5 způsobů boje proti plíživému rozsahu

Nenechte se svým oborem zranit. Čtěte dále a dozvíte se, jak tento problém překonat.

Canva.com

Creep rozsahu, také běžně označovaný jako pozlacování, nastává, když se požadavky, které nebyly dříve brány v úvahu během fáze plánování, začaly vracet do projektu poté, co vývoj již začal. Jak se tyto další požadavky hromadí, projekty a projektové týmy se začnou rozpadat pod tíhou další práce. I když mohou existovat legitimní požadavky, které se mohou objevit, které bude nutné během vývoje zahrnout do plánu projektu, odpovědnost spočívá na bedrech projektového manažera, aby řídil konverzace a implementoval procesy, které zabrání rozšíření rozsahu práce nad rámec toho, co je považováno za kritické poté, co je již dohodnut původní rozsah. Následující článek představuje pět nástrojů, které mohou projektoví manažeři použít k udržení plíživého rozsahu kontroly.

5 způsobů boje proti Scope Creep

Shromážděte jasné požadavky.
Nechte všechny zúčastněné strany odhlásit se ohledně požadavků.
Změňte kontrolní proces.
Vyjednávat
Naplánujte si budoucí fáze.

1. Shromážděte jasné požadavky

První část shromažďování dobrých požadavků spočívá v tom, že máte všechny klíčové hráče zapojené do projektu od začátku. Poté, co jste si jisti, že máte zapojeny všechny klíčové hráče, je dobrým způsobem, jak začít shromažďovat požadavky, úvodní konverzace s výkonným sponzorem projektu, abyste si mohli rozmyslet, jaké jsou požadavky, a nechat ji, aby vás vedla, komu promluvte si s dalším. Během těchto rozhovorů zdokumentujte funkční versus nefunkční požadavky a také, které požadavky jsou požadovány versus které požadavky by bylo hezké mít. Poté, co dosáhnete bodu, kdy vám je dobře, máte solidní začátek s tvorbou požadavků, naplánujte relace s větším týmem, abyste požadavky zkontrolovali a ujistili se, že je vše zohledněno. Dodatečně,aby bylo zajištěno, že vše je zahrnuto na začátku projektu, možná zkuste provést brainstormingovou relaci nebo mapovat tok procesu na vysoké úrovni, abyste se ujistili, že je vše zahrnuto. Pokračujte v socializaci požadavků, dokud si nebudete jisti, že byly správně rozpracovány, což dává rozsahu vašeho projektu pevný základ.

Železný trojúhelník v projektovém řízení ilustruje, jak se změní některý z prvků rozsahu, harmonogramu nebo nákladů projektu, změní se i další dva prvky.

2. Odhlášení zúčastněných stran

Jakmile plně upřesníte požadavky projektu, dalším dobrým způsobem, jak zabránit dotvarování rozsahu, je nechat všechny zúčastněné strany projektu odhlásit se z těchto požadavků. Pokud jste to nikdy předtím neměli, mohli byste být překvapeni množstvím požadavků, které se přidají nebo upraví, když je začnete žádat, aby na ně vložili svůj podpis a ověřili, že mají pocit, že vše bylo zachyceno. To může na začátku projektu přidat značný čas, ale ušetří vám to spoustu bolesti dále, protože požadavky na čistotu sníží riziko plíživého rozsahu. Další výhodou odhlášení zúčastněných stran od požadavků je, že pokud k vám přijdou ve fázi vývoje projektu a pokusí se rozšířit rozsah projektu přidáním požadavků,můžete jim připomenout dokument, na kterém se dříve odhlásili, a připomenout jim, že nemohou změnit rozsah projektu, aniž by to ovlivnilo časovou osu a náklady na projekt.

3. Změňte kontrolní proces

Dobrý proces kontroly změn dává zodpovědnost týmu vedoucímu projektu za schválení všech změn v počátečním rozsahu projektu jako skupiny. Jednou z výhod procesu řízení změn je, že slouží jako kontrola a vyvážení, že projektový manažer nepracuje ve vakuu. Další výhodou procesu kontroly změn je sdílení odpovědnosti za rozhodování, protože u všech žádostí o odchylku od původního rozsahu projektu je předložena podrobná žádost, která je prověřena vyšším vedením projektu. V rámci prověrky by vedení projektu nemělo přezkoumávat pouze základní otázky, ale také rizika, náklady a zdroje spojené s prováděním této práce.

Jak provádět integrovanou kontrolu změn v projektu

4. Vyjednávat

Nebojte se vyjednávat se zúčastněnými stranami, které chtějí změnit dohodnutý rozsah projektu. To bude vyžadovat určitou kreativitu z vaší strany. Dobrou taktikou, kterou lze použít, může být tvrzení, že byste rádi zahrnovali tento požadavek do rozsahu projektu, ale pouze v případě, že jsou upraveny další prvky stávajícího rozsahu, aby se uvolnily zdroje, peníze a čas na přizpůsobení se změně. Alternativně, pokud se žadatel cítí silně zavést konkrétní požadavek, může napsat žádost o kontrolu změn a předložit ji výboru. Alternativně je další možností prozkoumat alternativní způsoby, jak vytvořit to, co žadatel hledá, způsobem, který by neměl dramatický dopad na stávající rozsah.

5. Budoucí fáze

Další taktikou je pracovat s jednotlivcem, který chce rozšířit rozsah projektu a zjistit, zda existuje příležitost tuto práci v rámci budoucí fáze dělat. Jedná se o obzvláště snadný prodej, pokud má žadatel hodně práce, kterou by chtěl vidět hotovou. Snad největší výhodou tohoto přístupu je, že vám dává více času na vhodnou analýzu požadavků a vytvoření nejlepšího plánu na provedení přidání této funkce.