Zlatá pravidla organizace kanceláře

Organizovaná kancelář znamená organizovanou mysl. Čtěte dále a dozvíte se skvělé organizační tipy.

Canva.com

Možná jsme snížili množství papíru, se kterým pracujeme, ale to nám nijak neusnadnilo žonglovat se všemi konkurenčními požadavky na náš čas. Ve skutečnosti je to obtížnější, protože „papírování“ přichází v mnoha různých formátech. Pokud si však chcete organizovat práci, platí stále zlatá pravidla.

Zlatá pravidla organizace práce

1. S každým papírem, e-mailem nebo telefonickou zprávou zacházejte pouze jednou
2. Až to uděláte, uložte jej na správné místo.
3. Když je to úplně hotové, bin to nebo archivovat.

Samozřejmě, v reálném životě je často obtížné dosáhnout těchto cílů. Ale jen tím, že se budete snažit dodržovat pravidla, usnadníte si život.

Zlaté pravidlo: S každou položkou zacházejte pouze jednou

Když jste zaneprázdněni, je lákavé odložit účet nebo cokoli jiného stranou a říct, že „se k tomu dostanete později“. Realita je taková, že se na to už díváte, takže jste již vyrušeni. Bude časově efektivnější něco s tím udělat, než to zavřít nebo odložit.

Vím, že řeknete: „Ale musím jít do banky / dostat se na internet / jít na poštu, abych zaplatil tento účet, a teď to nemohu udělat.“ Chápu to - ale myšlenkou je jít k tomuto cíli co nejdále , i když je to jen malý krůček.

Možnost 1 - Udělejte malý krok vpřed

Řekněme, že musíte zaplatit tento účet na poště. V takovém případě vložte účet do kabelky, takže při příštím nakupování na něj nemůžete zapomenout. Nebo pokud se musíte dostat na internet, vložte účet do počítače. Můžete mít přihrádku na archivaci „věcí, které musíte udělat“, nebo možná jen umístíte účet na klávesnici, takže jej při příštím přihlášení nemůžete minout. Pokud se jedná o e-mail nebo zprávu, přesuňte ji do složky „úkoly“ nebo přidejte připomenutí.

Možnost 2 - Delegát

Pokud s dokumentem musí něco udělat někdo jiný, rozhodně stojí za to věnovat pár minut tomu, abyste této osobě okamžitě zavolali nebo poslali e-mail, bez ohledu na to, jak jste zaneprázdněni. To znamená, že když jste zaneprázdněni, druhá osoba již na problému pracuje - dochází k pokroku.

Spropitné!

Jakmile dokument dokončíte, nenechávejte jej tam, kde jste jej dostali: zvykněte si jej okamžitě odložit a na správném místě.

Co když nemáte „správné místo“

Pokud nemáte „správné místo“, uspořádejte si něco hned! Potřebujete „správné místo“ pro položky, se kterými jste skončili, a správné místo pro položky, se kterými stále musíte jednat.

Může to být stejně jednoduché jako soubor harmoniky (velký kartonový pořadač s několika sloty, jeden pro každé písmeno abecedy nebo se štítky, o kterých se můžete rozhodnout sami). I když vše, co můžete spravovat, je lepenková krabice označená „účty“, další označená jako „daň“, něco si dejte.

Spropitné!

Pamatujte, že někdy je „správné místo“ odpadkový koš. Nemusíte si nechat všechno!

Nemusíte si nechat účty za domácnost

Pokud nepodnikáte a nepotřebujete daň, nemusíte si účty za domácnost nechat navždy. Účty za elektřinu, plyn a telefon lze vyhodit, jakmile obdržíte fakturu za příští měsíc, a uvidíte, že obdrželi vaši platbu. Jediným důvodem, proč si ponechat faktury za služby, je, pokud chcete sledovat využití, a mnoho dodavatelů vám nyní může tyto informace poskytnout online nebo na vyžádání.

Pokud si myslíte, že budete v blízké budoucnosti chtít požádat o půjčku, uschovejte si šestiměsíční bankovní výpisy, protože vám banka může účtovat poplatek za dotisk. Jinak, jakmile zkontrolujete výpis a víte, že je správný, nemá smysl ho uchovávat, pokud ho nepotřebujete pro daňového poplatníka. Totéž může platit pro výplatní pásky - zkontrolujte místní daňové předpisy.

Archivace

Když s dokumenty skončíte, ale potřebujete si je nechat, nejekonomičtější metodou jsou obálky.

Velké obálky zabírají mnohem méně místa než kartonové složky nebo kroužkové pořadače, takže představují prostorově nejefektivnější způsob ukládání dokumentů, které si musíte ponechat, ale jen zřídka se na ně musíte podívat. Jsou také levné! Obálky můžete uložit ve starém kufru nebo v dekorativní úložné krabičce od svého psacího stroje.

Až skončíte s projektem jakéhokoli druhu, vložte vše do obálky. Obálku s předmětem a datem označte hezkým velkým písmem hrubým perem. Příkladem může být žádost o hypotéku - jakmile vyřídíte veškeré doklady, pravděpodobně se už nikdy na dokumenty nepodíváte, pouze zaplatíte splátky. Takže vložte všechny dopisy advokátů a bankovní dokumenty do obálky a odložte je na bezpečné místo.

Objemné složky zabírají příliš mnoho místa

A co daně?

Totéž platí pro daň. Informace o své roční dani musíte uchovávat několik let (zkontrolujte své místní požadavky), ale pravděpodobně se na ně nikdy znovu nepodíváte, pokud nebudete auditováni. Vložte každoroční daň do samostatné obálky, označte ji a odložte.

Pokud budete postupovat podle této rutiny, nebudete potřebovat velké množství prostoru pro uložení aktivních dokumentů, což vám usnadní udržování pořádku a ukládání nových věcí.

Spropitné!

Na konci každého finančního roku si zvykněte své soubory kontrolovat.

Na konci každého roku vyčistěte všechny dokumenty, které v novém roce nebudete potřebovat - buď je zabalete do obálky a uložte do skladu, nebo je binujte. Totéž proveďte pro svůj počítač.

Dokumenty se budou snáze ukládat a vyhledávat a vaše „aktivní“ ukládání nezabere mnoho místa.

Seřazeno!