Obsah:
- Co je žádost o nabídku (RPF)?
- Formát obchodního návrhu
- Příklady a charakteristiky titulní stránky
- Žádoucí prvky na titulní stránce
- Návrh titulní stránky
- Šablona titulní stránky
Při prohlížení internetu jsem si všiml, že existuje řada pojmů používaných zaměnitelně s „titulní stránkou“, které by mohly způsobit zmatek. Průvodní list, titulní strana a průvodní dopis jsou různé položky používané pro různé účely.
Titulní stránka je to, co předchází dlouhé zprávě jakéhokoli druhu - například smlouvy nebo návrhy projektů, návrhy grantů nebo obchodní zprávy - a proces návrhu je v zásadě stejný pro každou z nich. V tomto případě použiji příklad návrhu smlouvy (nebo nabídky), který je napsán v reakci na „Žádost o návrh“ předloženou vládní agenturou (non-APA styl).
Titulní stránka určená k (ne reálnému) návrhu - připravit návod k provádění auditů zavlažovacího systému. Všimněte si, jak dobře fotka ilustruje projekt, přesto nedominuje.
Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0 (obě)
Co je žádost o nabídku (RPF)?
Žádost o cenovou nabídku je podrobný dokument, který obvykle zveřejňuje vládní agentura a který umožňuje veřejnosti vědět, že má projekt, na který chce přihazovat. Dobře napsaná RFP popisuje cíl, na který agentura směřuje, důvod projektu, jeho pozadí a podrobnosti o tom, co chtějí udělat.
Pokud píšete nabídku v reakci na žádost o nabídku, je důležité ji napsat ve stejném pořadí, v jakém ji požaduje agentura. Pokud tak neučiníte, agentura to vyhodí. Proč? Vidí to jako uchazeče, který není ochoten přistoupit k potřebám agentury, což znamená, že může během smlouvy očekávat problémy, pokud jste tím vybraným. To znamená, že existuje standardní způsob, jakým je většina návrhů organizována.
Formát obchodního návrhu
Ve standardním obchodním návrhu dokument obklopuje přední a zadní obálka. Přední obálka je jako obálka časopisu s grafikou, pěkným designem, zobrazením klíčových informací a vytištěna na kartonu.
Opravdu velký návrh by mohl mít titulní stránku, která, pokud ji požádá, se dostane jen dovnitř obálky. Titulní stránka by měla být téměř nebo pouze text, obvykle vytištěný černobíle ve snadno čitelném formátu, s výrazným nadpisem návrhu.
Poté následuje buď výkonný dopis společnosti, nebo obsah (TOC), v jakémkoli pořadí si RFP vyžádá. Poté přichází zbytek obsahu, přičemž každá část a číslo stránky jsou uvedeny v obsahu. Zadní kryt rozšiřuje základní barevné schéma přední strany, ale nemá mnoho dalšího.
Zadní kryt odpovídá barevnému schématu, ale je minimální. Jediným textem na této obálce je název společnosti a adresa. Stejně snadno by to mohl být související citát, v závislosti na typu zprávy.
Příklady a charakteristiky titulní stránky
Titulní stránka návrhu je první věc, kterou někdo uvidí z vašeho návrhu. Musí odrážet to nejlepší z toho, kým jste, a být rozeznatelný. Dobrá obálka má následující vlastnosti:
- Vypadá úhledně a čistě.
- Komponenty jsou informativní a dobře organizované, ale poměrně jednoduché.
- Rozložení je atraktivní způsobem, který odráží společnost nebo projekt.
- Text obsahuje název vaší společnosti, adresu a logo, název nabídky, datum její splatnosti a komu se návrh týká.
Níže uvedené příklady byly navrženy vodárenskými společnostmi nebo vládními orgány spojenými se státním ministerstvem vodních zdrojů. Všichni zahrnovali žádosti o výplatu grantů na projekty ochrany vod nebo obnovy. Jak vidíte, navzájem se velmi liší. Každý má své silné a slabé stránky.
První příklad z města Upland je poměrně dobře stanovený a obsahuje většinu potřebných informací. Není to příliš atraktivní, protože jako jediná grafika máme černobílé logo Upland. Mohlo by to prospět, kdybyste přesunuli celý text blíže k sobě, takže kolem okrajů je více bílého prostoru. Logo a druhé textové pole bylo možné přesunout o něco blíže k názvu města, takže tvoří velkou skupinu. Potřebuje také datum odeslání, které bych přidal na konec 2. textového pole.
Druhý příklad z okresu Riverside County Flood Control District používá jako svou grafiku barevnější logo kraje - dobře umístěné a zvětšené. Malý text nahoře vpravo nahoře je datum odeslání návrhu. První hlavní textové pole vypadá trochu trapně, pokud jde o řádek krátkých let, za nímž následuje dlouhý řádek grantového programu, a pak znovu krátké řádky. Změnil bych to několika drobnými, ale účinnými způsoby:
- Přesuňte datum odeslání těsně pod slova „NÁVRH GRANTU“ a zvětšete jeho velikost. Zvedněte obě čáry, takže jsou oddělené seskupení od ostatních. Ty se pak stanou „názvem“ dokumentu.
- V dalším textovém poli odstraňte roky a přesuňte nejdelší řádek do spodní části tohoto seskupení. Poté se stane programem ministerstva vodních zdrojů, kterým je. Vizuálně také způsobí, že textová skupina nad logem bude vypadat podobně (ale obráceně) jako skupina pod logem. Společně rámují logo.
Třetí příklad z Reclamation District 2107 má krásnou fotografii zatopené oblasti, která přímo souvisí s projektem, na který žádají financování, ale formátování není příliš atraktivní. Bylo by mnohem lepší, kdyby fotografie byla trochu menší a lehce zarámovaná a text větší, umístěný trochu blíže k fotografii. Datum by mohlo zůstat malé. Aby vypadal vyváženě, musí být bílý prostor v horní a dolní části stránky větší než mezery mezi textem a fotografií.
Všimněte si věcí, které mají všechny tři společné:
- Text uvádějící, o jaký dokument jde (financování návrhu 13, návrh grantu, žádost o grant).
- Název projektu, na který žádají financování.
- Název předkládající agentury (sami).
Co nemají společného, ale je žádoucí:
- Dva mají data.
- Dva mají loga.
- Pouze Riverside County uvádí agenturu, které je grant poskytován.
Tři ukázky skutečných titulních stránek. Vše jsou žádosti o dotaci od vládních agentur pro vodní projekty (proto jsou public domain).
Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0
Žádoucí prvky na titulní stránce
Položka | Vrchoviny | Riverside | Okres 2107 |
---|---|---|---|
Typ dokumentu |
X |
X |
X |
Název projektu |
X |
X |
X |
X |
|||
Odeslat Komu jméno |
X |
||
Odeslat od jména |
X |
X |
X |
Logo odesílatele |
X |
X |
|
Datum odeslání |
X |
X |
Návrh titulní stránky
Pokud píšete mnoho návrhů (nebo zpráv), které vyžadují titulní stránky, vždy pomůže vytvořit rutinu návrhu. Zde je pořadí, které navrhuji:
- Zkontrolujte RFP, zda neobsahuje požadavky na titulní stránku.
- Vyberte text.
- Vyberte grafiku související s typem nabídky (včetně loga). Titulní stránka a obsah návrhu se musí shodovat, protože obálka představuje úvod do obsahu. Pokud se jedná o projekt provádějící vodní audity, vložte na titulní stránku někoho, kdo provádí test uniformity zavlažování, nebo sleduje postřikovače se schránkou v ruce nebo něco, co odráží povahu návrhu. Nedávejte fotku, na které mluvíte se skupinou lidí, i když by to mohlo vypadat dobře, pokud tato dovednost není požadována.
- Vyberte barevné schéma, které odpovídá logu nebo barvám na hlavní fotografii.
- Vytvořte základní rozložení. Přidejte barevné schéma, poté textová pole a text, poté grafiku a jakýkoli text, který je doprovází.
- Posouvejte grafiku a textová pole a experimentujte s různými umístěními a sestavami, dokud nebude celá obálka přesně tak, jak chcete.
- V určitém okamžiku vytvoříte obal, o kterém víte, že je ohromující. Pokud ano, přeměňte ji při ukládání na šablonu, abyste ji mohli znovu použít s dalšími návrhy.
Celkový formát titulní stránky nahoře je jeden ze tří pásem, každý se zvětšuje do hloubky, přičemž ten těžší je dole. Nahoře je pás zelené a modré barvy, představující barvy prostředí a vody. Druhý ve středu zobrazuje název projektu s fotografií ilustrující typ příručky, která má být napsána, a vedle ní jsou uvedeny příslušné dovednosti. Tím se projekt a moje kvalifikace pro něj dostanou do nejcentrálnější a poutavější polohy. Spodní pásmo je tvořeno blokem textu, který se skládá z podrobností odeslání: Moje společnost a adresa, jejich společnost a adresa a datum odeslání. Oko se přirozeně pohybuje doprava k malému odpovídajícímu zelenému prvku „loga“ a nevědomky je spojuje dohromady do širokého spodního pruhu.Bílé mezery mezi pásy se navzájem vyvažují a obal vypadá „čistě“.
Takováto analýza titulních stránek může opravdu trénovat vaše oko. Když navrhujete a analyzujete svůj vlastní, může to být děsivé hned několikrát. Postup se ale stane zajímavějším, jak se uvolníte, budete kreativnější a začnete vidět výsledky.
Chcete-li překonat děsivé překážky, někdy pomůže použít šablonu vytvořenou někým jiným - vaším softwarovým programem nebo online - nebo návrhem, který pokryl někdo jiný, než jste přišel.
Nejprve jsem umístil barvy a středovou čáru jako vodítko. Poté byl přidán název nabídky, adresy a fotka loga.
Dokončil jsem fotografii vybranou k reprezentaci projektu, spolu s některými příslušnými dovednostmi. Poté objekty posunujte mírně ze strany na stranu a nahoru a dolů, abyste dosáhli nejlepší rovnováhy.
Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0 (obě)
Šablona titulní stránky
Pokud se rozhodnete zkusit použít šablonu, najděte kolekci ve svém softwaru nebo na internetu a prohlédněte si několik šablon, které se podobají vašemu podnikání. Mějte na paměti konstrukční komponenty, které jste již vytvořili (barvy, text, grafika), začněte nahrazovat objekty v jedné ze šablon vlastním materiálem a sledujte, co se stane. Když uděláte totéž s ostatními, pravděpodobně zjistíte, že jeden vyniká mnohem lépe než ostatní.
Pak, pokud jste jako já, pravděpodobně uvidíte několik změn, které chcete provést u té, která se vám líbí nejlépe. Provedete změny a uvidíte další. Než se nadějete, vytvořili jste si tuto šablonu jako svou vlastní. Nezapomeňte je uložit na samostatném místě, takže je snadné je znovu najít. Jakmile svou šablonu vytvoříte, bude v budoucnu mnohem snazší vytvářet titulní stránky pomocí stejného rozložení.
Pamatujte, že ačkoliv titulní stránka dává první dojem, není to jediný dojem. Dobrý hodnotitel to prohlédne také k obsahu, takže se příliš netrapte tím, zda bude vaše titulní stránka dostatečně dobrá nebo ne. Příliš mnoho starostí může bránit kreativitě.
Tento kurz ukazuje, jak vytvořit základní design pomocí aplikace Microsoft Publisher - snadný a více než adekvátní software. Další softwarové programy, které můžete použít, jsou Word nebo InDesign (Mac). Kryty jsem navrhl výše úpravou šablony v aplikaci InDesign. Vlastně dávám přednost Publisheru, ale nebude fungovat na Macu.