za nastavení telefonního systému, je třeba vzít v úvahu.

Víte, jak zacházíte se všemi svými volajícími současně? Máte dostatek personálu k zodpovězení všech hovorů? Pokud ne, proč ne mít jen jednu linku a nechat přetečení přejít na hlasovou poštu poskytovanou vaší telefonní společností.

Už jste se rozhodli, jak budete směrovat všechny hovory? Samozřejmě můžete mít k každé lince jednoduše připojen telefon. Pak ale nemáte žádný způsob, jak přesměrovat hovory z jednoho do druhého. Rovněž nemáte plynulý přechod na směrování volajících k personálu nebo oddělení.

To je místo, kde se telefonní systém PBX stává tak důležitým. Jednoduchý telefonní systém umožňuje živému recepčnímu odpovídat na všechny příchozí hovory a přesměrovat je na správná místa.

Dalším krokem je automatizovaný telefonní systém obsluhy, zvláště pokud nemáte recepční na plný úvazek, který by odpovídal na všechny hovory. To vám umožní poskytnout uvítací pozdrav všem vašim volajícím a nabídku možností, které si mohou vybrat pro směrování k požadovanému personálu nebo oddělení.

Kompletní telefonní systém by měl také zahrnovat hlasovou schránku pro každou pobočku, která přehraje osobní pozdrav pro každého zaměstnance a bude přijímat zprávy o nepřijatých hovorech.

Nyní víte, co stojí za dobře vybaveným front-endem pro společnosti se spoustou volajících.