Rady pro zaměstnance: jak respektovat kancelářské vybavení

Neporušujte prosím kancelářské vybavení: Když se neinvestovaní zaměstnanci zblázní

Všimli jste si někdy, že se zdá, že některým zaměstnancům opravdu nezáleží na úspoře peněz nebo péči o majetek společnosti, jako by byl jejich vlastní?

Když jsem byl malý, poblíž bydliště bylo několik nájemních domů. Vždy vypadali vyčerpaní starými auty na předním dvoře, kočkami, které měly několik sad napůl divokých koťat, a rozbitými a otlučenými hračkami, které byly roztroušeny po dvoře.

Moje máma nám řekla, že lidé, kteří si pronajímali domy, často neměli nájem nebo se nestarali o to, aby je udržovali, stejně jako lidi, kteří je vlastnili, protože tvrdě nepracovali na získání nemovitosti a plánovali se přestěhovat jinam, takže to neudělali. Opravdu se nestarám o to, jestli to místo vyhodili a nechali ho někomu jinému vyčistit a opravit poté, co byli pryč. I když si myslím, že moje matka mohla mít trochu předsudky, měla něco do sebe.

Někdy se zdá, že noví zaměstnanci a zaměstnanci mimo kancelář nerespektují zásoby a vybavení. Nezdá se, že by jim byla společnost svěřena, a je jim jedno, když se něco pokazí, protože mohou odejít a nechat někoho jiného, ​​aby problém vyřešil. Odmítají převzít odpovědnost za nedostatek zájmu, což může v kanceláři způsobit velké napětí, náklady a ztrátu produktivity práce.

Školení v kanceláři by mělo pokrývat použití základního vybavení

Základní školení v tom, jak správně používat kancelářské vybavení, by mělo být součástí školení každého, a i když by se zdálo zřejmé, že každý ví, jak používat kopírku, fax, sešívačku a telefon, zapnout počítač, odesílat dokumenty do tiskárna a ukládat soubory v abecedním pořadí, bohužel tomu tak často není.

Jak se stát respektovaným zaměstnancem v kanceláři

1. Buďte opatrní a zdvořilí s tiskárnou / kopírkou

• Nenechávejte na kopírce papír se zavřenou horní stranou, aby lidé museli váš papír vyjmout, než budou moci kopírovat svůj vlastní.
• Nenechávejte horní část otevřenou (prach a nečistoty se mohou dostat dovnitř a poškodit zrcátka).
• Něco nevybledněte a potom zkuste papír zkopírovat, aniž by to mělo běh zaschnout.
• Neprovádějte skrz stroj zkroucené nebo sešité kopie. Výsledky toho by měly být zřejmé, než to vůbec vyzkoušíte.
• Nevytvářejte uvíznutý papír a nechejte ho vyčistit někomu jinému.
• Nepoužívejte veškerý papír a nevkládejte do něj více.
• Nakonec si přečtěte náhled toho, co chcete tisknout, abyste neztráceli stovky listů papíru, které mohou stát jen sedm centů za kus, ale v průběhu času se promrhaly stovky dolarů.

2. Udržujte kancelářské sponky oddělené od zatlačovacích kolíků a vyměňte uzávěry na značkovačích

Existuje důvod, proč udržujeme kancelářské sponky oddělené od špendlíků a vyměňujeme krytky značek. To byste věděli, kdybyste někdy sami pracovali v kanceláři. Vložit ruku do krabičky na kancelářské sponky a zaseknout se o půl tuctu zatlačovacích špendlíků není tak vzrušující, jak by to mohlo znít.

Také, když se úplně nové zvýrazňovače a černé značky, které používáme, téměř denně kazí nebo krvácí na všechno, protože jste zapomněli nasadit víčko zpět, nebo se ho napůl pokusili vyměnit, ale nečekali, až uslyšíte cvaknutí na místě, stojí nás každý minimálně 1 $ a dělá naši práci mnohem obtížnější, než je třeba. Mimochodem, použití černé Sharpie ke zvýraznění textu má opačný účinek, než jaký jste zamýšleli, a nelze jej vrátit zpět… povzdech!

3. Vraťte věci tak, jak jste je našli

Když pracujeme se zákazníky v rychle se měnícím prostředí, nemusíme přemýšlet, kde by se mohla skrýt role sešívačky nebo pásky, nebo sáhnout po našem peru a na jeho místě najít svazek obalů z role tootsie. Telefon by měl směřovat k uživateli a neměl by být otočen opačně. Je těžké vytočit číslo, když je klávesnice vzhůru nohama. Vyměňte prosím vše tak, jak jste to našli nebo ještě lépe, vůbec se ho nedotýkejte! Není to, jako byste ho použili k něčemu produktivnímu.

4. Používejte rychlé poznámky podle určení

Rychlé poznámky jsou pro dočasné zprávy, ne pro vytváření koláže kolem počítače. Lepicí poznámky, které jsou také trochu drahé, by neměly být používány jako náhrada za dobré účetnictví. I když je skvělé zapsat si telefonní číslo nebo nechat zprávu někomu, kdo přijde na další směnu, poznámky je třeba po přečtení odstranit, nenechat je několik týdnů na konci, aby nikdo neměl tušení, zda jsou důležité nebo ne, a tak jim přestanou věnovat vůbec žádnou pozornost, protože se shromažďují jako suché listí kolem plochy a nikdo není ochotný převzít iniciativu k jejich odstranění, jen pro případ, že by mohly být důležité.

5. Respektujte zařízení a lidi, kteří jej používají

Nebouchejte do kopírovacích strojů, nenatahujte telefonní kabely kolem počítačů a nepřivádějte do práce své spolupracovníky, ani nezasahujte do společného pracovního prostoru, aby se k nim nikdo nemohl dostat nebo použít něco jiného než vy. Opatrně vyměňte kryty kopírky. Nepokládejte otevřený šálek kávy poblíž klávesnice počítače, nenechávejte odkapávací skvrny nebo ještě horší, váš špatný dech, kolínskou nebo mastnou pokožku na jakémkoli povrchu, zejména přijímače telefonů!

6. Nestahujte věci na firemním počítači, pokud to není vaším úkolem

Pokud jste si toho nevšimli, existují věci nazývané viry, které se skrývají při stahování a deaktivují počítače. Společnost může mít nainstalovaný antivirový software, ale nepokoušejte osud. Je v pořádku příležitostně procházet webové stránky, když je podnikání pomalé a veškerá vaše práce je hotová, ale buďte opatrní při stahování virů, které mohou vymazat uložená data a ze svých spolupracovníků a šéfů udělat ty nejhorší nepřátele.

7. Nepůjčujte si zásoby z jiných oddělení

Pokud sdílíte oddělení poblíž jiných kanceláří, „nepůjčujte si“ jejich zásoby a nevracejte je, nebo ještě lépe, nepůjčujte si je vůbec. Získejte svůj vlastní! Dobře, všichni víme, že některé kanceláře nejsou tak dobré jako ostatní v udržování zásob, ale stejně jako doma, pokud použijete poslední kapku mléka, nedávejte prázdnou krabici zpět do chladničky. Pokud potřebujete použít něco, co není vaše, zeptejte se nejprve, ujistěte se, že je to v pořádku, a poté to nahraďte zásobovacím fondem vaší kanceláře.

8. Při plánování velkých pracovních míst informujte předem někoho

Pokud plánujete kopírování 200 brožur, které je třeba kompletovat a sešít, musíte si je předem naplánovat. Ujistěte se, že je dostatek papíru, abyste nepoužili poslední z nich. Ujistěte se, že nikdo jiný nemusí používat tiskárnu nebo kopírku během doby, kdy ji používáte, a využívat funkce kopírky (tj. Seskupování, sešívání, děrování), abyste nevynucovali podřízené, aby dali 800 listů papíru do pořádku a sešívejte je ručně. Což nás vede k číslu devět!

9. Zeptejte se, jak používat kancelářské vybavení

Pokud nevíte, jak používat kancelářské vybavení, zjistěte, jak na to, nebo požádejte někoho, aby vám ukázal. Také by bylo hezké, kdybyste si pamatovali, takže příště nebudete obtěžovat ostatní, kteří dělají svou vlastní práci. Vždycky žasnu nad někým, kdo se ptá, jakým způsobem jde papír v této „věci“. K dispozici je schéma veškerého moderního kancelářského vybavení, které vám ukazuje, kam a kde dát papír. Mohl bych vám ukázat, „kam to umístit“, ale možná by se vám nelíbila moje odpověď.

10. Používejte správné vybavení pro správnou práci

• Nepoužívejte kancelářskou pásku k umístění letáku na natřenou zeď. Strhne barvu ze zdi.
• Nezasekněte sešívačku a poté ji rozbijte a rozlomte pružinu.
• Nepokoušejte sešít 200 kopií sešívačkou určenou pro malé a ne pro velké úlohy, způsobí to špatný výkon sešívačky a nejpravděpodobnější ponechání rozložených ostrých kovových hrotů do ruky další osobě, která sešívá papír.

11. Použijte Common Sense

Na tom, že se někoho zeptáte, jak něco udělat, není nic špatného, ​​ale pokud očekáváte, že to za vás udělá, když je zaneprázdněn vlastní prací, místo aby to dělal správně sám, pak jste odpovědností vůči kanceláři, nikoli aktivem. Každý, bez ohledu na to, jaké má postavení, by měl znát základní kancelářské dovednosti a zdvořilost při sdílení a používání spotřebního materiálu. Může se zdát hloupé zmínit se o těchto věcech, když je třeba vzít v úvahu mnohem důležitější věci, ale udržení plynulého chodu kanceláře, respektování vybavení a nezneužívání zásob může vést k více penězům a více času strávenému jinými věcmi, jako je konec roku bonusy a pizzerie

Takže nevyhazujte sešívačku se zaseknutými sponkami do koše nebo ji nevypínejte sešívačkou svého spolupracovníka, jako byste ji nikdy nezlomili. Nekopírujte zadek nebo tvář na kopírku a respektujte, kam se věci mají, a když si přejete věci půjčit, co nejdříve je vyměňte, protože je pravděpodobné, že sešívačka, páska a nůžky budou zapotřebí minutu po minutě základ a ne něco, bez čeho můžete jít deset dní, aniž byste si museli půjčovat někoho jiného, ​​zatímco si objednáváte další, dokud se váš starý neobjeví deset minut před příjezdem nového. Dáte-li věci zpět a budete se věnovat tomu, abyste udrželi věci čisté a dobře udržované, bude to dlouhá cesta v zajištění šťastného a produktivního pracoviště pro všechny!

Sáhli jste někdy do držáku na kancelářské sponky a přišli s dvacet stop dlouhým řetízkem? Jo, těch 10 $ za hodinu někdo dobře využil, aby se naučil nový obchod.

Kdo věděl, že má talent používat takové věci, jako jsou řezačky papíru, sešívačky a děrovačky?

Většinu svého dospělého života jsem strávil prací v kanceláři nějakého typu a polovinu jsem strávil prací v kanceláři, abych mohl vyprávět několik příběhů. Viděl jsem papír promarněný lesním nákladem, smrtící zbraně vyrobené z gumiček a tužek, které byly odpalovány u prázdných krabic naskládaných podél zdi, a zbrusu nové kancelářské židle zničené za méně než týden s úplně roztrženými rameny a opěradly sedadel vypnuto. Mysleli jste si, že jde o lehátko nebo žebřík?

Nedávno jsme zjistili, že řezačka papíru, kterou jsme v kanceláři používali téměř dvacet let, byla rozdrcena mezi kopírkou a skartovačem papíru s odtrženou rukojetí. Náhradní model stejného kalibru by stál 150 $, ale s některými skromnými online srovnáními jsme byli schopni promluvit s naším dodavatelem na slušnou náhradu za 35 $.

Méně než měsíc po zakoupení nové řezačky jsem jednoho rána přišel slyšet hrozný zvuk a našel jsem nového zaměstnance, který se pokouší řezat 20 listů papíru čepelí určenou pro ne více než pět najednou !!!

Odolal jsem nutkání křičet: „Co si myslíš, že děláš?“ a místo toho se zeptal: „Víte, že byste neměli stříhat více než pět listů najednou, že?“

Zaměstnanec se na mě bezvýrazně podíval a pokračoval v pokusu ořezat 20 listů, přičemž do řezu vložil trochu více energie a myslel si, že by to problém vyřešilo, spíše než vytvořit větší a zničit naši druhou řezačku papíru za méně než dva měsíce.

„Ca-Runch, Quooshe,“ ozval se zvuk, když čepel zasáhla šest palců do papírů a zbytek ohnula a rozřezala. za méně než dvě sekundy se do koše vyhodí dvacet strouhaného, ​​ohnutého a předtištěného papíru, ne koš a to je vše, co mohu udělat, abych nespojil své srdce a neomdlel na opotřebovaném koberci.

Žádný vedoucí kanceláře nechce mikromanagovat malé úlohy, ale malé chyby mohou časem stát spoustu peněz

Pokud si musíte objednat zásoby, víte, kolik stojí a když víte, že vaše oddělení má rozpočet a že pracovní doba zaměstnanců bude zkrácena a zvýšení platu bude záviset na splnění vašeho rozpočtu, máte sklon být mimořádně opatrní o maličkostech, které v průběhu času přidají spoustu peněz, jako je použití více než poloviny ubrousků ve zcela nové krabičce Kleenex k vyčištění rozlití kávy, když za skříňkou sedí mop a starý ručník, nebo ohýbání sponek na papír do zvířecích tvarů nebo je rozbít na malé kousky a nechat je ležet na ploše jako starší pes rozpadající se na granule.

Jistě, každý někdy používá kancelářské vybavení pro osobní potřebu, například při kopírování receptu, ale když vytisknete 200 stránek komentářů na barevné kopírce, když jste chtěli jen recept na jednu stránku, ale před vytištěním seznamu náhledů více než 600 lidí komentuje, jak recept milovali nebo mohli vylepšit, pak se zneužití zařízení stává pro každého nákladným.

Viděl jsem zaměstnance používat kancelářské nůžky, aby seškrábli psí hovínko z bot a dali nůžky zpět do zásuvky, aniž by je dokonce otřeli, nebo žvýkat vrcholy ze všech per nebo stříkat polovinu plechovky Lysolu v koupelně po větru nebo použijte pět papírových papírových ručníků, abyste si osušili ruce, a půl role ubrousku, abyste si otřeli dno a ucpali toaletu, aby přetekla na podlahu a nechala ji vyčistit někomu jinému.

I když nechcete počítat minuty, které lidé tráví na toaletě, nebo je omezit na pět listů toaletního papíru pro číslo jedna a deset pro větší pracovní místa, přijde okamžik, kdy musíte lidem připomenout, že plýtvání zásobami je stejně špatné jako plýtvání časem, když je třeba pracovat.

Všechno je v pořádku, o to je dobře postaráno

Existují věci, které je zanedbatelné zanedbávat, například nechat topení vytápět nahoře přes noc, aniž byste jej odpojili ze zásuvky, nebo nechat vykrajovátko otevřené a otočené směrem ven a přitlačené na tvrdý povrch. Existují další věci, které jsou nepříjemné, jako je ponechání černých per ve štěrbinách černé klávesnice, takže když začnete psát, pero na vás vyskočí a sklouzne pod prsty a brání vám v zadání přístupového kódu a nutí vás začít znovu.

Být dobrým spolupracovníkem je jako být dobrým spolubydlícím. Pokud respektujete ostatní a prostředí, ve kterém pracujete, všechno půjde dobře, ale pokud svou přítomností znesnadníte život, je nepravděpodobné, že v této pozici vydržíte dlouho nebo budete mít mnoho přátel.

Přiznejme si to, všichni flákáme a děláme chyby a je to ten vzácný zaměstnanec, který nevyužívá výhody moderního kancelářského vybavení k provádění některých osobních prací, které by doma dělat nemohli, ale neustálé zneužívání vybavení a kolegů pracoviště na nešťastné místo se spoustou hádek a stížností. Pokud přispíváte na nešťastné pracoviště, pak jste součástí problému, nejste součástí týmu a péče o zásoby a respektování ostatních v osobním prostoru vede dlouhou cestou k vytvoření pohodlného a produktivního pracovního prostředí.